Organiser une braderie associative sans rien laisser au hasard

Une braderie associative se prépare d’abord comme une journée d’accueil, puis comme un événement de vente. Commencez par fixer la date et le lieu, obtenez les autorisations et encadrez les participants avant de communiquer largement. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, préparer la caisse, contrôler le matériel et suivre la météo. Le jour J, prévoyez un responsable pour l’installation et un autre pour les exposants et les paiements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander l’autorisation nécessaire
3
Vérifier la couverture d'assurance
4
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
2 personnes
8
Accrocher les affiches
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Répartir les places à table
2 personnes
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Préparer l’organisation de la caisse
2 personnes
14
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
17
Changer l'argent liquide
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Créer le dossier d’information pour les vendeurs
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo

Événement

22
Récupérer le lieu et la clé
2 personnes
23
Vérifier le site et les espaces
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
6 personnes
25
Monter les tentes de réception
6 personnes
26
Installer l'éclairage
3 personnes
27
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
28
Installer la signalisation
2 personnes
29
Marquer l’agencement des stands
3 personnes
30
Mettre en place l’inscription pour les vendeurs
2 personnes
31
Encaisser la location des stands
2 personnes
32
Accueil des vendeurs
4 personnes
33
Indiquer aux vendeurs leur emplacement
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Disposer les amuse-bouches et les pâtisseries
2 personnes
36
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Servir le café et le thé
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Gérer les ventes et la caisse
2 personnes
43
Vérifier les points de collecte des déchets
2 personnes
44
Nettoyer les toilettes entre-temps
45
Compléter les amuse-bouches et les pâtisseries
2 personnes
46
Informer les vendeurs de la fermeture
2 personnes
47
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
48
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

49
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
50
Démonter les tentes de fête
5 personnes
51
Rassembler les déchets
4 personnes
52
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
53
Nettoyer le lieu
4 personnes
54
Ranger le matériel au sec et complet
3 personnes
55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
56
Ranger le stock restant
2 personnes
57
Retirer les affiches et la signalétique
2 personnes
58
Remettre la clé et le lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 30
Chaises pliantesqté 30
Table de caisse
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintesqté 2
Microphone
Caisse
Terminal de paiement
Enrouleurs électriquesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Nappesqté 30
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les inscriptions après avoir défini les conditions de participation. Fermez-les au moins 7 jours avant la braderie pour pouvoir attribuer les places, confirmer les participants et recueillir leurs besoins alimentaires.
Préparez un dossier pour les vendeurs 5 à 7 jours avant l’événement. Indiquez l’horaire d’arrivée, l’emplacement, les règles d’installation et la personne à contacter sur place.
Organisez la caisse séparément de l’accueil. Prévoyez une table dédiée, de la monnaie dès l’ouverture, un terminal de paiement testé et une personne responsable des encaissements pendant chaque créneau.
Faites l’inventaire du matériel au moins 3 jours avant. Vérifiez notamment les tentes, tables, chaises, rallonges, multiprises, éclairage, sonorisation et matériel emprunté, puis notez ce qui doit encore être récupéré.
La veille, refroidissez les boissons et préparez les en-cas, mais gardez l’installation pour le jour J. Consultez les prévisions météo à 48 heures puis le matin même, surtout si les tentes de réception ou les espaces extérieurs sont indispensables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une braderie associative ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, vérifier l’assurance, ouvrir les inscriptions et organiser le matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions des exposants ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant la braderie. Vous aurez ainsi le temps de répartir les places, confirmer chaque participant et préparer le dossier d’information.
Quand préparer la caisse pour une braderie associative ?: Contrôlez la caisse 2 à 3 jours avant, puis changez l’argent liquide la veille. Testez aussi le terminal de paiement et prévoyez une personne dédiée aux encaissements dès l’ouverture.
Quand installer les tables et les tentes ?: Récupérez le lieu et la clé suffisamment tôt le jour J pour commencer au moins 2 heures avant l’accueil du public. Vérifiez d’abord les espaces, puis installez les tentes, les tables, les chaises et les branchements.

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