Organiser un tournoi de football sans rien laisser au hasard

Un tournoi de football se prépare dans un ordre précis : réserver le terrain, choisir la formule, inscrire les équipes, puis construire le programme. Les problèmes arrivent souvent le jour même, quand les règles ne sont pas claires, que les arbitres manquent ou que les feuilles de match n’existent pas. Prévoyez aussi les vestiaires, les repas et le matériel de secours. Ce plan vous aide à passer des premières décisions au dernier match sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver le terrain de football
3
Réserver les vestiaires
4
Définir la formule du tournoi
2 personnes
5
Établir le programme de la compétition
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
10
Définir les règles du jeu
2 personnes
11
Planifier les arbitres
2 personnes
12
Planifier les tables
2 personnes
13
Planifier les bénévoles
2 personnes
14
Établir la liste de contacts
15
Créer les formulaires de match
16
Imprimer les feuilles de tableau de score
17
Envoyer les informations aux participants
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
3 personnes
20
Remplir les glacières
2 personnes
21
Récupérer les prix
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Composer les dossiers de concours
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Laver et couper les fruits
2 personnes
26
Emballer les sacs de tournoi
2 personnes
27
Vérifier l’agencement du terrain
2 personnes

Événement

28
Inspecter le site
2 personnes
29
Décharger le matériel
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les tentes de réception
6 personnes
32
Installer les aires de compétition
4 personnes
33
Installer les buts
4 personnes
34
Installer les drapeaux
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Installer la table traiteur
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Tester la musique
39
Tester la sonorisation
40
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
41
Briefer les arbitres
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes
43
Inscrire les équipes
3 personnes
44
Distribuer les t-shirts d’équipe
2 personnes
45
Assurer l’ouverture
2 personnes
46
Encadrer les matchs
8 personnes
47
Enregistrer les scores
2 personnes
48
Mettre à jour le programme des matchs
49
Orienter les équipes vers les terrains
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Annoncer les temps de pause
55
Annoncer les finalistes
56
Encadrer la finale
4 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Prendre une photo de groupe
2 personnes
59
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes
60
Faire sortir le public
3 personnes

Suivi

61
Ranger les buts et le matériel de terrain
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
6 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Vérifier les vestiaires
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Nettoyer les glacières
2 personnes
72
Traiter les restes
2 personnes
73
Ranger les prix et le matériel
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement aux participants
75
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 40
Cônes de balisageqté 80
Objectifs intermédiairesqté 4
Filets de butqté 4
Ruban de délimitationqté 4
Traçage du terrainqté 2
Siffletsqté 8
Montres d’arbitreqté 8
Gilets bleusqté 20
Gilets jaunesqté 20
Brassards de capitaineqté 8
Lacets de rechangeqté 8
Filets à ballesqté 4
Pompesqté 3
Aiguilles de ballonqté 12
Sacs isothermes pour les blessuresqté 4
Gants de rechangeqté 2
T-shirts d’équipeqté 80
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Couvertures de survieqté 8
Ruban de sportqté 12
Bandes élastiquesqté 12
Pansementsqté 100
Compresses stérilesqté 30
Spray désinfectantqté 4
Poches de froid instantanéqté 20
Thermomètresqté 2

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 8
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphone
Imprimante
Laminatrice
Téléphones portablesqté 4
Chargeursqté 6
Calculatricesqté 2
Chronomètresqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermomètresqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 8
Bacs alimentairesqté 20
Ramasse-miettesqté 2

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Panneau départ et arrivée
Panneau du programme de la compétition
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 120
Numéros de tableqté 8
Ruban de balisageqté 2
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Prix de podiumqté 3
Gobeletsqté 8
Rubans de médailleqté 80
Bac à médailles
Chemises à pinceqté 12
Stylosqté 40
Marqueurs indélébilesqté 12
Papierqté 500
Papier d’impressionqté 250
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Cordeqté 4
Étendoirsqté 4
Serre-câblesqté 100
Flèches de directionqté 20
Badges des participantsqté 120

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Poubelles pour petits déchetsqté 6
Balaiqté 3
Éléments pharesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Paniers à lingeqté 4

Conseils

Commencez par la date, le terrain et les vestiaires. Faites confirmer la réservation par écrit et vérifiez combien d’équipes et de matchs peuvent réellement tenir sur les créneaux disponibles.
Fixez la formule avant d’ouvrir les inscriptions : nombre de joueurs, durée des matchs, phases de poule ou élimination directe. Envoyez les règles et l’horaire aux participants au moins 7 jours avant le tournoi.
Préparez une feuille par match avec les équipes, les scores et les éventuelles sanctions. Gardez plusieurs feuilles de tableau de score vierges : une erreur de score ou un changement d’équipe arrive rarement au moment où vous avez du temps pour réimprimer.
Attribuez les arbitres, bénévoles et responsables de table avant la veille. Prévoyez au moins une personne joignable pour les inscriptions, une pour le terrain et une pour les urgences pendant toute la compétition.
Ne laissez pas les courses et le matériel au matin du tournoi. Vérifiez la météo 48 heures avant, remplissez les glacières, préparez les en-cas et contrôlez les ballons, pompes, sifflets, chasubles et trousses de premiers secours la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de football ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour un tournoi avec plusieurs équipes. Ce délai permet de réserver le terrain et les vestiaires, recueillir les inscriptions, répartir les équipes et confirmer les arbitres.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un tournoi de football ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue et fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de construire les groupes et le programme définitif.
Combien de ballons faut-il prévoir pour un tournoi de football ?: Prévoyez au minimum un ballon par terrain utilisé, plus 2 à 3 ballons de rechange pour la journée. Contrôlez leur gonflage et gardez une pompe ainsi que des aiguilles accessibles près du terrain.
Quand confirmer la répartition des équipes et les règles ?: Confirmez les équipes, les horaires et les règles entre 5 et 7 jours avant le tournoi. Envoyez ensuite une version finale aux capitaines et imprimez les documents nécessaires pour les tables de match.

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