Organiser une assemblée des membres sans rien laisser au dernier moment

Une assemblée des membres se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et la salle, construire l’agenda, réunir les rapports, puis gérer les inscriptions et la logistique. Les documents de réunion et les bulletins de vote doivent être finalisés avant l’impression, pas la veille au soir. Prévoyez aussi l’accueil des nouveaux membres, le catering et un test complet de la présentation. Le jour même, gardez du temps pour installer la salle, brancher la technique et vérifier les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir l’agenda
2 personnes
3
Rassembler les rapports annuels
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Prévoir une visite guidée pour les nouveaux membres
8
Vérifier la réservation de la salle
9
Réserver le catering
10
Réserver la technique
11
Préparer les bulletins de vote
2 personnes
12
Finaliser la présentation
2 personnes
13
Imprimer la liste de présence
14
Imprimer les documents de réunion
2 personnes
15
Créer des badges nominatifs
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Vérifier la salle
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes
24
Préparer les documents de réunion
2 personnes
25
Brancher la présentation
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Disposer les amuse-bouches
2 personnes

Événement

28
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
29
Enregistrement des participants
2 personnes
30
Distribuer les badges
31
Ouvrir la réunion
32
Traiter le procès-verbal et l'ordre du jour
2 personnes
33
Présenter le rapport annuel
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
35
Servir les en-cas de pause
2 personnes
36
Animer le tour de vote
3 personnes
37
Compter les votes
3 personnes
38
Consigner les décisions
39
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
40
Servir le buffet du dîner
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
43
Animer les échanges informels
2 personnes

Suivi

44
Rassembler la vaisselle
3 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Éteindre la technique
2 personnes
49
Nettoyer la salle
3 personnes
50
Fermer le lieu
2 personnes
51
Retourner les matériels
2 personnes
52
Diffuser le procès-verbal et les décisions

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Table de buffetqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 55
Assiettes à dessertqté 55
Tasses à caféqté 55
Verres à eauqté 55
Verres à vinqté 55
Couvertsqté 55
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 55
Décorations de tableqté 8

Fournitures de bureau

Stylosqté 60
Blocs-notesqté 55
Urnes de voteqté 2
Cabines de voteqté 2
Classeursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et l’agenda, puis fixez une échéance interne au moins 7 jours avant la réunion pour rassembler les rapports annuels et finaliser la présentation.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant l’assemblée. Cela laisse au catering le temps d’adapter les quantités et les menus.
Préparez les bulletins de vote, les documents de réunion, les badges nominatifs et la liste de présence au moins 2 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les arrivées imprévues.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Une présentation qui fonctionne sur un ordinateur peut encore poser problème avec le projecteur.
Le jour de l’assemblée, ouvrez la salle au moins 90 minutes à l’avance. Installez d’abord les tables, les chaises et la table d’inscription, puis préparez le buffet, refroidissez les boissons et prévoyez la visite guidée des nouveaux membres.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une assemblée des membres ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour une assemblée avec rapports annuels, votes, catering et présentation. Gardez les 5 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les derniers ajustements logistiques.
Quand envoyer les invitations pour une assemblée des membres ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date, avec l’agenda, les modalités d’inscription et la date limite de réponse. Relancez les membres qui n’ont pas répondu 7 jours avant la réunion.
Quand préparer les documents et les bulletins de vote ?: Finalisez le contenu au moins 3 jours avant, puis imprimez les documents et la liste de présence 2 jours avant. Prévoyez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires si le nombre final de participants peut encore évoluer.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez 90 minutes avant l’arrivée des membres pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et la technique. Ajoutez 15 minutes pour tester la présentation et vérifier les câbles, les rallonges et les multiprises.

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