Organiser un tournoi de karaté sans rien laisser au hasard

Un tournoi de karaté se prépare d’abord sur le papier, avant de remplir le gymnase. Commencez par fixer la date, réserver la salle et définir le règlement, les catégories et les conditions d’inscription. Prévoyez ensuite les arbitres, les bénévoles et un programme lisible pour les participants et leurs parents. Les dernières vérifications concernent les autorisations, les poules, les cartes de match, les médailles, le matériel sportif et les premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2
Réserver le gymnase
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Définir les catégories de compétition
2 personnes
5
Réserver des arbitres
6
Recruter des bénévoles pour le tournoi
2 personnes
7
Créer le formulaire des participants
8
Ouvrir les inscriptions
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Envoyer les informations aux parents
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
14
Établir le programme de la compétition
2 personnes
15
Vérifier la liste des participants
2 personnes
16
Établir les poules
2 personnes
17
Préparer les cartes de match
2 personnes
18
Vérifier la commande de médailles
19
Finaliser la liste de courses
20
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
21
Vérifier le matériel de premiers secours
22
Vérifier les autorisations
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Récupérer les clés du lieu
26
Préparer le briefing de départ
27
Envoyer un rappel aux participants

Événement

28
Ouvrir le gymnase
2 personnes
29
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
30
Poser les tapis de compétition
6 personnes
31
Marquer les terrains de compétition
3 personnes
32
Installer les tables des arbitres
3 personnes
33
Installer les sièges du public
4 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Installer la table traiteur
2 personnes
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Installer le poste médical
2 personnes
38
Tester le son et le micro
2 personnes
39
Animer le briefing des arbitres
4 personnes
40
Faire le briefing du personnel
8 personnes
41
Accueillir les participants
3 personnes
42
Enregistrer la présence
3 personnes
43
Distribuer les accréditations
2 personnes
44
Vérifier la pesée
2 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Animer l'échauffement
2 personnes
47
Encadrer les matchs
12 personnes
48
Enregistrer les résultats de la compétition
2 personnes
49
Informer le public
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Vérifier les vestiaires
55
Annoncer les finalistes
56
Encadrer les finales
8 personnes
57
Préparer les prix
2 personnes
58
Assurer la remise des prix
3 personnes
59
Prendre une photo de groupe
2 personnes
60
Encadrer le départ des participants
3 personnes

Suivi

61
Ranger les tapis de compétition
6 personnes
62
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
63
Trier le matériel de sport
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
2 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Nettoyer le gymnase
4 personnes
68
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Rendre le matériel loué
2 personnes
72
Envoyer les résultats aux participants
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de tatami de karateqté 120
Marquages du terrain de compétitionqté 4
Bandeaux de compétition rougesqté 12
Bandeaux de compétition bleusqté 12
Numéros de départqté 100
Chronomètresqté 8
Balance de pesée
Ballons de gymnastiqueqté 6
Cerceaux d’entraînementqté 8
Pneus de secoursqté 10

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Bannière du tournoiqté 2
Toile de fond de scène
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 12
Presse-papiers A4qté 20

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Aspirateur
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Sacs poubelleqté 80
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48

Premiers secours

Trousse de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Ruban de sportqté 8
Bandes élastiquesqté 8
Gants jetablesqté 50
Couvertures de survieqté 6

Prix

Médailles d’orqté 24
Médailles d'argentqté 24
Médailles de bronzeqté 48
Bocauxqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez les catégories et les règles avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez clairement les critères de participation, les horaires, les documents nécessaires et la date limite afin d’éviter les corrections de dernière minute.
Réservez les arbitres et recrutez les bénévoles plusieurs semaines à l’avance. Pour chaque poste, préparez un responsable identifié : accueil, pesée, chronométrage, tables de marque, vestiaires et circulation dans la salle.
Envoyez aux parents un récapitulatif au moins 7 jours avant le tournoi. Ajoutez l’heure de convocation, les besoins alimentaires signalés, les autorisations à fournir et les consignes concernant la pesée.
Préparez les poules et les cartes de match après vérification de la liste définitive des participants. Contrôlez les catégories, les numéros de départ et les éventuels forfaits avant l’impression.
Faites une répétition logistique la veille ou au plus tard 2 heures avant l’accueil. Testez les chronomètres, le micro, les tablettes, l’imprimante, les rallonges et les multiprises, puis vérifiez les tatamis, les marquages et la trousse de premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de karaté ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le gymnase, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et commander les médailles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de karaté ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la compétition et fixez une clôture 10 à 14 jours avant. Gardez ensuite quelques jours pour traiter les dossiers incomplets et établir les poules.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de karaté ?: Pour un tournoi avec plusieurs aires de compétition, comptez au minimum 2 bénévoles par aire, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil, la pesée, les vestiaires et la coordination. Ajustez ce nombre selon le nombre de participants et d’aires.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de karaté ?: Vérifiez les clés du gymnase, les autorisations, les tatamis, les marquages, les chronomètres, la balance, les cartes de match, les médailles et le matériel de premiers secours. Testez aussi les équipements électriques et préparez les boissons au frais.

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