Organiser une cérémonie de jubilé, étape par étape

Une cérémonie de jubilé se prépare d’abord autour de la date, du lieu et du nombre d’invités. Ensuite, construisez un programme avec les discours, la musique et les souvenirs à présenter, puis verrouillez le traiteur et les besoins alimentaires. Les dernières semaines servent à confirmer les intervenants, les inscriptions et le matériel technique. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer l’accueil, les tables, les chaises et les équipements avant l’arrivée des invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Établir la liste des invités
2 personnes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer un rappel aux invités
9
Commander le catering
2 personnes
10
Commander des fleurs
11
Confirmer les intervenants
12
Rassembler les discours
13
Sélectionner la musique du programme
14
Rassembler les photos et souvenirs
2 personnes
15
Composer une présentation photo
2 personnes
16
Imprimer le programme
17
Créer des badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer la liste des invités
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
2 personnes
21
Récupérer le catering et les fleurs
2 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier les espaces
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Aménager la table d'accueil
2 personnes
26
Mettre en place la table du souvenir
2 personnes
27
Installer les photos et les panneaux
2 personnes
28
Installer les compositions florales
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Tester le son et les micros
2 personnes
31
Tester la présentation et la musique
2 personnes
32
Régler l’éclairage
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Préparer les bougies et les briquets
37
Vérifier les toilettes
38
Installer des points de collecte des déchets
39
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
40
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

41
Accueillir les intervenants
2 personnes
42
Accueillir les invités
4 personnes
43
Enregistrer la présence
2 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Accompagner le discours d'ouverture
47
Assurer le support technique des intervenants
48
Gérer le diaporama photo
49
Animer le moment de commémoration
2 personnes
50
Distribuer les bougies
2 personnes
51
Servir les boissons et les amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Ouvrir le buffet
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
57
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
58
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
59
Servir le dernier tour
2 personnes

Suivi

60
Éteindre l’éclairage et le matériel
2 personnes
61
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
2 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Remettre le mobilier en place
4 personnes
66
Emballer la décoration et le matériel photo
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger le matériel restant
2 personnes
69
Archiver les photos et les documents
70
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateauxqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Cadres photoqté 12
Cartes souvenirqté 100
Livre d’or
Badges nominatifsqté 100
Bougiesqté 100
Photophores en verreqté 100
Vases à fleursqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux photoqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis établissez un planning à rebours sur au moins 8 semaines. Le nombre d’invités déterminera les besoins en chaises, tables, vaisselle et restauration.
Envoyez les invitations suffisamment tôt et demandez une réponse avec les régimes ou allergies alimentaires. Faites un rappel 7 à 10 jours avant la cérémonie pour obtenir les dernières confirmations.
Ne laissez pas les discours, les photos et la présentation au dernier moment : récupérez les contenus au moins 2 semaines avant, afin de tester la présentation sur l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran.
Confirmez les intervenants et la musique du programme une semaine avant. Testez les haut-parleurs, les microphones sans fil, les pieds de micro, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture du lieu.
Prévoyez une équipe d’installation qui arrive au moins 2 heures avant les invités. Elle pourra vérifier les espaces, monter l’accueil, disposer les tables et les chaises, puis préparer le buffet, le café et les fleurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une cérémonie de jubilé ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’envoyer les invitations, d’enregistrer les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer le traiteur, les intervenants et le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une cérémonie de jubilé ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 3 à 4 semaines avant la cérémonie. Vous aurez ainsi le temps de commander le repas et d’imprimer la liste des invités.
Quand préparer les discours et les photos du jubilé ?: Rassemblez les discours, les photos et les souvenirs au moins 2 semaines avant l’événement. Gardez une semaine pour corriger la présentation photo et vérifier son fonctionnement avec le vidéoprojecteur.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités, et davantage si la salle doit être entièrement aménagée. Ce temps couvre les tables, les chaises, l’accueil, la vaisselle, le buffet, le son et la projection.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.