Organiser un tournoi de dames sans perdre le fil
Un tournoi de dames se prépare dans un ordre précis : le lieu et la date d’abord, puis le format, les règles et les inscriptions. La répartition des poules ne peut être finalisée qu’après la clôture des participants. Prévoyez aussi les arbitres, les bénévoles, les feuilles de score et les pendules avant le jour J. Le matin du tournoi, gardez du temps pour récupérer les clés, installer les tables et vérifier chaque jeu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date du tournoi
- 2
Réserver le lieu de jeu
- 3
Établir le programme de la compétition
2 personnes
- 4
Définir les règles du tournoi
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 10
Désigner les arbitres
2 personnes
- 11
Commander les prix
- 12
Commander le catering
- 13
Clôturer la liste des participants
- 14
Établir la répartition par poule
2 personnes
- 15
Imprimer les cartes du concours
- 16
Imprimer les feuilles de score
- 17
Informer les participants
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Vérifier les prix
- 20
Trier le matériel du tournoi
2 personnes
- 21
Récupérer les clés du lieu
- 22
Ouvrir la salle de jeux
2 personnes
- 23
Installer les tables
4 personnes
- 24
Installer les chaises
3 personnes
- 25
Installer les damiers
3 personnes
- 26
Régler les pendules d'échecs
2 personnes
- 27
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 28
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 29
Suspendre la décoration
2 personnes
- 30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Événement
- 31
Enregistrer les participants
4 personnes
- 32
Expliquer les règles du tournoi
- 33
Encadrer la première manche
4 personnes
- 34
Traiter les résultats
2 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 37
Répartir les prochains tours
2 personnes
- 38
Recueillir les messages pour les arbitres
2 personnes
- 39
Accompagner le deuxième tour
4 personnes
- 40
Encadrer le troisième tour
4 personnes
- 41
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
- 42
Animer le quatrième tour
4 personnes
- 43
Servir le repas chaud
4 personnes
- 44
Animer la finale
4 personnes
- 45
Vérifier le score final
2 personnes
- 46
Assurer la remise des prix
3 personnes
- 47
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 48
Rassembler les plateaux de dames
3 personnes
- 49
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 50
Rassembler les déchets
3 personnes
- 51
Faire la vaisselle
3 personnes
- 52
Nettoyer la salle de jeux
4 personnes
- 53
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 54
Retirer la décoration
2 personnes
- 55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 56
Publier les résultats
- 57
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 80
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 6
Matériel de sport
- Plateaux de damesqté 40
- Jeux de damesqté 40
- Pendules de jeu de damesqté 20
- Horloges de secours pour damesqté 2
- Panneaux de séparationqté 40
- Tableau des scores
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Petits bolsqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Tablettesqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Écran de présentation
Décoration
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 50
- Guirlandesqté 6
- Panneaux indicateursqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Demandez les horaires d’accès, le nombre de tables disponibles et le temps nécessaire pour installer les damiers.
- Décrivez le format, les règles et le programme dans l’invitation. Indiquez notamment la durée des rondes, l’heure d’arrivée et la date limite d’inscription, idéalement 7 à 10 jours avant le tournoi.
- Ne préparez les poules qu’après avoir clôturé la liste des participants. Imprimez ensuite les cartes du concours et les feuilles de score en prévoyant quelques exemplaires supplémentaires.
- Attribuez les rôles avant la dernière semaine : arbitres, accueil, suivi des scores, buffet et rangement. Pour une journée complète, prévoyez au moins une personne dédiée à l’accueil et une autre au tableau des scores.
- Faites l’inventaire du matériel la veille : plateaux, jeux, pendules, horloges de secours, rallonges et multiprises. Le jour J, récupérez les clés assez tôt pour installer les tables, les chaises et les panneaux de séparation avant l’arrivée des joueurs.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de dames ?
- Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu, le format et les règles sont fixés, généralement 3 à 4 semaines avant la compétition. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant afin de préparer les poules et le catering.
- Combien de jeux de dames faut-il prévoir ?
- Prévoyez un plateau et un jeu complet par table de jeu, plus au moins 1 à 2 jeux de secours. Ajoutez des pendules adaptées à chaque table et quelques horloges de secours pour remplacer rapidement un appareil défectueux.
- Quand commander les prix et le catering ?
- Commandez les prix au moins 2 semaines avant le tournoi, surtout s’ils doivent être préparés ou personnalisés. Confirmez le nombre de repas et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant, après la clôture des participants.
- Combien de temps faut-il pour installer la salle ?
- Réservez au minimum 60 à 90 minutes avant l’accueil des joueurs. Ce créneau couvre l’installation des tables, chaises, damiers, tableau des scores, table d’inscription et buffet, ainsi qu’un test de l’imprimante et des branchements.
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