Organiser une cérémonie d’hommage du jubilé, étape par étape

Une cérémonie d’hommage du jubilé demande surtout une bonne coordination entre les invités, les intervenants et le déroulé officiel. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avant de lancer les invitations. Prévoyez du temps pour rassembler les discours, préparer le certificat et tester les microphones. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, la liste définitive des invités et le matériel technique nécessaire le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Concevoir l’invitation
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Élaborer le programme
2 personnes
8
Contacter les intervenants
9
Rassembler les discours
10
Sélectionner la musique
11
Rédiger le texte de remise de prix
12
Concevoir le certificat
13
Faire imprimer le certificat
14
Commander des fleurs
15
Réserver le catering
16
Inventorier le matériel nécessaire
2 personnes
17
Réserver des chaises et des tables
18
Tester la technique
2 personnes
19
Donner les instructions au photographe
20
Établir la liste définitive des invités
21
Finaliser le programme
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
2 personnes
24
Récupérer les fleurs
25
Aller chercher le gâteau
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer le linge de table
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Disposer les fleurs
33
Aménager l’espace de remise des honneurs
2 personnes
34
Préparer le certificat
35
Installer le système son
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Préparer la musique
38
Monter le buffet
3 personnes
39
Préparer les boissons
2 personnes
40
Aménager la table d'accueil
2 personnes
41
Préparer la liste de présence
42
Vérifier les toilettes
43
Afficher les informations de stationnement

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Prendre les vestes
2 personnes
46
Servir l'apéritif
3 personnes
47
Annoncer l'ouverture
48
Prononcer le mot de bienvenue
49
Encadrer les discours
50
Procéder à la remise de prix
2 personnes
51
Remettre le certificat
2 personnes
52
Remettre des fleurs
2 personnes
53
Prendre la photo de remise de prix
2 personnes
54
Couper le gâteau
2 personnes
55
Servir le gâteau
4 personnes
56
Servir le café et le thé
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
59
Servir le buffet
4 personnes
60
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
61
Fournir la musique
62
Annoncer le départ
63
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Remettre le mobilier en place
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger le matériel
2 personnes
69
Nettoyer le lieu
3 personnes
70
Vider les glacières
2 personnes
71
Emballer les restes
2 personnes
72
Vérifier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Sauvegarder les photos en toute sécurité
75
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portant de vestiaire
Nappesqté 8
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 10
Bougiesqté 20
Poids pour ballonsqté 6
Cadres photoqté 8
Cartes de menuqté 10
Badges nominatifsqté 60
Panneau d’accueil
Dossier de présentation

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Câble HDMI
Batteries externesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Mandoline de chef
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 6
Pelle à gâteau
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Bacs de rangement verrouillablesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de concevoir l’invitation. Gardez au moins 2 semaines entre l’envoi et la date limite d’inscription pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires.
Élaborez le programme avant de confirmer les intervenants. Pour chaque prise de parole, notez le nom, la durée prévue et l’ordre de passage afin d’éviter les transitions improvisées.
Rassemblez les discours et rédigez le texte de remise de prix au moins 7 jours avant la cérémonie. Faites relire le certificat et lancez son impression assez tôt pour pouvoir corriger une erreur de nom.
Testez les haut-parleurs, microphones, pieds de micro, rallonges et multiprises au moins 2 jours avant. Vérifiez aussi où placer les tables, chaises et le vestiaire pour ne pas bloquer la circulation.
Établissez la liste définitive des invités quelques jours avant, puis ajustez le traiteur, les assiettes, les verres et les couverts. Récupérez les fleurs et le gâteau le jour prévu, avec une heure précise et une personne désignée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la cérémonie. Fixez une date limite d’inscription environ 14 jours avant afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et le nombre de repas.
Quand faut-il finaliser le programme de la cérémonie ?: Finalisez-le au moins 5 à 7 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de confirmer les intervenants, de rassembler les discours et de transmettre l’ordre de passage au photographe et à l’équipe technique.
Quand tester le matériel audio pour une cérémonie d’hommage ?: Faites un premier test 2 jours avant, puis une vérification rapide le jour même. Testez chaque microphone, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises dans la configuration réelle de la salle.
Quand commander le certificat, les fleurs et le gâteau ?: Lancez l’impression du certificat au moins 7 jours avant et commandez les fleurs et le gâteau dès que le nombre d’invités est suffisamment stabilisé. Confirmez les heures de retrait ou de livraison 24 heures avant.

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