Een ligfietstocht organiseren: zo pak je het aan
Begin met de route, datum en start- en finishlocatie; pas daarna kun je deelnemers en vrijwilligers goed plannen. Rijd de route vooraf zelf, markeer gevaarlijke punten en bepaal hoeveel mensen de groep aankan. Regel vervolgens vergunningen, routebegeleiders, noodcontacten en een duidelijk aanmeldformulier. In de laatste week controleer je het materiaal, de weersverwachting en de catering, zodat je op de dag zelf vooral hoeft te coördineren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en datum vastleggen
2 personen
- 2
Start- en finishlocatie reserveren
- 3
Vergunningen en meldingen controleren
- 4
Route digitaal uitwerken
2 personen
- 5
Route fysiek voorrijden
2 personen
- 6
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
- 7
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
- 8
Aanmeldformulier maken
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Noodcontacten verzamelen
- 13
Vrijwilligers werven
2 personen
- 14
Routebegeleiders indelen
2 personen
- 15
Verkeersregels communiceren
- 16
Weersverwachting controleren
- 17
Deelnemerslijst bijwerken
- 18
Routebestanden versturen
- 19
Catering bestellen
- 20
Materiaalinventaris controleren
2 personen
- 21
Fietspompen testen
- 22
Gereedschap controleren
- 23
EHBO-materiaal controleren
- 24
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 25
Startnummers voorbereiden
2 personen
- 26
Deelnemersinformatie printen
- 27
Boodschappen doen
2 personen
- 28
Dranken koelen
2 personen
- 29
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 30
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
- 31
Route opnieuw controleren
2 personen
- 32
Start- en finishterrein afzetten
3 personen
- 33
Partytenten opbouwen
4 personen
- 34
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 36
Routeborden plaatsen
4 personen
- 37
Pauzepunt inrichten
3 personen
- 38
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
- 39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 40
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
- 41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 42
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 43
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 44
Startnummers uitdelen
2 personen
- 45
Fietsen technisch controleren
3 personen
- 46
Koffie en thee serveren
2 personen
- 47
Welkomstbriefing geven
- 48
Groep laten vertrekken
3 personen
- 49
Achterrijder positioneren
- 50
Routecontrole uitvoeren
2 personen
- 51
Pauzepunt bemannen
3 personen
- 52
Water en fruit uitdelen
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Reparaties ondersteunen
2 personen
- 55
Achterblijvers begeleiden
2 personen
- 56
Finishers registreren
2 personen
- 57
Hapjes serveren
3 personen
- 58
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
- 59
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
- 60
Routeborden ophalen
4 personen
- 61
Bedankwoord uitspreken
- 62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 63
Catering opruimen
3 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 66
Partytenten afbreken
4 personen
- 67
Materiaal schoonmaken
3 personen
- 68
Terrein schoonmaken
4 personen
- 69
Afval afvoeren
2 personen
- 70
Locatie opleveren
2 personen
- 71
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 72
Routebestanden archiveren
- 73
Gevonden voorwerpen registreren
- 74
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 24
- Biertafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 70
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 10
- Schenkkanenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Sportmateriaal
- Fietspompenaantal 4
- Multitools voor fietsenaantal 4
- Bandenlichtersaantal 8
- Reserve binnenbandenaantal 12
- Fietspleistersaantal 6
- Minipompenaantal 4
- Spanbandenaantal 8
- Reserve fietslampenaantal 8
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Routekaarthoudersaantal 6
- Bidonkrattenaantal 4
- Startnummersaantal 70
- Polsbandjesaantal 70
- Routepijlenaantal 80
- Afzetlintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 20
- Routebordenaantal 20
- Krijtstiftenaantal 6
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 20
- Routekaartenaantal 70
- Start- en finishvlaggenaantal 4
- Verkeersspiegelsaantal 2
- Parcourslintaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 8
- Wegwerphandschoenenaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Welkomstbord
- Pijlborden start en finishaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesseaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Dienbladenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Rijd de volledige route uiterlijk twee weken vooraf met een ligfiets of vergelijkbare fiets. Noteer kruisingen, smalle passages, slecht wegdek en plekken waar deelnemers gemakkelijk verkeerd rijden.
- Bepaal de deelnemerslimiet op basis van de route en begeleiding, niet alleen op basis van de capaciteit van de startlocatie. Plan per groep voldoende routebegeleiders en leg vooraf vast wie bij pech of achterblijvers handelt.
- Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen, een noodcontact en relevante fiets- of gezondheidsinformatie uit. Werk de deelnemerslijst tot op de ochtend zelf bij en stuur routebestanden uiterlijk enkele dagen vooraf.
- Test fietspompen, multitools, bandenlichters, reserve binnenbanden en fietspleisters minstens een week voor vertrek. Leg daarnaast reserve fietslampen, reflecterende hesjes en powerbanks klaar; juist die kleine spullen worden vaak pas bij pech gemist.
- Plan de catering op het verwachte aantal deelnemers en richt start en finish praktisch in met partytenten, klaptafels, koelboxen en bidonkratten. Controleer verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en waterkokers vooraf als je op locatie koffie of warme dranken serveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een ligfietstocht organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Plan het voorrijden, de vrijwilligers en de deelnemerscommunicatie uiterlijk 2 weken voor vertrek.
- Hoeveel routebegeleiders heb ik nodig voor een ligfietstocht?
- Dat hangt af van de groepsgrootte, kruisingen en routecomplexiteit. Werk bij grotere groepen met meerdere kleinere groepen en wijs per groep minimaal één vaste begeleider aan; regel daarnaast een achterrijder of mobiele reserve.
- Wat neem je mee bij pech tijdens een ligfietstocht?
- Neem per begeleidersgroep ten minste een fietspomp, multitool, bandenlichters, reserve binnenbanden en fietspleisters mee. Zorg ook voor een mobiele telefoon en powerbank, zodat je pechgevallen direct kunt doorgeven.
- Wanneer controleer ik het weer voor een ligfietstocht?
- Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van vertrek. Communiceer bij hitte, regen of harde wind tijdig wat deelnemers moeten meenemen en wanneer de tocht eventueel wordt aangepast.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!