Organiser une balade en voitures anciennes, étape par étape
Une balade en voitures anciennes se prépare d’abord sur papier, puis sur la route. Commencez par fixer la date, les lieux de départ et d’arrivée, avant de tester l’itinéraire et ses points dangereux. Les inscriptions, les besoins alimentaires et l’assistance en cas de panne doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, chaque voiture doit recevoir son numéro et sa carte d’itinéraire avant le départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
- 2
Réserver le lieu de départ
- 3
Réserver le lieu d’arrivée
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Vérifier l’assurance
- 6
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
- 7
Vérifier l'itinéraire aux points dangereux
2 personnes
- 8
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Mettre à jour la liste des participants
- 13
Concevoir les cartes d'orientation
2 personnes
- 14
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
- 15
Envoyer les informations aux participants
- 16
Attribuer les numéros de course
2 personnes
- 17
Organiser l’assistance dépannage
- 18
Briefer les agents de circulation
2 personnes
- 19
Commander le catering
2 personnes
- 20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
Événement
- 22
Inscrire les voitures pour le contrôle
3 personnes
- 23
Distribuer les numéros de course
2 personnes
- 24
Enregistrer les participants
3 personnes
- 25
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
- 26
Contrôler techniquement les voitures
2 personnes
- 27
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 28
Servir les boissons d’accueil
2 personnes
- 29
Mettre en place les rangs
3 personnes
- 30
Faire le briefing des pilotes
2 personnes
- 31
Faire partir les voitures de collection
3 personnes
- 32
Occuper les points de circulation
4 personnes
- 33
Garder l’assistance dépannage joignable
- 34
Préparer l’arrêt intermédiaire
3 personnes
- 35
Accompagner la halte
3 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Accueillir les arrivées
3 personnes
- 38
Attribuer les places de parking
3 personnes
- 39
Servir les amuse-bouches
2 personnes
- 40
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
- 41
Servir le buffet du dîner
4 personnes
- 42
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 43
Animer la remise des prix
2 personnes
- 44
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 45
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 46
Rassembler les déchets
3 personnes
- 47
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 48
Démonter le mobilier
4 personnes
- 49
Retirer les matériaux de signalisation
2 personnes
- 50
Faire la vaisselle
3 personnes
- 51
Vider les équipements de refroidissement
2 personnes
- 52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 53
Ranger le stock restant
2 personnes
- 54
Archiver la liste des participants
- 55
Ranger les panneaux de signalisation
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables hautesqté 6
- Tables de bièreqté 8
- Chaises pliantesqté 60
- Tables de buffetqté 4
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 70
- Assiettes de dînerqté 70
- Assiettes à dessertqté 70
- Couvertsqté 70
- Louchesqté 10
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphonesqté 2
- Stations de rechargeqté 2
Matériel de parcours
- Cartes d'itinéraireqté 70
- Numéros de courseqté 50
- Flèches de directionqté 40
- Ruban de balisageqté 4
- Gilets de signalisationqté 12
- Cônesqté 20
- Presse-papiersqté 6
- Marqueurs indélébilesqté 12
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
- Couvertures de survieqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Décorations de tableqté 8
Fournitures de bureau
- Formulaires d’inscriptionqté 80
- Stylosqté 30
- Étiquettes nominativesqté 80
- Enveloppesqté 80
- Certificats de prixqté 10
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 3
- Brosses à vaisselleqté 4
- Étagères de séchageqté 3
- Balais à mainqté 3
- Pinces à déchetsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Testez l’itinéraire au moins 2 à 3 semaines avant la balade, à l’horaire prévu si possible. Notez les croisements difficiles, les routes étroites et prévoyez un parcours alternatif imprimé.
- Lancez les inscriptions 4 à 6 semaines à l’avance et arrêtez la liste des participants au plus tard 7 jours avant. Demandez en même temps les allergies, régimes alimentaires et coordonnées utiles.
- Ne remettez pas les cartes d’itinéraire au dernier moment. Imprimez-en une par voiture, ajoutez les numéros de course et préparez quelques exemplaires de secours pour les pertes ou les changements de parcours.
- Organisez l’assistance dépannage avant d’envoyer les informations finales, avec un contact joignable pendant toute la balade. Prévoyez aussi des talkies-walkies ou des téléphones chargés pour les responsables placés à l’avant et à l’arrière.
- Calculez l’accueil séparément pour le départ et l’arrivée : boissons, café, vaisselle, tables et poubelles doivent être disponibles sur chaque site. Une tente, des rallonges et des multiprises sont souvent oubliées jusqu’au montage.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une balade en voitures anciennes ?
- Prévoyez au minimum 6 semaines pour réserver les lieux, vérifier les autorisations et l’assurance, tester l’itinéraire et ouvrir les inscriptions. Comptez plutôt 2 à 3 mois si le parcours nécessite plusieurs communes ou un encadrement de la circulation.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une balade en voitures anciennes ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec les horaires, les lieux et les conditions d’inscription. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement afin de confirmer le catering et les besoins alimentaires.
- Comment sécuriser l’itinéraire d’une balade en voitures anciennes ?
- Repérez le parcours sur place au moins 2 à 3 semaines avant, en contrôlant chaque point dangereux et les possibilités d’arrêt. Préparez un itinéraire alternatif, des flèches, du ruban de balisage, des cônes et des gilets de signalisation pour les zones qui le nécessitent.
- Que faut-il remettre aux participants au départ ?
- À l’enregistrement, remettez à chaque équipage son numéro de course et une carte d’itinéraire imprimée. Gardez au moins 5 à 10 cartes et numéros supplémentaires, puis faites un briefing de 10 à 15 minutes avant le départ.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !