Checklist pour organiser un tournoi de karaté

Un tournoi de karaté demande une préparation sportive, administrative et logistique menée dans le bon ordre. Commencez par fixer la date, réserver le gymnase et établir le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, organisez les catégories, les arbitres, les bénévoles et les informations destinées aux parents. Cette checklist vous aide à suivre les échéances jusqu’à la remise des médailles, sans oublier les autorisations, la pesée, les premiers secours ni les clés du lieu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
Réserver le gymnase
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Réserver des arbitres
Recruter des bénévoles pour le tournoi
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Envoyer les informations aux parents
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Établir les poules
2 personnes
Préparer les cartes de match
2 personnes
Vérifier la commande de médailles
Finaliser la liste de courses
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les autorisations
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Préparer le briefing de départ
Envoyer un rappel aux participants

Événement

Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
Poser les tapis de compétition
6 personnes
Marquer les terrains de compétition
3 personnes
Installer les tables des arbitres
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le poste médical
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Animer le briefing des arbitres
4 personnes
Faire le briefing du personnel
8 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les accréditations
2 personnes
Vérifier la pesée
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer les matchs
12 personnes
Enregistrer les résultats de la compétition
2 personnes
Informer le public
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les vestiaires
Annoncer les finalistes
Encadrer les finales
8 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Encadrer le départ des participants
3 personnes

Suivi

Ranger les tapis de compétition
6 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Trier le matériel de sport
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de tatami de karateqté 120
Marquages du terrain de compétitionqté 4
Bandeaux de compétition rougesqté 12
Bandeaux de compétition bleusqté 12
Numéros de départqté 100
Chronomètresqté 8
Balance de pesée
Ballons de gymnastiqueqté 6
Cerceaux d’entraînementqté 8
Pneus de secoursqté 10

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Bannière du tournoiqté 2
Toile de fond de scène
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 12
Presse-papiers A4qté 20

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Aspirateur
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Sacs poubelleqté 80
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48

Premiers secours

Trousse de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Ruban de sportqté 8
Bandes élastiquesqté 8
Gants jetablesqté 50
Couvertures de survieqté 6

Prix

Médailles d’orqté 24
Médailles d'argentqté 24
Médailles de bronzeqté 48
Bocauxqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les critères, les horaires prévus et les documents demandés dès le premier formulaire.
Prévoyez les arbitres et les bénévoles plusieurs semaines à l’avance. Répartissez clairement les rôles entre accueil, pesée, tables de marque, vestiaires, buvette et accompagnement des compétiteurs.
Fermez les inscriptions avant d’établir les poules et le programme. Vérifiez ensuite chaque nom, catégorie et autorisation avant d’imprimer les cartes de match et les numéros de départ.
Faites une vérification du matériel sportif au moins 7 jours avant le tournoi : tatamis, marquages, chronomètres, balance de pesée et bandeaux rouges et bleus doivent être disponibles et fonctionnels.
La veille, récupérez les clés, refroidissez les boissons et testez l’ordinateur, l’imprimante, les enceintes et le micro. Gardez aussi les rallonges, multiprises et batteries externes dans un même point de rangement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de karaté ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le gymnase, confirmer les arbitres, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et commander les médailles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de karaté ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la compétition et fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, former les poules et publier le programme.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de karaté ?: Pour une petite compétition, prévoyez au minimum 8 à 12 bénévoles, en plus des arbitres : accueil, pesée, tables de marque, vestiaires, restauration, installation et rangement. Ajoutez 2 à 4 personnes si plusieurs tatamis fonctionnent en parallèle.
Que préparer la veille d’un tournoi de karaté ?: Préparez les espaces, les tables, les chaises, les documents, les cartes de match et le matériel de compétition. Vérifiez aussi les autorisations, les premiers secours, les boissons, les équipements électriques et l’accès au gymnase au moins 12 heures avant le début.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.