Organiser une balade en vélo allongé, étape par étape

Une balade en vélo allongé se prépare d’abord sur le parcours, pas autour du ravitaillement. Fixez la date, les lieux de départ et d’arrivée, puis testez l’itinéraire à vélo pour repérer les passages dangereux et les portions difficiles à encadrer. Ensuite, limitez le nombre de participants, recueillez les contacts utiles et répartissez les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, le matériel de dépannage, les signalements et les informations envoyées aux inscrits.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
2 personnes
5
Reconnaître physiquement le parcours
2 personnes
6
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
7
Définir la limite de participants
2 personnes
8
Créer le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recueillir les contacts d'urgence
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les accompagnateurs de parcours
2 personnes
15
Communiquer les règles de circulation
16
Vérifier les prévisions météo
17
Mettre à jour la liste des participants
18
Envoyer les fichiers d'itinéraire
19
Commander le catering
20
Vérifier l'inventaire du matériel
2 personnes
21
Tester les pompes à vélo
22
Vérifier les outils
23
Vérifier le matériel de premiers secours
24
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
25
Préparer les dossards
2 personnes
26
Imprimer les informations des participants
27
Faire les courses
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
31
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
32
Balisage du départ et de l'arrivée
3 personnes
33
Monter les tentes de réception
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
3 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
37
Aménager le point de pause
3 personnes
38
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Enregistrer la présence
2 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Donner le briefing de bienvenue
48
Faire partir le groupe
3 personnes
49
Positionner le suiveur
50
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
51
Assurer le point de pause
3 personnes
52
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Soutenir les réparations
2 personnes
55
Encadrer les retardataires
2 personnes
56
Enregistrer les arrivants
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Servir le repas chaud
4 personnes
59
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
60
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
61
Prononcer le discours de remerciement
62
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Nettoyer le matériel
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Remettre le lieu en état
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Archiver les fichiers du parcours
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Démonte-pneusqté 8
Chambres à air de rechangeqté 12
Pansements pour véloqté 6
Mini-pompesqté 4
Sangles d'arrimageqté 8
Lampes de vélo de rechangeqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Supports de cartes de parcoursqté 6
Caisses de bidonsqté 4
Numéros de départqté 70
Braceletsqté 70
Flèches de directionqté 80
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Panneaux de directionqté 20
Marqueurs craieqté 6
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Cartes d'itinéraireqté 70
Drapeaux de départ et d’arrivéeqté 4
Miroirs de circulationqté 2
Ruban de parcoursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 8
Gants jetablesqté 2
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de départ et d’arrivéeqté 4
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Salon des chefsqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Plateauxqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Courses

Conseils

Testez physiquement tout le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Notez les croisements complexes, les routes étroites et les zones où un accompagnateur devra se placer.
Ne lancez pas le formulaire avant d’avoir fixé une limite de participants et les lieux de départ et d’arrivée. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et un contact d’urgence.
Prévoyez au moins un bénévole par zone délicate et donnez à chacun la version numérique de l’itinéraire. Envoyez les règles de circulation aux participants au plus tard 3 jours avant la balade.
Contrôlez les pompes, les outils multifonctions, les démonte-pneus et les chambres à air de rechange la veille. Testez chaque pompe et chargez les téléphones ainsi que les batteries externes.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin du départ. Préparez les panneaux directionnels, les dossards et la liste actualisée des inscrits avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une balade en vélo allongé ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les lieux, vérifier les autorisations, reconnaître le parcours, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il reconnaître l’itinéraire d’une balade à vélo ?: Faites une première reconnaissance avant d’ouvrir les inscriptions, puis une vérification finale 7 à 10 jours avant l’événement. Contrôlez encore les éventuels travaux ou changements de circulation la veille.
Que faut-il prévoir pour les pannes de vélo pendant la balade ?: Emportez des pompes, des mini-pompes, des démonte-pneus, des chambres à air de rechange et des outils multifonctions. Répartissez ce matériel entre les accompagnateurs plutôt que de le laisser uniquement au départ.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez l’itinéraire numérique et les règles de circulation 3 à 5 jours avant la balade. Transmettez le matin même les dernières consignes, la météo et l’heure exacte du rendez-vous.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.