Cómo organizar un torneo de judo de aniversario

Un torneo de judo de aniversario necesita más coordinación que una celebración habitual: hay que combinar competición, público, voluntarios y catering sin bloquear el programa. Empieza por reservar la sala y los tatamis, y después fija el reglamento, las categorías y el sistema de inscripción. Cuando se acerque la fecha, confirma participantes, árbitros y voluntarios, prepara el horario y revisa premios, impresos y material técnico. El día del torneo, reserva tiempo suficiente para montar la sala y probar el sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el salón
2 personas
2
Redactar el reglamento del torneo
2 personas
3
Determinar las categorías del concurso
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Invitar a oficiales y árbitros
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Comprobar el permiso del lugar
8
Hacer una reserva de tatamis de judo
9
Pedir el catering
2 personas
10
Encargar medallas y trofeos
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Hacer el horario del concurso
2 personas
15
Confirmar participantes
2 personas
16
Enviar la información de aparcamiento
17
Comprobar premios y medallas
2 personas
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Imprimir formularios del partido
2 personas
20
Imprimir las instrucciones para voluntarios
21
Hacer la compra
3 personas
22
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
23
Reunir los materiales
3 personas
24
Recoger esterillas de judo
3 personas
25
Abrir la sala
2 personas
26
Comprobar el suelo del salón
2 personas
27
Colocar colchonetas de judo
6 personas
28
Montar las mesas de competición
4 personas
29
Colocar las sillas para el público
4 personas
30
Montar la mesa de registro
2 personas
31
Montar el bufé de catering
3 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Probar el sistema de sonido
2 personas
34
Preparar los materiales de primeros auxilios

Evento

35
Recibir a los oficiales
2 personas
36
Registrar a los participantes
4 personas
37
Comprobar los pesos
3 personas
38
Distribuir los grupos de la competición
3 personas
39
Informar a los árbitros
2 personas
40
Llevar a cabo la ceremonia de apertura
3 personas
41
Supervisar las competiciones
8 personas
42
Procesar los resultados
3 personas
43
Informar al público
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Servir café y té
2 personas
46
Reponer los aperitivos
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Registrar lesiones
49
Preparar la entrega de premios
3 personas
50
Realizar la entrega de premios
4 personas
51
Servir el brindis del aniversario
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Acompañar la despedida de los participantes
2 personas

Seguimiento

54
Apagar el sistema de sonido
2 personas
55
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
56
Lavar la vajilla
4 personas
57
Limpiar los tatamis de judo
5 personas
58
Recoger mesas y sillas
5 personas
59
Retirar la decoración
3 personas
60
Limpiar la sala
5 personas
61
Retirar los residuos
3 personas
62
Recoger objetos perdidos
2 personas
63
Devolver los tatamis de judo
3 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Publicar los resultados
66
Agradecer a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Colchonetas de judocant. 80
Relojes de competicióncant. 4
Marcadorescant. 4
Brazaletes rojos para árbitroscant. 4
Bandas blancas de árbitrocant. 4
Cinturones de judocant. 20
Dorsalescant. 150

Mobiliario

Mesas de competicióncant. 4
Mesas de registrocant. 2
Mesas de cateringcant. 4
Sillascant. 180
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátilcant. 2
Impresora
Neveras portátilescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 10
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Globoscant. 100
Soportes para globoscant. 4
Mantelescant. 12
Guirnaldas de banderinescant. 8
Arreglos floralescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Carro de limpieza

Catering

Copas premiocant. 12
Medallas de orocant. 40
Medallas de platacant. 40
Medallas de broncecant. 40
Carpetas para diplomascant. 150
Tarjetas de nombrecant. 180
Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el permiso del recinto antes de publicar las inscripciones. Deja al menos 8 semanas para conseguir tatamis, árbitros, medallas y trofeos sin depender de entregas urgentes.
Publica el reglamento junto con las categorías y el formulario de inscripción. Indica la fecha límite y confirma a cada participante al menos 7 días antes para poder cerrar los combates y el horario.
Asigna funciones concretas a los voluntarios: registro, mesas de competición, catering, sonido y apoyo a los árbitros. Prepara las instrucciones por escrito y reúne tarjetas de nombre, dorsales y formularios antes de abrir la sala.
Monta y revisa los tatamis, relojes de competición y marcadores antes de que lleguen los participantes. Prueba también el micrófono, los cables, las regletas y el portátil para evitar retrasos durante los combates.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas con varios días de antelación. Refrigera los productos perecederos al llegar y coloca vasos, platos, cubiertos, jarras y termos antes de que empiece la competición.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de judo de aniversario?: Empieza unas 8 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala y los tatamis, invitar a árbitros, abrir las inscripciones, encargar medallas y preparar el horario sin improvisar.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un torneo de judo?: Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del torneo. Así puedes confirmar participantes, organizar las categorías, imprimir los formularios y preparar un horario realista.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala del torneo?: Reserva entre 2 y 3 horas antes de la apertura. En ese tiempo se colocan los tatamis, mesas, sillas, registro, sonido, material de competición y catering, y se puede probar el equipo.
¿Cuándo hay que encargar las medallas y los trofeos?: Encárgalos al menos 3 semanas antes del torneo. Comprueba que hayan llegado y que las cantidades coincidan con las categorías antes del día de la competición.

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