Organiser une cérémonie commémorative, étape par étape

Une cérémonie commémorative demande surtout une coordination précise entre le programme, les intervenants et l’accueil des proches. Commencez par fixer la date, le déroulé et le lieu, puis confirmez les discours, les lectures et la musique avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster les repas, les badges et l’installation. Les dernières vérifications portent sur l’accès, le stationnement, la sonorisation et les souvenirs exposés dans la salle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contacter les intervenants et les prédicateurs
2 personnes
4
Choisir la musique et les lectures
3 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
3 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer un rappel
2 personnes
10
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
11
Imprimer le programme
2 personnes
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer les cartes commémoratives
2 personnes
14
Rassembler les photos et souvenirs
3 personnes
15
Créer le mur photo
2 personnes
16
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
17
Vérifier les discours
2 personnes
18
Vérifier le parcours et les zones de stationnement
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Récupérer les compositions florales
2 personnes
22
Recharger les appareils
2 personnes

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Aérer la salle
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Aménager l’espace podium
3 personnes
28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
29
Tester la musique
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Régler l’éclairage
2 personnes
32
Installer le fond photo
2 personnes
33
Aménager l'espace commémoratif
3 personnes
34
Placer les compositions florales
2 personnes
35
Installer les bougies en toute sécurité
2 personnes
36
Déposer les livrets du programme
2 personnes
37
Préparer le livre d'or
38
Préparer le café et le thé
3 personnes
39
Préparer les boissons fraîches
2 personnes
40
Monter le buffet traiteur
3 personnes
41
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
42
Accueillir les invités
3 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Distribuer les bougies
2 personnes
45
Accompagner les intervenants
2 personnes
46
Diffuser la musique pendant le programme
47
Animer le moment de silence et de recueillement
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
53
Éteindre les bougies en toute sécurité
2 personnes

Suivi

54
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
55
Démonter le buffet
3 personnes
56
Rassembler la vaisselle
3 personnes
57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
58
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer la salle
3 personnes
64
Nettoyer les toilettes
2 personnes
65
Ranger les restes en toute sécurité
2 personnes
66
Livrer les compositions florales
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Conserver le livre d’or en sécurité
69
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Table d’accueil
Pupitre
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 12
Draps commémoratifsqté 4
Livre d’or
Stylosqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Bougeoirsqté 120

Éclairage

Bougies LEDqté 20
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de contacter les intervenants : prévoyez les prises de parole, les lectures, les morceaux de musique et les temps de recueillement dans un ordre précis.
Envoyez les invitations dès que le lieu et les intervenants sont confirmés, puis adressez un rappel 7 jours avant la cérémonie. Utilisez les réponses pour établir une liste définitive des invités.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez le nombre de repas au plus tard 3 jours avant. Prévoyez aussi les boissons, les tasses, les verres et le service du café.
Testez les haut-parleurs, les microphones, les pieds de micro, la table de mixage et les rallonges avant l’arrivée du public. Vérifiez chaque discours et chaque fichier musical sur le matériel réellement utilisé.
Préparez l’accueil avant l’ouverture : badges, programme imprimé, cartes commémoratives, livre d’or, stylos et photos doivent être regroupés au même endroit. Ouvrez la salle au moins 60 minutes à l’avance pour l’aérer et installer les tables.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une cérémonie commémorative ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les intervenants, préparer le programme et envoyer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour une cérémonie commémorative ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant. Faites partir un rappel 7 jours avant et clôturez les inscriptions environ 3 jours avant.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités, et davantage si vous installez une sonorisation ou un mur photo. Gardez 15 minutes supplémentaires pour tester les microphones et la musique.
Que faut-il vérifier le jour de la cérémonie ?: Contrôlez l’accès au lieu, le parcours, le stationnement, les sièges, l’accueil et la sonorisation avant l’ouverture. Vérifiez aussi que les discours, les photos, les compositions florales et les cartes commémoratives sont bien en place.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.