Organiser un tournoi de curling sans rien laisser au hasard

Un tournoi de curling se prépare dans un ordre précis : commencez par réserver la piste, puis ouvrez les inscriptions avant de composer les équipes et le planning. Prévoyez assez de temps pour confirmer les besoins alimentaires, vérifier le matériel et transmettre les informations pratiques. Les oublis fréquents concernent les horaires de match, les formulaires imprimés, les badges et le briefing des bénévoles. Le jour J, gardez une personne responsable des scores, du micro et de la restauration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2
Réserver la piste de curling
3
Commander le catering
4
Établir la liste des participants
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Former les équipes
2 personnes
9
Établir le planning des matchs
2 personnes
10
Préparer les règles du jeu
11
Planifier les accompagnateurs
12
Vérifier les besoins en matériel
2 personnes
13
Commander les prix et médailles
14
Envoyer les informations sur l’itinéraire
15
Confirmer définitivement la restauration
16
Vérifier le nombre de participants
17
Envoyer le briefing des bénévoles
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer les prix et les médailles
21
Imprimer les formulaires de match
22
Imprimer la répartition des équipes
23
Créer les badges des participants
2 personnes
24
Tester la musique et le micro
2 personnes
25
Portionner le catering
2 personnes
26
Charger le matériel
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Signaler l’entrée
2 personnes
29
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter le buffet traiteur
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Préparer le matériel de curling
3 personnes
35
Installer les tables de score
2 personnes
36
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

37
Accueillir les capitaines d’équipe
2 personnes
38
Enregistrer les participants
3 personnes
39
Distribuer les badges
2 personnes
40
Expliquer les règles du jeu
41
Guider les équipes vers les postes
3 personnes
42
Animer la ronde d'ouverture
4 personnes
43
Enregistrer les scores
3 personnes
44
Mettre à jour le programme des matchs
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
48
Animer les manches intermédiaires
4 personnes
49
Annoncer la pause
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Animer la finale
4 personnes
52
Vérifier les scores finaux
2 personnes
53
Préparer la remise des prix
2 personnes
54
Annonce des gagnants
55
Remettre les médailles et les prix
2 personnes
56
Encadrer le départ des participants
2 personnes

Suivi

57
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
58
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
59
Ranger le matériel
4 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
61
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
64
Laisser le lieu propre
3 personnes
65
Ranger les provisions restantes
2 personnes
66
Rapporter le matériel
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Matériel de sport

Pierres de curlingqté 32
Balais de curlingqté 16
Patinsqté 40
Chaussures de curlingqté 40
Blocs de départqté 8
Giletsqté 40
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Mètres rubansqté 4
Siffletsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 6

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Affiches du matchqté 4
Nappesqté 8
Badges des participantsqté 50
Porte-badgesqté 50
Médaillesqté 12
Trophées pour les gagnantsqté 3
Rubansqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 3
Éléments pharesqté 3
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampes à batterieqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez la piste avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de relancer les retardataires et de former des équipes équilibrées.
Construisez le planning des matchs après la clôture des inscriptions. Prévoyez quelques minutes entre deux rencontres pour changer les équipes, mettre à jour les panneaux de score et éviter les retards en cascade.
Vérifiez le matériel au moins 7 jours avant : pierres, balais, patins ou chaussures, gilets, chronomètres, sifflets et mètres rubans. Testez aussi le micro, les haut-parleurs, l’ordinateur et les rallonges avant l’arrivée des participants.
Confirmez définitivement le catering 3 à 5 jours avant en fonction du nombre réel de participants et des besoins alimentaires. Le jour du tournoi, répartissez les portions avant l’ouverture du buffet pour éviter une file d’attente pendant les matchs.
Envoyez le briefing des bénévoles la veille, avec les horaires, les rôles et le point de rendez-vous. Imprimez également les formulaires de match, la répartition des équipes et les badges : ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de curling ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la piste, recueillir les inscriptions, commander les médailles et finaliser le planning au moins 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il clôturer les inscriptions au tournoi de curling ?: Fixez la clôture 7 à 10 jours avant le tournoi. Il restera alors assez de temps pour former les équipes, confirmer le nombre de participants au catering et imprimer les documents.
Combien de temps prévoir entre deux matchs de curling ?: Prévoyez au minimum 10 à 15 minutes entre deux matchs. Ce créneau sert à changer les équipes, actualiser les scores et gérer un éventuel retard sans décaler toute la journée.
Quand confirmer le nombre de repas pour un tournoi de curling ?: Confirmez le nombre définitif 3 à 5 jours avant le tournoi. Vérifiez à ce moment-là les allergies, les régimes particuliers et les portions nécessaires pour les participants et les accompagnateurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.