Organiser un tournoi de hockey, étape par étape

Un tournoi de hockey se prépare d’abord autour du terrain, du calendrier et des équipes inscrites. Réservez le lieu, confirmez les arbitres et fixez les règles avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez les horaires, le matériel, les bénévoles et la restauration à partir du nombre réel de participants. Les derniers jours servent surtout à imprimer les feuilles de match, préparer les glacières et vérifier que chaque équipe sait où se garer et quand jouer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Finaliser les arbitres
4
Établir le programme de la compétition
2 personnes
5
Définir les règles du tournoi
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Collecter les coordonnées de l’équipe
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir la liste des participants
2 personnes
11
Confirmer les inscriptions
12
Commander les prix
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Envoyer les infos de parking
15
Publier le programme des matchs
16
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
17
Réserver le matériel de hockey
18
Calculer les quantités de catering
2 personnes
19
Finaliser la liste de courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les prix et les médailles
22
Imprimer les formulaires de match
23
Imprimer la répartition des équipes
24
Trier les matériaux
3 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes
27
Aménager le comptoir du tournoi
2 personnes
28
Installer les aires de compétition
4 personnes
29
Installer les buts
4 personnes
30
Monter la terrasse pour le public
4 personnes
31
Monter le point de restauration
3 personnes
32
Suspendre la décoration
2 personnes
33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer la table d'inscription
2 personnes
36
Donner le briefing des arbitres
2 personnes
37
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

38
Enregistrer les équipes
3 personnes
39
Assurer le mot de bienvenue
40
Encadrer les matchs
8 personnes
41
Suivre les scores du match
2 personnes
42
Distribuer les sifflets et les ballons
2 personnes
43
Servir les boissons
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Annoncer les pauses du match
49
Annoncer les finalistes
50
Encadrer la finale
4 personnes
51
Remettre les prix
2 personnes
52
Dire au revoir aux équipes
3 personnes

Suivi

53
Rassembler les balles de hockey
3 personnes
54
Démonter les terrains
4 personnes
55
Remettre les objectifs en place
4 personnes
56
Démonter le mobilier
4 personnes
57
Ranger le service traiteur
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer le lieu
4 personnes
60
Évacuer les déchets
2 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Archiver les résultats numériquement
64
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 10
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 4
Balles de hockeyqté 30
Bâtons de compétitionqté 12
Chasubles d’entraînementqté 40
Cônesqté 40
Lignes de marquageqté 2
Ruban de balisageqté 6
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Presse-papiersqté 8
Balles de réserve pour piscine à ballesqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Carafeqté 6
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de table d’équipeqté 8
Panneau départ et arrivée
Nappe pour table des prix

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Éponges de nettoyageqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le format sportif : prévoyez les poules, la durée des matchs, les pauses et le temps nécessaire entre deux rencontres. Publiez le programme seulement après confirmation des arbitres et du nombre d’équipes.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le tournoi. Demandez pour chaque équipe un contact, un effectif confirmé et les besoins alimentaires afin d’éviter les changements de dernière minute.
Faites l’inventaire du matériel une semaine avant : buts, balles, bâtons, chasubles, cônes, lignes de marquage, sifflets et chronomètres. Réservez immédiatement ce qui manque et gardez des balles de rechange sur place.
Attribuez les bénévoles par créneau plutôt que par mission générale : accueil, feuilles de match, tableau des scores, restauration et remise des prix. Prévoyez une personne de remplacement pour chaque poste exposé aux retards.
Préparez l’accueil la veille : formulaires et répartition des équipes imprimés, informations de parking envoyées, prix et médailles récupérés, glacières remplies et sonorisation testée avec les rallonges et multiprises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey ?: Prévoyez au moins 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer les arbitres et lancer les invitations. Gardez les 10 derniers jours pour fermer les inscriptions, calculer la restauration et publier le programme définitif.
Quand faut-il confirmer les équipes inscrites ?: Demandez une confirmation finale 10 jours avant le tournoi. Après cette date, utilisez l’effectif confirmé pour établir les matchs, les besoins alimentaires et les quantités de repas et de boissons.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de hockey ?: Prévoyez au minimum un arbitre par terrain et un remplaçant pour couvrir les pauses ou les absences. Confirmez leurs disponibilités avant de publier les horaires des matchs.
Quand préparer le matériel et les documents du tournoi ?: Faites le contrôle du matériel 7 jours avant, puis triez tout le matériel la veille. Imprimez les feuilles de match, la répartition des équipes et les informations utiles au plus tard la veille au soir.

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