Cómo organizar un torneo juvenil de hockey sin dejar cabos sueltos

Un torneo juvenil de hockey se organiza en este orden: primero fijas la fecha y los espacios, después cierras la inscripción y reúnes los datos de cada equipo. Con esa información puedes preparar el calendario, asignar árbitros y voluntarios y enviar una carta informativa completa. La última semana se centra en imprimir documentos, revisar el material deportivo, preparar la comida y dejar listos premios, vestuarios y zonas de juego. Los olvidos más habituales son los contactos de emergencia, los palos de reserva y la señalización del recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del torneo
2 personas
2
Contactar a los equipos participantes
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Comprobar los datos del equipo
2 personas
8
Elaborar el calendario de competición
2 personas
9
Asignar árbitros
2 personas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Confirmar la reserva de los espacios
12
Confirmar la reserva de los vestuarios
13
Confirmar la reserva de contenedores de basura
14
Enviar la carta informativa
2 personas
15
Recopilar contactos de emergencia
16
Encargar premios y medallas
17
Imprimir formularios del partido
18
Imprimir la distribución del equipo
19
Compartir la ruta hacia los campos
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Contar vasos y vajilla
2 personas
23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
24
Preparar la comida
4 personas
25
Empaquetar los premios
2 personas
26
Preparar los materiales
3 personas
27
Comprobar el pronóstico del tiempo
28
Comprobar el material de primeros auxilios

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Inspeccionar los campos
3 personas
31
Cerrar el recinto
3 personas
32
Montar las carpas
4 personas
33
Montar mesas
3 personas
34
Colocar las sillas
3 personas
35
Marcar los campos de juego
3 personas
36
Colocar las porterías
4 personas
37
Colocar los cronómetros de competición
2 personas
38
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
39
Montar el punto de catering
4 personas
40
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
41
Comprobar los vestuarios
2 personas
42
Colgar señalizadores
2 personas
43
Probar la música y el micrófono
2 personas
44
Recibir a los árbitros
2 personas
45
Instruir a los voluntarios
2 personas
46
Abrir registro del equipo
3 personas
47
Recibir a los coordinadores de equipo
2 personas
48
Repartir los folletos del torneo
2 personas
49
Guiar a los equipos a los campos
4 personas
50
Encargarse de la inauguración
2 personas
51
Supervisar las competiciones
8 personas
52
Llevar el control de la clasificación
2 personas
53
Prestar primeros auxilios
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Publicar los resultados
2 personas
59
Anunciar a los finalistas
60
Coordinar la final
4 personas
61
Gestionar la entrega de premios
3 personas
62
Hacer una foto de grupo
2 personas
63
Dar una despedida y agradecimiento
2 personas

Seguimiento

64
Reunir el material de competición
4 personas
65
Volver a colocar las porterías
4 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Desmontar las carpas
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el punto de catering
3 personas
70
Limpiar los vestuarios
2 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Dejar el recinto limpio
4 personas
73
Recoger objetos perdidos
74
Cerrar el recinto
2 personas
75
Devolver los materiales
2 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Enviar los resultados a los equipos
78
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 40
Manteles individualescant. 10
Papeleracant. 8
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 4

Material deportivo

Porterías de hockeycant. 6
Pelotas de hockeycant. 30
Palos de hockey de reservacant. 8
Conoscant. 40
Conos de marcajecant. 60
Chalecos de entrenamientocant. 30
Silbatoscant. 8
Cronómetroscant. 6
Relojes de competicióncant. 3
Marcadorescant. 3
Bombacant. 2
Redes de balóncant. 4
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Palitos de hielocant. 4
Mantascant. 4
Medallascant. 120
Tazas para los ganadorescant. 6
Certificadoscant. 120
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Carpetas de competicióncant. 8
Pegatinas con númeroscant. 150
Rotuladores permanentescant. 12
Cinta métricacant. 2
Cinta americanacant. 4
Bridascant. 100
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoz Bluetooth
Micrófono inalámbrico
Megáfono
Teléfono móvilcant. 2
Baterías externascant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 3

Decoración

Banderas del torneocant. 12
Banderas del equipocant. 12
Arcos de globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Mantel para la mesa de premios

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Vasos térmicoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de elaborar el calendario. Comprueba el nombre de cada equipo, sus datos de contacto y las preferencias dietéticas antes de asignar partidos.
Envía la carta informativa al menos 7 días antes. Incluye la ruta hacia los campos, los horarios, los vestuarios, los contactos de emergencia y qué debe llevar cada equipo.
Prepara un puesto de control con los formularios del partido, la distribución de los equipos, marcadores, cronómetros y silbatos. Lleva también pelotas, conos y palos de hockey de reserva.
Revisa el material deportivo el día anterior, no la primera mañana. Comprueba porterías, redes, bomba, chalecos, botiquín, mantas y palitos de hielo.
Calcula la comida y la bebida a partir del número confirmado de participantes y acompañantes. Cuenta vasos, platos y cubiertos, llena las neveras portátiles y deja los premios empaquetados antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo juvenil de hockey?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar espacios y contactar con los equipos. Deja cerradas las inscripciones y el calendario aproximadamente 2 semanas antes; la comunicación final debe salir 7 días antes.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los equipos?: Cierra el formulario entre 14 y 21 días antes del torneo. Así tendrás tiempo para comprobar los datos, recoger contactos de emergencia, preparar el calendario y asignar árbitros y voluntarios.
¿Qué material hay que revisar antes de un torneo de hockey juvenil?: Haz una revisión completa el día anterior: porterías, redes, pelotas, conos, marcadores, cronómetros, silbatos, bomba, chalecos y palos de reserva. Comprueba también el botiquín y la señalización con cinta y postes separadores.
¿Cuándo hay que enviar la información a los equipos?: Envía la carta informativa al menos 7 días antes y comparte cualquier cambio en cuanto esté confirmado. Incluye horarios, ruta, distribución de los equipos, vestuarios y un contacto para emergencias.

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