Organiser un tournoi de hockey junior, étape par étape

Un tournoi de hockey junior se prépare d’abord avec une date réaliste, des terrains confirmés et un nombre d’équipes maîtrisé. Ensuite, les inscriptions, le programme des matchs, les arbitres et les bénévoles doivent avancer dans cet ordre. Les oublis arrivent souvent sur les coordonnées d’urgence, les vestiaires, les médailles et les documents de match. Ce guide vous aide à répartir la préparation sur plusieurs semaines et à vérifier les derniers détails avant l’accueil des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Contacter les équipes participantes
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
8
Établir le programme de la compétition
2 personnes
9
Répartir les arbitres
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Confirmer la réservation des terrains
12
Confirmer la réservation des vestiaires
13
Confirmer la réservation des bennes à déchets
14
Envoyer la lettre d'information
2 personnes
15
Recueillir les contacts d'urgence
16
Commander les prix et médailles
17
Imprimer les formulaires de match
18
Imprimer la répartition des équipes
19
Partager l’itinéraire vers les champs
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Compter les gobelets et la vaisselle
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Préparer la nourriture
4 personnes
25
Emballer les prix
2 personnes
26
Préparer le matériel
3 personnes
27
Vérifier les prévisions météo
28
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Inspecter les espaces
3 personnes
31
Balisage du site
3 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Marquer les terrains de compétition
3 personnes
36
Installer les buts
4 personnes
37
Installer les chronomètres de compétition
2 personnes
38
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
39
Aménager le point de restauration
4 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Vérifier les vestiaires
2 personnes
42
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
43
Tester la musique et le micro
2 personnes
44
Accueillir les arbitres
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes
46
Ouvrir l’enregistrement de l’équipe
3 personnes
47
Accueillir les encadrants d’équipe
2 personnes
48
Distribuer les livrets du tournoi
2 personnes
49
Accompagner les équipes vers les terrains
4 personnes
50
Assurer l’ouverture
2 personnes
51
Encadrer les matchs
8 personnes
52
Suivre les scores du match
2 personnes
53
Assurer les premiers secours
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Publier les résultats
2 personnes
59
Annoncer les finalistes
60
Encadrer la finale
4 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Prendre une photo de groupe
2 personnes
63
Dire au revoir et remercier
2 personnes

Suivi

64
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
65
Remettre les objectifs en place
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
70
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Laisser le site propre
4 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Fermer le lieu
2 personnes
75
Rapporter le matériel
2 personnes
76
Retourner le matériel loué
2 personnes
77
Envoyer les résultats aux équipes
78
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 10
Poubellesqté 8
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 4

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 6
Balles de hockeyqté 30
Bâtons de hockey de rechangeqté 8
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 60
Chasubles d’entraînementqté 30
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Pendule de matchqté 3
Panneaux de scoreqté 3
Pompeqté 2
Filets de ballonqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Pics à glaceqté 4
Couverturesqté 4
Médaillesqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 6
Certificatsqté 120
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Dossiers de matchqté 8
Autocollants numérotésqté 150
Marqueurs permanentsqté 12
Mètre rubanqté 2
Ruban adhésifqté 4
Attaches-câblesqté 100
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte Bluetooth
Micro sans fil
Mégaphone
Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Drapeaux de tournoiqté 12
Drapeaux d’équipeqté 12
Arches de ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Nappe pour table des prix

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Mugs isothermesqté 4
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date au moins 8 à 12 semaines à l’avance, puis contactez les équipes avant d’ouvrir les inscriptions. Vous connaîtrez ainsi rapidement le nombre de terrains et de vestiaires à réserver.
Fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant le tournoi. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, les coordonnées de l’équipe et les contacts d’urgence pour éviter les relances de dernière minute.
Préparez le programme dès que les équipes sont confirmées, puis répartissez les arbitres et les bénévoles match par match. Envoyez la lettre d’information et l’itinéraire au moins 7 jours avant l’événement.
Imprimez les formulaires de match, la répartition des équipes et les documents utiles en plusieurs exemplaires la veille. Prévoyez aussi les balles, sifflets, chronomètres, pendule de match et matériel de remplacement dans une zone facilement accessible.
Faites les courses 1 à 2 jours avant, comptez la vaisselle et remplissez les glacières le matin du tournoi. Emballez les prix et les médailles séparément afin qu’ils soient prêts pour chaque remise de récompenses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey junior ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les équipes, les terrains, les vestiaires, les arbitres et les bénévoles, puis de finaliser le programme.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de hockey junior ?: Ouvrez-les après avoir fixé la date et vérifié les réservations principales, généralement 6 à 8 semaines avant le tournoi. Fermez le formulaire 3 à 4 semaines avant afin de construire le programme.
Quand envoyer les informations aux équipes participantes ?: Envoyez une première confirmation dès l’inscription, puis la lettre d’information complète au moins 7 jours avant l’événement. Ajoutez l’itinéraire, les horaires, les vestiaires et les coordonnées utiles.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de hockey junior ?: Comptez la vaisselle, contrôlez les balles, les bâtons de rechange, les sifflets, les chronomètres et la trousse de premiers secours. Préparez aussi les formulaires, les prix, les médailles et les glacières pour limiter l’installation du matin.

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