Organiser une célébration de Vaisakhi, étape par étape

Une célébration de Vaisakhi demande surtout une bonne coordination entre le programme, les repas et les bénévoles. Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations, puis fixez les horaires avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les musiciens et le matériel de cuisine doivent être confirmés plusieurs jours à l’avance. La dernière semaine sert aux courses, aux préparations et aux tests techniques, pas aux décisions de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier le permis
3
Définir le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les musiciens
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Calculer les quantités de catering
2 personnes
10
Établir la liste de courses
2 personnes
11
Vérifier le matériel de cuisine
2 personnes
12
Tester le matériel sonore
2 personnes
13
Acheter des décorations
2 personnes
14
Faire les courses
4 personnes
15
Récupérer les produits frais
2 personnes
16
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
17
Préparer les fichiers musicaux
18
Imprimer le programme
19
Imprimer la liste d'inscription
20
Laver les légumes
4 personnes
21
Couper les légumes
5 personnes
22
Préparer le riz et les lentilles
3 personnes
23
Préparer la pâte à roti
3 personnes
24
Préparer les épices et les sauces
2 personnes
25
Préparer les plats chauds
6 personnes
26
Cuire le roti
4 personnes
27
Préparer les salades
3 personnes
28
Portionner les desserts
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables de buffet
4 personnes
33
Aménager l’espace de prière
3 personnes
34
Installer le système de sonorisation
3 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Balisage de l'entrée
2 personnes
38
Préparer la table d'inscription
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

42
Accueillir les invités
4 personnes
43
Cocher les inscriptions
2 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Animer le kirtan
4 personnes
47
Prononcer le discours de Vaisakhi
48
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
49
Encadrer l'atelier de bhangra
3 personnes
50
Ouvrir le buffet
3 personnes
51
Servir le langar
8 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Récupérer la vaisselle
3 personnes
56
Faire la vaisselle
4 personnes
57
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
58
Assurer le programme musical
2 personnes
59
Annoncer les prestations invitées
60
Prononcer le discours de remerciement
61
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

62
Réfrigérer les restes
3 personnes
63
Démonter le buffet
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Démonter le matériel audio
3 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine
5 personnes
68
Nettoyer l’espace
5 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Évacuer les déchets
3 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Distribuer les restes
2 personnes
75
Ranger le matériel au sec
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 140
Tables de buffetqté 6
Table d'inscription
Sets de nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 2
Tables de tirqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 160
Bols profondsqté 160
Verres à boireqté 180
Tassesqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 24

Cuisine

Grandes marmitesqté 8
Sauteusesqté 4
Planches à découperqté 8
Sets de couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Bacs de maintien au chaudqté 12
Verres doseursqté 6
Balances de cuisineqté 2
Brûleurs à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs mobilesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de Vaisakhiqté 6
Compositions floralesqté 8
Décoration florale de tableqté 14
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 6
Badges nominatifsqté 160
Stylosqté 20
Coloriagesqté 60

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez le permis dès que la date est fixée. Prévoyez aussi l’espace nécessaire pour les tables pliantes, le buffet, l’inscription et les portants à vêtements.
Définissez le programme avant d’envoyer les invitations. Indiquez clairement les horaires, puis laissez au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Calculez les quantités de catering à partir du nombre d’inscrits, en séparant les repas spéciaux. Étiquetez-les avant le service pour éviter les erreurs au moment où la file commence à avancer.
Confirmez les musiciens et testez les enceintes, microphones, pieds de micro, table de mixage et rallonges au moins 48 heures avant. Préparez aussi les fichiers musicaux sur un support de secours.
Organisez la cuisine en deux temps : préparez les légumes, le riz, les lentilles, la pâte à roti, les épices et les sauces la veille, puis les plats chauds le jour même. Vérifiez auparavant les grandes marmites, brûleurs à gaz, bouteilles de gaz et bacs de maintien au chaud.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une célébration de Vaisakhi ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu, vérifiez le permis et confirmez le programme avant de lancer les invitations.
Combien de temps laisser pour les inscriptions à une célébration de Vaisakhi ?: Laissez au moins 7 jours pour recevoir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Fermez ensuite les chiffres quelques jours avant l’événement afin de calculer les quantités et les repas spéciaux.
Quand préparer le repas pour Vaisakhi ?: Lavez et découpez les légumes, préparez le riz, les lentilles, la pâte à roti, les épices et les sauces la veille. Faites les plats chauds le jour même, en prévoyant un temps de maintien au chaud avant le service.
Quand tester le matériel sonore pour Vaisakhi ?: Faites un test complet au moins 48 heures avant l’événement, puis vérifiez les branchements à l’installation. Testez chaque microphone, les enceintes, la table de mixage et les rallonges avec les fichiers musicaux prévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.