Zo organiseer je een voetbaltoernooi zonder chaos
Begin niet met uitnodigingen, maar met de datum, het veld en de gewenste toernooiopzet. Zodra je weet hoeveel teams kunnen meedoen en hoeveel wedstrijden passen, maak je het schema en plan je scheidsrechters, tafelaars en vrijwilligers. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bevestig de teamindeling ruim vóór de speeldag. Controleer de materialen, kleedkamers en weersverwachting de laatste week; juist ballen, hesjes, wedstrijdformulieren en een reserveplan worden vaak te laat geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
- 2
Voetbalveld reserveren
- 3
Kleedkamers reserveren
- 4
Toernooiopzet bepalen
2 personen
- 5
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Teamindeling bevestigen
2 personen
- 10
Spelregels vastleggen
2 personen
- 11
Scheidsrechters inplannen
2 personen
- 12
Tafelaars inplannen
2 personen
- 13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 14
Contactlijst samenstellen
- 15
Wedstrijdformulieren maken
- 16
Scorebordbladen printen
- 17
Deelnemersinformatie versturen
- 18
Weersverwachting controleren
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Koelboxen vullen
2 personen
- 21
Prijzen ophalen
- 22
Materialen verzamelen
3 personen
- 23
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 25
Fruit wassen en snijden
2 personen
- 26
Toernooitassen inpakken
2 personen
- 27
Veldindeling controleren
2 personen
Event
- 28
Terrein inspecteren
2 personen
- 29
Materialen uitladen
4 personen
- 30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 31
Partytenten opbouwen
6 personen
- 32
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
- 33
Doelen plaatsen
4 personen
- 34
Vlaggen ophangen
2 personen
- 35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 36
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 37
Dranken koud zetten
2 personen
- 38
Muziek testen
- 39
Omroep testen
- 40
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
3 personen
- 41
Scheidsrechters instrueren
2 personen
- 42
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 43
Teams aanmelden
3 personen
- 44
Teamshirts uitdelen
2 personen
- 45
Opening verzorgen
2 personen
- 46
Wedstrijden begeleiden
8 personen
- 47
Scores registreren
2 personen
- 48
Wedstrijdschema bijwerken
- 49
Teams naar velden verwijzen
2 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Hapjes serveren
3 personen
- 52
Koffie en thee serveren
2 personen
- 53
Afvalbakken legen
2 personen
- 54
Rusttijden aankondigen
- 55
Finalisten bekendmaken
- 56
Finale begeleiden
4 personen
- 57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 58
Groepsfoto maken
2 personen
- 59
Laatste consumptieronde serveren
3 personen
- 60
Publiek laten vertrekken
3 personen
Nazorg
- 61
Doelen en veldmaterialen opruimen
4 personen
- 62
Partytenten afbreken
6 personen
- 63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Catering opruimen
3 personen
- 66
Terrein schoonmaken
4 personen
- 67
Kleedkamers controleren
2 personen
- 68
Materialen inventariseren
2 personen
- 69
Afval afvoeren
2 personen
- 70
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 71
Koelboxen schoonmaken
2 personen
- 72
Overgebleven eten verwerken
2 personen
- 73
Prijzen en materialen opbergen
2 personen
- 74
Deelnemersbedankje versturen
- 75
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 12
- Reserveballenaantal 4
- Pionnenaantal 40
- Markeringshoedjesaantal 80
- Mini-doelenaantal 4
- Doelnettenaantal 4
- Grenslintaantal 4
- Veldbelijningaantal 2
- Fluitjesaantal 8
- Scheidsrechtershorlogesaantal 8
- Hesjes blauwaantal 20
- Hesjes geelaantal 20
- Aanvoerdersbandenaantal 8
- Reservevetersaantal 8
- Ballennetjesaantal 4
- Pompenaantal 3
- Balnaaldenaantal 12
- Koeltassen voor blessuresaantal 4
- Reservehandschoenenaantal 2
- Teamshirtsaantal 80
- EHBO-koffersaantal 2
- Wegwerphandschoenenaantal 2
- Reddingsdekensaantal 8
- Sporttapeaantal 12
- Elastische zwachtelsaantal 12
- Pleistersaantal 100
- Steriele gaasjesaantal 30
- Desinfectiesprayaantal 4
- Instant coldpacksaantal 20
- Thermometersaantal 2
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Kleedkamerbankenaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Megafon
- Printer
- Lamineerapparaat
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Opladersaantal 6
- Rekenmachinesaantal 2
- Stopwatchesaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermometersaantal 2
- Koelmattenaantal 8
- Voedselbakkenaantal 20
- Kruimeldievenaantal 2
Decoratie
- Teamvlaggenaantal 8
- Start- en finishbord
- Wedstrijdschema-bord
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 120
- Tafelnummersaantal 8
- Afzetlintaantal 2
- Ballonnenaantal 100
- Ballongewichtenaantal 8
- Podiumprijzenaantal 3
- Bekersaantal 8
- Medaillelintenaantal 80
- Medaillebak
- Clipboardmappenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Watervaste stiftenaantal 12
- Papieraantal 500
- Printpapieraantal 250
- Plakbandaantal 8
- Ducttapeaantal 6
- Schaaraantal 6
- Touwaantal 4
- Waslijnenaantal 4
- Kabelbindersaantal 100
- Routepijlenaantal 20
- Deelnemersbadgesaantal 120
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalbakken voor klein afvalaantal 6
- Bezemaantal 3
- Blikvangersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 4
- Wasmandenaantal 4
Tips
- Leg eerst de speelduur, pauzes, veldindeling en puntentelling vast. Daarmee kun je berekenen hoeveel wedstrijden haalbaar zijn en voorkom je dat het laatste team pas uren later aan de beurt is.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld de aanmeldtijd, kleedkamers, spelregels, contactpersoon en wat teams zelf moeten meenemen; stuur de definitieve teamindeling daarna nogmaals.
- Plan per speelveld een scheidsrechter en een tafelaar en wijs daarnaast een aanspreekpunt voor vrijwilligers aan. Reserveer minstens één vervanger, want één afmelding kan anders het hele schema vertragen.
- Maak per wedstrijd een map met wedstrijdformulieren, scorebordbladen, een fluitje en een horloge. Leg reserveballen, een pomp, balnaalden, hesjes en koeltassen op een vaste centrale plek.
- Doe boodschappen pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Was en snijd fruit vooraf, vul de koelboxen vóór de eerste wedstrijd en zet bij slecht weer partytenten en een binnenalternatief klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een voetbaltoernooi organiseren?
- Leg het veld en de datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken van tevoren en bevestig teams, schema en deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor het toernooi.
- Hoe maak je een wedstrijdschema voor een voetbaltoernooi?
- Bepaal eerst het aantal teams, velden, wedstrijdduur en pauzes. Plan daarna alle wedstrijden met minimaal 5 minuten wisseltijd en houd een reserveblok van 15 tot 30 minuten vrij voor uitloop.
- Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een voetbaltoernooi?
- Reken bij gelijktijdige wedstrijden op één scheidsrechter per veld en plan minstens één reserve voor het hele toernooi. Voeg per veld een tafelaar toe voor uitslagen en scorebordbladen.
- Wat moet je regelen voor de wedstrijddag?
- Controleer minimaal 2 uur voor de eerste aftrap het veld, de doelen, ballen, hesjes, kleedkamers en geluidsapparatuur. Leg formulieren en materialen per veld klaar en houd een contactlijst, EHBO-materiaal en een weerplan bij de hand.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!