Organiser une action crêpes : la méthode pratique

Une action crêpes réussie repose surtout sur une bonne organisation du service. Commence par réserver le lieu et les plaques de cuisson, puis fixe rapidement le nombre de participants grâce aux inscriptions. Prévois ensuite les besoins alimentaires, les garnitures, les paiements et la répartition des bénévoles. Le jour même, installe des postes distincts pour la cuisson, les garnitures, les boissons et la vaisselle afin d’éviter les files et les oublis.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver les plaques de cuisson
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des visiteurs
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Rédiger les informations sur les allergènes
9
Organiser les moyens de paiement
10
Créer les menus
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier les stocks
2 personnes
14
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
15
Préparer les garnitures
2 personnes
16
Préparer la pâte
3 personnes
17
Préparer le café et le thé
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Installer les stations de préparation
4 personnes
21
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Installer la décoration
2 personnes
24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
25
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

26
Accueillir les visiteurs
3 personnes
27
Faire des crêpes
6 personnes
28
Servir des crêpes
4 personnes
29
Distribuer les boissons
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Dégager les tables
3 personnes
32
Faire la vaisselle
3 personnes
33
Traiter les dernières commandes
3 personnes

Suivi

34
Clôturer la caisse
2 personnes
35
Éteindre l’équipement
3 personnes
36
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
37
Nettoyer le lieu
5 personnes
38
Rassembler les déchets
3 personnes
39
Remettre le mobilier en place
4 personnes
40
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 80

Cuisine

Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Louchesqté 8
Spatulesqté 10
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4

Équipement

Plaques à crêpesqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Panneaux de menuqté 4
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Catering

Caisse
Caisse
Plateaux de serviceqté 8
Courses

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Balai et pelleqté 2

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’action. Tu pourras ainsi ajuster les achats, le nombre de plaques et le planning des bénévoles au lieu de prévoir au hasard.
Demande les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription, puis affiche les informations près des menus. Prépare les garnitures et ustensiles concernés séparément pour limiter les contaminations croisées.
Réserve les plaques de cuisson, rallonges et multiprises au moins 2 semaines à l’avance. Vérifie aussi le nombre de prises disponibles sur place avant d’organiser les postes de cuisson.
Prépare la pâte et les garnitures le jour même ou la veille selon leur conservation. Lave et découpe les fruits et légumes avant l’arrivée du public, puis garde les boissons au frais dans des glacières.
Briefe les bénévoles 30 minutes avant l’ouverture. Donne à chacun un rôle précis : cuisson, garnitures, encaissement, boissons, accueil ou vaisselle, avec une personne chargée de suivre les stocks.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour une action crêpes ?: Pour environ 50 participants, prévois au moins 6 bénévoles : 2 à la cuisson, 1 aux garnitures, 1 à l’accueil ou aux paiements, 1 aux boissons et 1 à la vaisselle. Ajoute une personne si le service est concentré sur moins de 2 heures.
Quand faut-il faire les courses pour une action crêpes ?: Achète les produits secs et les boissons 2 à 3 jours avant. Les fruits, légumes et autres garnitures fraîches se préparent idéalement la veille ou le matin même, après vérification de la liste des inscrits.
Comment organiser les postes pour éviter les files d’attente ?: Installe au moins 4 zones séparées : cuisson, garnitures, boissons et paiement. Place les tables dans le sens du parcours et prévois une table de buffet distincte pour que les participants ne reviennent pas en arrière.
Combien de temps avant faut-il installer une action crêpes ?: Commence l’installation environ 2 heures avant l’arrivée du public. Garde les 30 dernières minutes pour le branchement des plaques, la mise en place de la caisse, le contrôle des allergènes et le briefing des bénévoles.

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