Organiser un tournoi de judo pour un jubilé

Pour organiser ce tournoi de judo, commencez par bloquer la date et la salle, puis construisez le cadre sportif avant d’ouvrir les inscriptions. Les catégories, le règlement, les arbitres et le nombre de tapis déterminent ensuite le planning des combats. Prévoyez aussi une équipe de bénévoles pour l’accueil, les scores, le catering et les changements de catégorie. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les autorisations de la salle, les besoins alimentaires et le matériel récupéré trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Valider la date et la salle
2 personnes
2
Rédiger le règlement du tournoi
2 personnes
3
Définir les catégories de compétition
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Inviter les officiels et les arbitres
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Vérifier l'autorisation du lieu
8
Réserver les tapis de judo
9
Commander le catering
2 personnes
10
Commander les médailles et les coupes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Établir le planning des matchs
2 personnes
15
Confirmer les participants
2 personnes
16
Envoyer les infos de parking
17
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les formulaires de match
2 personnes
20
Imprimer les consignes pour les bénévoles
21
Faire les courses
3 personnes
22
Réfrigérer les courses périssables
2 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Récupérer les tatamis de judo
3 personnes
25
Ouvrir la salle
2 personnes
26
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
27
Poser les tapis de judo
6 personnes
28
Installer les tables de compétition
4 personnes
29
Installer les sièges du public
4 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Monter le buffet traiteur
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
34
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

35
Accueillir les officiels
2 personnes
36
Enregistrer les participants
4 personnes
37
Vérifier les poids
3 personnes
38
Répartir les poules de compétition
3 personnes
39
Briefer les arbitres
2 personnes
40
Organiser la cérémonie d’ouverture
3 personnes
41
Encadrer les matchs
8 personnes
42
Traiter les résultats
3 personnes
43
Informer le public
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Enregistrer les blessures
49
Préparer la remise des prix
3 personnes
50
Organiser la remise des prix
4 personnes
51
Servir le toast d'anniversaire
3 personnes
52
Servir les amuse-bouches
3 personnes
53
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

54
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
55
Emballer les restes
3 personnes
56
Faire la vaisselle
4 personnes
57
Nettoyer les tapis de judo
5 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Nettoyer la salle
5 personnes
61
Évacuer les déchets
3 personnes
62
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
63
Rapporter les tapis de judo
3 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Publier les résultats
66
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 80
Pendule de matchqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Brassards rouges d'arbitreqté 4
Bracelets d’arbitre blancsqté 4
Ceintures de judoqté 20
Numéros de départqté 150

Mobilier

Tables de concoursqté 4
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 180
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Glacièresqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 10
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chariot de nettoyage

Catering

Coupesqté 12
Médailles d’orqté 40
Médailles d'argentqté 40
Médailles de bronzeqté 40
Chemises pour diplômesqté 150
Badges nominatifsqté 180
Courses

Conseils

Fixez les catégories et les règles avant de publier le formulaire d’inscription. Indiquez clairement les critères demandés afin d’éviter des inscriptions impossibles à répartir ensuite.
Invitez les arbitres et les officiels plusieurs semaines à l’avance, puis confirmez leur présence avant d’établir le planning des matchs. Prévoyez un responsable pour chaque tapis utilisé.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et relancez les dossiers incomplets. Envoyez les confirmations, les horaires et les informations de parking au plus tard quelques jours avant le tournoi.
Répartissez les bénévoles par créneau et par mission : accueil, pesée ou contrôle, affichage des scores, catering et rangement. Imprimez leurs consignes avant l’ouverture de la salle.
Vérifiez la veille les tatamis, la pendule de match, les tableaux de score, la sonorisation et les rallonges. Réfrigérez les produits périssables dès les courses terminées et regroupez le reste du matériel au même endroit.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un tournoi de judo ?: Ouvrez-les dès que la date, la salle, le règlement et les catégories sont validés. Prévoyez au moins 4 semaines pour recevoir les inscriptions, traiter les demandes alimentaires et organiser les combats.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de judo ?: Prévoyez au minimum un arbitre par tapis en activité, plus une personne de remplacement pour les pauses et les imprévus. Confirmez les disponibilités au moins 2 semaines avant le tournoi.
Quand établir le planning des matchs ?: Établissez une première version après la clôture des inscriptions, puis vérifiez-la après la confirmation des participants. Envoyez les horaires définitifs 3 à 5 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de judo ?: Contrôlez les tatamis, la pendule, les tableaux de score, les badges, les formulaires imprimés, la sonorisation et les médailles. Faites cette vérification au moins 24 heures avant l’ouverture de la salle.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.