Ein Jubiläums-Judo-Turnier Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Jubiläums-Judo-Turnier entscheidet nicht nur der Wettkampftag über den Ablauf. Lege zuerst Datum, Saal, Kategorien und Reglement fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Matten, Offizielle, Helfer, Spielplan und Verpflegung in einer festen Reihenfolge. Plane die letzten 48 Stunden besonders genau: Dann müssen Unterlagen, Medaillen, Technik, Kühlung und der Aufbau zusammenpassen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Saal festlegen
2 Personen
- 2
Turnierreglement erstellen
2 Personen
- 3
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Offizielle und Schiedsrichter einladen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Veranstaltungsortgenehmigung prüfen
- 8
Judomatten reservieren
- 9
Catering bestellen
2 Personen
- 10
Medaillen und Pokale bestellen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Spielplan erstellen
2 Personen
- 15
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 16
Parkinformationen versenden
- 17
Preise und Medaillen prüfen
2 Personen
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Wettkampfformulare drucken
2 Personen
- 20
Anweisungen für Freiwillige drucken
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Verderbliche Einkäufe kühlen
2 Personen
- 23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 24
Judomatten abholen
3 Personen
- 25
Saal öffnen
2 Personen
- 26
Saalboden kontrollieren
2 Personen
- 27
Judomatten auslegen
6 Personen
- 28
Wettkampftische aufstellen
4 Personen
- 29
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
- 30
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 31
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 34
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
Event
- 35
Offizielle empfangen
2 Personen
- 36
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 37
Gewichte kontrollieren
3 Personen
- 38
Turniergruppen einteilen
3 Personen
- 39
Schiedsrichter briefen
2 Personen
- 40
Eröffnungszeremonie durchführen
3 Personen
- 41
Wettkämpfe begleiten
8 Personen
- 42
Ergebnisse verarbeiten
3 Personen
- 43
Publikum informieren
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Snacks auffüllen
2 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Verletzungen erfassen
- 49
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
- 50
Preisverleihung durchführen
4 Personen
- 51
Jubiläumstoast servieren
3 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Verabschiedung der Teilnehmer begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Anlage ausschalten
2 Personen
- 55
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
- 56
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 57
Judomatten reinigen
5 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 59
Dekoration entfernen
3 Personen
- 60
Saal reinigen
5 Personen
- 61
Abfall entsorgen
3 Personen
- 62
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 63
Judomatten zurückbringen
3 Personen
- 64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Ergebnisse veröffentlichen
- 66
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Sportmaterial
- JudomattenAnz. 80
- WettkampfuhrAnz. 4
- AnzeigetafelnAnz. 4
- Rote SchiedsrichterbänderAnz. 4
- Weiße SchiedsrichterbänderAnz. 4
- Judo-GürtelAnz. 20
- StartnummernAnz. 150
Mobiliar
- WettkampftischeAnz. 4
- RegistrierungstischeAnz. 2
- Catering-TischeAnz. 4
- StühleAnz. 180
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- KühlboxenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 10
- KannenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- JubiläumsbannerAnz. 2
- BallonsAnz. 100
- BallonständerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- WimpelgirlandenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- Reinigungswagen
Catering
- PokalpreiseAnz. 12
- GoldmedaillenAnz. 40
- SilbermedaillenAnz. 40
- BronzemedaillenAnz. 40
- DiplomappenAnz. 150
- NamensschilderAnz. 180
- Einkäufe
Tipps
- Lege Kategorien und Reglement fest, bevor das Anmeldeformular veröffentlicht wird. So vermeiden Teilnehmer Rückfragen zu Gewicht, Alter, Graduierung und Meldeschluss.
- Reserviere die Judomatten frühzeitig und kläre ihre Abholung spätestens eine Woche vor dem Turnier. Prüfe außerdem, ob der Saal genug Platz für Wettkampfflächen, Tische, Zuschauer und Wege bietet.
- Bestätige Teilnehmer nach dem Meldeschluss und erstelle den Spielplan erst mit den bereinigten Daten. Drucke Wettkampfformulare, Startnummern und Helferanweisungen spätestens am Vortag.
- Teile Freiwillige in feste Schichten ein und gib jeder Person eine konkrete Aufgabe. Registrierung, Wettkampftische, Catering, Ansagen und Auf- beziehungsweise Abbau brauchen jeweils eine verantwortliche Person.
- Kühle verderbliche Einkäufe sofort und stelle Getränke, Becher, Tassen, Teller und Besteck getrennt vom Wettkampfmaterial bereit. Teste Beschallungsanlage, Mikrofon, Laptop, Drucker und Verlängerungskabel vor dem Öffnen des Saals.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Jubiläums-Judo-Turnier planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal, Reglement und Kategorien. Matten, Offizielle, Schiedsrichter und Medaillen solltest du möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin anfragen oder bestellen.
- Wann sollte das Anmeldeformular für ein Judo-Turnier online gehen?
- Veröffentliche es, sobald Kategorien, Reglement, Gebühren und Meldeschluss feststehen, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Turnier. Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vorher, damit noch Zeit für Prüfung und Spielplan bleibt.
- Wie viele Helfer braucht ein Judo-Turnier?
- Plane mindestens 2 Personen für die Registrierung, pro Wettkampffläche mehrere Helfer für Tisch, Zeitnahme und Betreuung sowie zusätzliche Personen für Catering und Aufbau ein. Bei mehreren Matten solltest du die Teams in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden einteilen.
- Wann erstellt man den Spielplan für ein Judo-Turnier?
- Erstelle den vorläufigen Spielplan nach dem Meldeschluss und prüfe ihn nach der Teilnehmerbestätigung erneut. Die endgültigen Wettkampfformulare und Ansagen sollten spätestens am Vortag gedruckt und sortiert sein.
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