Organiser une célébration de lustrum sans rien laisser au hasard

Pour une célébration de lustrum, commencez par verrouiller la date, le lieu et le déroulé avant d’inviter qui que ce soit. Les inscriptions servent ensuite à confirmer les invités, les besoins alimentaires et le plan de table. Prévoyez assez tôt le traiteur, la musique et les prises de parole, puis gardez les dernières heures pour l’installation, le buffet et les tests techniques. Le jour J, une vérification méthodique de la salle évite les oublis les plus gênants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver la musique et les animations
7
Passer la commande traiteur
2 personnes
8
Rassembler le programme et les discours
2 personnes
9
Finaliser la liste des invités
10
Établir le plan de table
2 personnes
11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
12
Acheter la décoration
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Récupérer les gâteaux et desserts
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Vérifier l’espace
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
22
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Tester le matériel sonore
2 personnes
25
Préparer l’espace de présentation
2 personnes

Événement

26
Accueillir les invités
3 personnes
27
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
28
Enregistrer la présence
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Prononcer le discours du jubilé
31
Présenter les souvenirs
2 personnes
32
Ouvrir le buffet
2 personnes
33
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Couper le gâteau
2 personnes
37
Fournir la musique
2 personnes
38
Servir le dernier tour
2 personnes
39
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

40
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Remettre le mobilier en place
3 personnes
45
Retirer la décoration
2 personnes
46
Vérifier le matériel
2 personnes
47
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Petits bolsqté 60
Verresqté 100
Tasses à caféqté 70
Couvertsqté 70
Couverts de serviceqté 12
Assiettes de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 65

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pied de microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Rallongesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 10

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 6
Épongesqté 8
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant l’envoi des invitations : indiquez l’heure d’arrivée, le repas, les discours et la fin prévue. Les intervenants doivent recevoir leur créneau et la durée de leur prise de parole au moins une semaine à l’avance.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant la célébration. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le nombre de repas, les besoins alimentaires, les badges nominatifs et le plan de table.
Réservez le traiteur, la musique et les animations dès que la date et le lieu sont confirmés. Pour un événement de plus de 30 personnes, une commande ajustée la veille laisse rarement assez de marge en cas d’allergie ou de désistement.
Préparez la salle en deux temps : installez tables, chaises et décoration la veille si possible, puis aménagez le buffet, le bar et l’espace de présentation le jour même. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités.
Testez le son et la projection au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifiez les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les rallonges avec les fichiers réellement utilisés pendant les discours.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de lustrum ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant l’événement afin de finaliser le traiteur, les besoins alimentaires et le plan de table.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration et l’espace de présentation. Ajoutez 60 minutes avant l’arrivée des invités pour tester le son et la projection.
Quand commander le traiteur pour un lustrum ?: Confirmez la commande 7 à 10 jours avant la célébration, une fois les inscriptions presque closes. Envoyez ensuite le nombre définitif de repas et les contraintes alimentaires au plus tard 3 jours avant.
Quand préparer les discours et le programme ?: Rassemblez les textes, présentations et fichiers au moins 7 jours avant. Faites une répétition technique le jour même, 60 minutes avant l’accueil, avec les personnes qui prendront la parole.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.