Cómo organizar un torneo de karate sin perder el control

Un torneo de karate se organiza en este orden: primero se fija la fecha y el pabellón, después se cierran el reglamento y las categorías, y luego se abren las inscripciones. Cuando ya conoces el número de participantes, puedes formar los grupos, preparar el calendario y repartir las funciones del equipo. El día del torneo, el pesaje, las tarjetas de competición, los árbitros y el material deben estar listos antes de recibir a los competidores. Este plan reúne 73 tareas y 63 artículos para que no dependas de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del torneo
2
Reservar el pabellón deportivo
3
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
4
Determinar las categorías del concurso
2 personas
5
Reservar árbitros
6
Contratar personal para el torneo
2 personas
7
Crear el formulario de participantes
8
Abrir inscripciones
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Enviar información a los padres
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
14
Elaborar el calendario de competición
2 personas
15
Comprobar la lista de participantes
2 personas
16
Configurar los grupos del pool
2 personas
17
Preparar las tarjetas de competición
2 personas
18
Comprobar el pedido de medallas
19
Finalizar la lista de compras
20
Comprobar el material deportivo
2 personas
21
Comprobar el material de primeros auxilios
22
Comprobar permisos
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Recoger las llaves del recinto
26
Preparar la briefing de inicio
27
Enviar recordatorio a los participantes

Evento

28
Abrir el polideportivo
2 personas
29
Comprobar el suelo y los vestuarios
2 personas
30
Colocar las colchonetas de competición
6 personas
31
Marcar los campos de juego
3 personas
32
Colocar las mesas de los árbitros
3 personas
33
Colocar sillas para el público
4 personas
34
Montar la mesa de registro
2 personas
35
Montar la mesa de catering
2 personas
36
Colgar señalización
2 personas
37
Montar el puesto médico
2 personas
38
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
39
Dar la charla a los árbitros
4 personas
40
Hacer briefing al personal
8 personas
41
Recepción de participantes
3 personas
42
Registrar la asistencia
3 personas
43
Repartir los pases de competición
2 personas
44
Comprobar el pesaje
2 personas
45
Dar el discurso de apertura
46
Guiar el calentamiento
2 personas
47
Supervisar las competiciones
12 personas
48
Registrar los resultados de la competición
2 personas
49
Informar al público
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
2 personas
53
Recoger la basura
2 personas
54
Comprobar los vestuarios
55
Anunciar a los finalistas
56
Acompañar las finales
8 personas
57
Preparar los premios
2 personas
58
Gestionar la entrega de premios
3 personas
59
Hacer una foto de grupo
2 personas
60
Guiar la salida de los participantes
3 personas

Seguimiento

61
Recoger las colchonetas de competición
6 personas
62
Retirar sillas y mesas
4 personas
63
Clasificar el material deportivo
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger el catering
2 personas
66
Retirar los residuos
2 personas
67
Limpiar el pabellón deportivo
4 personas
68
Limpiar los vestuarios
2 personas
69
Recoger objetos perdidos
70
Cerrar el recinto
2 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Enviar los resultados a los participantes
73
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Colchonetas tatami de karatecant. 120
Marcadores de campocant. 4
Cintas rojas de competicióncant. 12
Cintas azules de competicióncant. 12
Dorsalescant. 100
Cronómetroscant. 8
Báscula de pesaje
Pelotas de gimnasiacant. 6
Aros de entrenamientocant. 8
Neumáticos de repuestocant. 10

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Bancos del vestuariocant. 8
Papeleracant. 10
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Impresora
Altavoces móvilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externas recargablescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharones de servircant. 8

Decoración

Pancarta del torneocant. 2
Lona de fondo del escenario
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Cinta americanacant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapeles A4cant. 20

Iluminación

Focos LED de obracant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Aspiradora
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Bolsas de basuracant. 80
Toallas de papelcant. 12
Papel higiénicocant. 48

Primeros auxilios

Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Bolsas de fríocant. 12
Cinta deportivacant. 8
Vendas elásticascant. 8
Guantes desechablescant. 50
Mantas térmicascant. 6

Premios

Medallas de orocant. 24
Medallas de platacant. 24
Medallas de broncecant. 48
Botescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento y las categorías antes de abrir las inscripciones. Si cambias edad, peso o modalidad después, tendrás que rehacer formularios, grupos y horarios.
Reserva el pabellón y los árbitros con varias semanas de margen. Confirma también los permisos, las llaves y el horario exacto de acceso, porque llegar tarde retrasa el montaje y el pesaje.
No prepares el calendario definitivo hasta comprobar la lista de participantes. Forma los grupos del pool cuando las inscripciones estén cerradas y deja tiempo para imprimir las tarjetas de competición.
Asigna voluntarios por franjas y funciones concretas: recepción, pesaje, mesas de competición, vestuarios y apoyo. Una sola persona no puede controlar a la vez el portátil, las tablets, los cronómetros y las incidencias.
Haz una revisión física del material el día anterior. Comprueba tatamis, marcadores, cintas rojas y azules, dorsales, cronómetros, báscula y primeros auxilios; además, carga las baterías y prueba micrófono, altavoces, impresora y cables.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de karate?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el pabellón y los árbitros, definir el reglamento, abrir inscripciones y cerrar el calendario sin trabajar con prisas.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de un torneo de karate?: Ciérrala entre 7 y 10 días antes de la competición. Así puedes comprobar participantes, formar los grupos, preparar dorsales y tarjetas, y ajustar los turnos de árbitros y voluntarios.
¿Cuánto tiempo antes hay que llegar el día del torneo?: Llega entre 2 y 3 horas antes de la primera competición. Necesitarás montar los tatamis y las mesas, probar sonido y equipos, organizar el pesaje y revisar que cada área tenga su material.
¿Qué se suele olvidar al organizar un torneo de karate?: A menudo se olvidan las llaves del recinto, los permisos, las baterías externas, los cables alargadores y la comprobación de la báscula. Revísalos el día anterior y confirma el acceso como mínimo 24 horas antes.

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