Organiser un tournoi de polo en canoë, étape par étape

Un tournoi de polo en canoë se prépare d’abord sur l’eau, puis autour du terrain. Commencez par réserver un site adapté et les canoës, avant de fixer les règles, le format des matchs et le nombre d’équipes. Les inscriptions servent ensuite à répartir les joueurs, les arbitres et les bénévoles. Prévoyez enfin une installation matinale précise : délimitation du terrain, buts, sécurité, affichage des scores, accueil et ravitaillement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2
Réserver le site au bord de l'eau
3
Réserver la location de canoës
4
Définir les règles du tournoi
2 personnes
5
Établir le programme de la compétition
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer la liste des participants
11
Publier la composition des équipes
12
Planifier les arbitres
13
Répartir les bénévoles
14
Vérifier les prévisions météo
15
Envoyer les informations aux participants
16
Faire les courses
3 personnes
17
Vérifier le matériel du tournoi
2 personnes
18
Imprimer les formulaires de match
19
Préparer les prix et les médailles
20
Remplir les glacières
2 personnes
21
Dégager le site
3 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Délimiter le terrain de compétition
4 personnes
25
Préparer le matériel de canoë
4 personnes
26
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
27
Aménager la table d'inscription
2 personnes
28
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Briefer les arbitres
2 personnes

Événement

31
Accueillir les équipes
3 personnes
32
Enregistrer les participants
3 personnes
33
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
34
Organiser le tournoi d’ouverture
2 personnes
35
Encadrer les matchs
6 personnes
36
Suivre les scores du match
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Servir les collations et les plats
4 personnes
39
Échanger le matériel de compétition
3 personnes
40
Sécuriser le bord de l’eau
2 personnes
41
Encadrer les finales
6 personnes
42
Annonce des gagnants
2 personnes
43
Remettre les prix
2 personnes
44
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

45
Rassembler les équipements de canoë
4 personnes
46
Nettoyer le matériel de sport
3 personnes
47
Ranger le service traiteur
3 personnes
48
Faire la vaisselle
3 personnes
49
Rassembler les déchets
3 personnes
50
Nettoyer le site
4 personnes
51
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
52
Démonter les tentes de fête
4 personnes
53
Inventorier le matériel
2 personnes
54
Retourner le matériel loué
2 personnes
55
Ranger les restes
2 personnes
56
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Ballons de kano-poloqté 12
Pagaies de canoëqté 24
Pagaies de rechangeqté 4
Casques de canoe poloqté 24
Gilets de sauvetageqté 30
Ballons de matchqté 6
Objectifsqté 2
Filets de butqté 2
Chasubles d’équipeqté 24
Siffletsqté 6
Tableaux de score étanchesqté 2
Pendule de matchqté 2
Marquages au solqté 12
Poids d'ancrageqté 12
Lignes de lancerqté 4
Bouées de sauvetageqté 2
Talkies-walkies étanchesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Ensembles de tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 40
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Serviettesqté 12

Décoration

Drapeaux de départ et d’arrivéeqté 4
Drapeaux d’équipeqté 12
Flèches de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le site au bord de l’eau et les canoës au moins 6 à 8 semaines avant le tournoi. Vérifiez aussi l’accès pour le déchargement, les zones de mise à l’eau et l’espace nécessaire aux tentes et aux tables.
Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : nombre de joueurs par équipe, durée des matchs, temps de repos et règles de départage. Envoyez le programme définitif aux participants au moins 7 jours avant l’événement.
Ne vous contentez pas de compter les canoës : prévoyez des pagaies de rechange, des casques, des gilets de sauvetage, des ballons supplémentaires et des moyens d’ancrage pour les buts. Contrôlez chaque élément la veille, puis refaites un contrôle sur place le matin même.
Répartissez les rôles avant l’arrivée du public : arbitres, chronométreur, responsable des scores, sécurité sur l’eau, accueil et ravitaillement. Prévoyez au minimum un moyen de communication étanche par zone clé et une trousse de premiers secours facilement accessible.
Consultez les prévisions météo 48 heures puis 6 heures avant le tournoi. Gardez un message prêt à envoyer en cas de modification et installez les tables, chaises, tentes, sonorisation et glacières avant le premier match, pas entre deux rencontres.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de polo en canoë ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le site et les canoës, ouvrir les inscriptions et trouver les arbitres. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les équipes, envoyer les consignes et imprimer les feuilles de match.
Combien de canoës faut-il prévoir pour un tournoi de polo ?: Comptez un canoë par joueur engagé dans un match, plus au moins 1 ou 2 canoës de remplacement selon le nombre d’équipes. Ajoutez les pagaies, casques et gilets correspondants avant de confirmer les inscriptions.
Quand faut-il publier la composition des équipes ?: Publiez la composition définitive 5 à 7 jours avant le tournoi, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Cela laisse aux joueurs le temps de vérifier leur équipe, leur horaire et leur matériel.
Que faut-il vérifier le matin d’un tournoi de polo en canoë ?: Vérifiez le balisage du terrain, les buts et leurs filets, les poids d’ancrage, les ballons, les chronomètres, les sifflets et les tableaux de score. Faites aussi un contrôle rapide des casques, gilets, pagaies et bouées de sauvetage avant le lancement du premier match.

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