Organiser un tournoi de golf sans rien laisser au hasard

Un tournoi de golf se prépare dans un ordre précis : réservez d’abord le terrain et l’hébergement, puis structurez les inscriptions, les groupes et la logistique. Le formulaire doit recueillir les handicaps, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence, pas seulement les noms. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, le matériel, le transport et les repas. Ce plan couvre aussi l’accueil, le camping et le rangement du matériel par journée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le terrain de golf
3
Réserver l’hébergement
4
Définir les accompagnants et les instructeurs
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recueillir les contacts d'urgence
10
Vérifier la liste des participants
2 personnes
11
Répartir les groupes et les handicaps
2 personnes
12
Organiser le transport vers le terrain
2 personnes
13
Coordonner les repas
2 personnes
14
Vérifier les autorisations
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Envoyer les informations aux participants
17
Faire les courses
3 personnes
18
Contrôler le matériel de golf
2 personnes
19
Étiqueter le matériel de golf
2 personnes
20
Vérifier le matériel de camping
2 personnes
21
Préparer les repas
4 personnes
22
Emballer le matériel par jour
3 personnes

Événement

23
Installer la table d’accueil
2 personnes
24
Aménager le terrain de camping
5 personnes
25
Préparer le matériel de golf
3 personnes
26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Enregistrer la présence
2 personnes
28
Distribuer les bracelets
2 personnes
29
Expliquer les règles du camp
2 personnes
30
Répartir les emplacements de camping
3 personnes
31
Animer un clinic de golf
4 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Préparer le repas du soir
4 personnes
34
Servir le dîner
4 personnes
35
Animer un quiz golf
2 personnes
36
Encadrer le programme du soir
4 personnes
37
Ranger la cuisine
3 personnes
38
Effectuer le contrôle de nuit
2 personnes
39
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
40
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
41
Assurer l'entraînement du matin
4 personnes
42
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
43
Encadrer les groupes de compétition
5 personnes
44
Rassembler les cartes de score
2 personnes
45
Distribuer les fruits de l’après-midi
2 personnes
46
Préparer le dîner
4 personnes
47
Servir le dîner
4 personnes
48
Assurer la remise des prix
3 personnes
49
Animer l’activité du soir
4 personnes
50
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
51
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
52
Animer la finale
5 personnes
53
Servir le déjeuner
4 personnes
54
Récupérer le matériel de golf
3 personnes
55
Traiter les résultats
2 personnes
56
Remise des prix de clôture
3 personnes
57
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Démonter les tentes
5 personnes
59
Trier les matériaux
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer la cuisine
3 personnes
62
Rendre le terrain propre
4 personnes
63
Compter les clubs de golf et les balles
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Nettoyer le linge et les textiles
2 personnes
66
Rapporter les objets trouvés
67
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 32
Bancs de pique-niqueqté 4
Tentes de réceptionqté 3
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Clubs de golfqté 24
Balles de golfqté 180
Tees de golfqté 500
Gants de golfqté 24
Voiturettes de golfqté 12
Cônes d'entraînementqté 30
Bâtons d’alignementqté 12
Tapis de puttingqté 4
Cerceaux d’entraînementqté 12
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 6
Chemises de score imperméablesqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Tassesqté 40

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Grandes casserolesqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Bacs de stockage avec couvercleqté 12

Équipement

Bouilloiresqté 3
Appareils de cuissonqté 3
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 32
Braceletsqté 32
Plots de signalisationqté 12

Camping

Tentes de campingqté 12
Matelas de couchageqté 28
Sacs de couchageqté 28
Étendoirs pliantsqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 12
Gilets réfléchissantsqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à main et pellesqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et le terrain avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour un tournoi avec hébergement et transport.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant le départ afin de répartir les groupes, les handicaps et les voiturettes sans modifier les départs au dernier moment.
Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dans le formulaire, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant l’événement.
Préparez une fiche par participant et étiquetez les clubs, balles et gants ; emballez ensuite le matériel par jour pour éviter de chercher l’équipement pendant le tournoi.
Consultez les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant le départ. Gardez les chemises de score imperméables, les glacières et les thermos accessibles, même si la journée s’annonce sèche.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de golf ?: Comptez 6 à 8 semaines pour un tournoi avec terrain, repas, transport et hébergement. Prévoyez plutôt 10 à 12 semaines si le groupe est nombreux ou si plusieurs accompagnants et instructeurs participent.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un tournoi de golf ?: Envoyez-les 6 semaines avant la date et fixez une clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les groupes, les handicaps, les repas et le transport.
Que faut-il demander dans le formulaire d’inscription ?: Demandez le nom, les coordonnées, le handicap, la présence aux repas et à l’hébergement, les besoins alimentaires et un contact d’urgence. Faites une relance 7 jours avant la clôture pour compléter les réponses manquantes.
Quand vérifier le matériel et la météo ?: Contrôlez le matériel de golf et de camping environ 7 jours avant, puis faites une dernière vérification la veille. Consultez la météo à 72 heures et à 24 heures afin d’adapter le transport, les repas et l’installation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.