Zo organiseer je een damtoernooi zonder wedstrijddagstress
Begin met de datum, speellocatie en toernooivorm; die bepalen hoeveel deelnemers, tafels en speelrondes je aankunt. Leg daarna de regels en het wedstrijdschema vast voordat je uitnodigingen verstuurt en aanmeldingen opent. Sluit de deelnemerslijst op tijd, maak de poule-indeling en druk wedstrijd- en scoreformulieren af. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, goed gesorteerd materiaal en een zaal die minstens 60 minuten voor de eerste partij klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Toernooidatum vastleggen
- 2
Speellocatie reserveren
- 3
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
- 4
Toernooiregels vastleggen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier openen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 10
Scheidingsrechters aanwijzen
2 personen
- 11
Prijzen bestellen
- 12
Catering bestellen
- 13
Deelnemerslijst sluiten
- 14
Indeling per poule maken
2 personen
- 15
Wedstrijdkaarten afdrukken
- 16
Scoreformulieren afdrukken
- 17
Deelnemers informeren
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Prijzen controleren
- 20
Toernooimateriaal sorteren
2 personen
- 21
Locatiesleutels ophalen
- 22
Speelzaal openen
2 personen
- 23
Tafels opstellen
4 personen
- 24
Stoelen neerzetten
3 personen
- 25
Damborden klaarleggen
3 personen
- 26
Damklokken instellen
2 personen
- 27
Registratietafel inrichten
2 personen
- 28
Catering klaarzetten
3 personen
- 29
Versiering ophangen
2 personen
- 30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Event
- 31
Deelnemers registreren
4 personen
- 32
Toernooiregels toelichten
- 33
Eerste ronde begeleiden
4 personen
- 34
Uitslagen verwerken
2 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Hapjes aanvullen
2 personen
- 37
Volgende rondes indelen
2 personen
- 38
Meldingen bij scheidsrechters opnemen
2 personen
- 39
Tweede ronde begeleiden
4 personen
- 40
Derde ronde begeleiden
4 personen
- 41
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
- 42
Vierde ronde begeleiden
4 personen
- 43
Warme maaltijd serveren
4 personen
- 44
Finaleronde begeleiden
4 personen
- 45
Eindstand controleren
2 personen
- 46
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 47
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 48
Damborden verzamelen
3 personen
- 49
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 50
Afval verzamelen
3 personen
- 51
Servies afwassen
3 personen
- 52
Speelzaal schoonmaken
4 personen
- 53
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 54
Versiering verwijderen
2 personen
- 55
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 56
Uitslagen publiceren
- 57
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Dambordenaantal 40
- Damsteensetsaantal 40
- Damklokkenaantal 20
- Reserve-damklokkenaantal 2
- Scheidingsbordjesaantal 40
- Scorebord
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Schaaltjesaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Presentatiescherm
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 50
- Slingersaantal 6
- Pijlbordenaantal 8
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de zaal op basis van het aantal partijen, niet alleen op het aantal deelnemers. Reken per speeltafel op 2 spelers en reserveer daarnaast ruimte voor een registratietafel, buffettafels en doorloop.
- Zet de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor het toernooi dicht. Dan heb je tijd om dieetwensen te verwerken, poules te maken, wedstrijdkaarten af te drukken en deelnemers de definitieve indeling te sturen.
- Leg per speeltafel een dambord, een damsteenset, een damklok en een scoreformulier klaar. Houd minimaal 1 reserve-damklok achter de hand; een defecte klok mag het schema niet stilleggen.
- Plan naast scheidingsrechters ook één persoon voor registratie en één aanspreekpunt voor materiaal en uitslagen. Met drie duidelijke rollen voorkom je dat dezelfde vrijwilliger tegelijk spelers zoekt, scores controleert en vragen beantwoordt.
- Open de speelzaal minimaal 60 minuten vooraf. Zet eerst tafels en stoelen neer, controleer verlengkabels en stekkerdozen, leg het materiaal per tafel klaar en test laptop, tablets, printer en speakers voordat deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tafels heb je nodig voor een damtoernooi?
- Voor een partij heb je één tafel en twee stoelen nodig. Deel het aantal gelijktijdige partijen door het aantal beschikbare tafels en tel minimaal 1 tafel op voor registratie; bij 32 spelers heb je bijvoorbeeld 16 speeltafels plus een registratietafel nodig als iedereen tegelijk speelt.
- Hoe lang duurt een damtoernooi?
- Plan per speelronde de maximale speeltijd plus 10 tot 15 minuten voor uitslagen en wisselen. Bij 4 rondes van 45 minuten en 15 minuten tussen de rondes ben je ongeveer 4 uur bezig, exclusief opbouw en prijsuitreiking.
- Wanneer moet je de inschrijving voor een damtoernooi sluiten?
- Sluit de deelnemerslijst bij voorkeur 7 dagen voor de speeldatum. Je hebt die termijn nodig voor de poule-indeling, definitieve catering, wedstrijdkaarten, scoreformulieren en een laatste deelnemersbericht.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een damtoernooi?
- Reken bij een klein toernooi op minimaal 3 vrijwilligers: één voor registratie, één voor uitslagen en materiaal en één of meer scheidingsrechters. Vanaf ongeveer 40 deelnemers is een extra persoon voor registratie en zaalcoördinatie praktisch.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!