Organiser une cérémonie commémorative, étape par étape

Commencez par fixer la date et le déroulement, puis réservez un lieu adapté au nombre de participants et à l’accessibilité. Prévenez rapidement les proches, recueillez les inscriptions et confirmez les personnes qui prendront la parole. Les derniers jours servent surtout à préparer les photos, le programme imprimé, la musique et l’accueil. La veille, vérifiez la salle, le matériel audio, les boissons et chaque réservation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Contacter les proches et les personnes à prévenir
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les intervenants et les présentations
2 personnes
10
Sélectionner la musique du programme
2 personnes
11
Rassembler souvenirs et photos
2 personnes
12
Imprimer le programme
13
Vérifier l’itinéraire et l’accessibilité
2 personnes
14
Confirmer les réservations
15
Inventorier les fournitures
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Écrire les cartes commémoratives
2 personnes
18
Imprimer les photos
19
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Récupérer les clés du lieu
24
Vérifier les espaces
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Aménager la table d'accueil
2 personnes
28
Mettre en place la table du souvenir
3 personnes
29
Préparer le livre de condoléances
30
Installer les fleurs et les bougies
3 personnes
31
Préparer les programmes
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Raccorder le matériel audio
2 personnes
34
Tester le micro et la musique
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
3 personnes
36
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

39
Accueillir les invités
4 personnes
40
Enregistrer la présence
2 personnes
41
Distribuer les programmes
2 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Animer le programme commémoratif
2 personnes
45
Annoncer les intervenants
46
Passer de la musique
47
Distribuer les bougies
2 personnes
48
Encadrer le livre de condoléances
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
53
Garder les tables propres
2 personnes
54
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
55
Éteindre les bougies en toute sécurité
2 personnes
56
Éteindre le matériel sonore

Suivi

57
Emballer les restes
2 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration avec précaution
2 personnes
62
Ranger le matériel souvenir en lieu sûr
2 personnes
63
Nettoyer les espaces
3 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Rassembler les objets trouvés
66
Fermer le lieu
2 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Trier le matériel restant
2 personnes
69
Rapporter les photos et les cartes
2 personnes
70
Remettre le livre de condoléances
71
Ranger les courses non utilisées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Table d’accueil
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Livre de condoléances
Cadres photoqté 12
Sets de nappesqté 10
Bougeoirsqté 12
Photophores en verreqté 8
Vases à fleursqté 8
Rubans commémoratifsqté 4
Panneaux de mur photoqté 3
Supports photoqté 20

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Ordinateur portable
Câbles audioqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de table LEDqté 6

Cuisine

Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Couverts de serviceqté 12
Verres doseursqté 3
Bols de comptoir pour cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 12
Bouilloireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les prises de parole, les moments musicaux et le temps d’accueil afin d’indiquer une durée réaliste aux invités.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis traitez les réponses au moins 7 jours avant la cérémonie pour ajuster les en-cas et les boissons.
Testez les fichiers musicaux avec l’ordinateur, l’enceinte, le micro et les câbles au plus tard la veille. Gardez les rallonges et multiprises accessibles plutôt que dans les cartons de décoration.
Préparez l’accueil séparément : badges nominatifs, livre de condoléances, programme imprimé et indications d’itinéraire doivent être regroupés sur la table d’accueil avant l’arrivée des premiers invités.
Récupérez les clés et vérifiez les espaces 2 à 3 heures avant le début. Installez d’abord les chaises et les tables, puis la table de prise de parole, les photos, les fleurs et les photophores.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une cérémonie commémorative ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la cérémonie. Cela laisse le temps aux proches de confirmer leur présence, de signaler leurs besoins alimentaires et de vous prévenir s’ils souhaitent prendre la parole.
Combien de temps prévoir pour organiser une cérémonie commémorative ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour réserver le lieu, contacter les proches, confirmer les intervenants et préparer les souvenirs. Avec moins de 14 jours, les réponses et la disponibilité du matériel deviennent plus difficiles à gérer.
Quand vérifier le matériel audio de la cérémonie ?: Faites un premier test 2 à 3 jours avant, puis un second dans la salle la veille. Vérifiez le micro sans fil, l’enceinte, les fichiers musicaux, les câbles et le volume depuis les dernières rangées.
Que préparer le jour de la cérémonie commémorative ?: Arrivez 2 à 3 heures avant pour récupérer les clés, inspecter la salle et installer les tables et les chaises. Gardez ensuite au moins 30 minutes pour placer les programmes, les badges, les photos, le livre de condoléances et les boissons.

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