Organiser un tournoi de curling, étape par étape

Un tournoi de curling se prépare d’abord autour de la piste : sa disponibilité détermine les horaires, le nombre d’équipes et le format des matchs. Réservez-la avant d’ouvrir les inscriptions, puis fixez les règles, le programme et la répartition des équipes. Les détails qui prennent le plus de temps sont souvent les besoins alimentaires, les arbitres, les feuilles de score et les récompenses. Prévoyez aussi un responsable du matériel et un accueil distinct pour éviter les retards au lancement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver la piste de curling
3
Établir le programme de la compétition
2 personnes
4
Définir les règles du tournoi
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Contacter les sponsors
2 personnes
8
Commander les prix
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir la répartition des équipes
2 personnes
12
Confirmer les participants
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Confirmer les arbitres
15
Réserver le catering
16
Créer la playlist musicale
17
Créer les badges et les cartes d’équipe
2 personnes
18
Imprimer les feuilles de score
19
Envoyer les informations aux participants
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier les prix et les médailles
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer les cartes d’équipe
26
Vérifier les informations météo et de voyage
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Nettoyer l’espace d’accueil
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Monter le buffet traiteur
3 personnes
32
Remplir les glacières
2 personnes
33
Préparer le matériel de curling
4 personnes
34
Installer les tableaux de score
2 personnes
35
Distribuer les feuilles de match
2 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
38
Briefer les arbitres
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
41
Accueillir les participants
3 personnes
42
Distribuer les cartes d’équipe
2 personnes
43
Annoncer l'ouverture
44
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
45
Accompagner la première session de jeu
6 personnes
46
Saisir les scores
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Encadrer le deuxième tour
6 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Débarrasser les tables de pause
2 personnes
52
Encadrer le troisième tour de jeu
6 personnes
53
Servir le repas chaud
4 personnes
54
Mettre à jour les classements de la compétition
2 personnes
55
Animer la finale
6 personnes
56
Vérifier les scores finaux
2 personnes
57
Annonce des gagnants
2 personnes
58
Remettre les prix
3 personnes
59
Prendre une photo de groupe
2 personnes
60
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

61
Emballer le catering restant
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Rapporter le matériel de curling
4 personnes
66
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
67
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
68
Vérifier les toilettes
2 personnes
69
Fermer le lieu
2 personnes
70
Retourner le matériel de caution
2 personnes
71
Classer les factures et les reçus
72
Publier les résultats
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Meuble de bar
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Matériel de sport

Pierres de curlingqté 32
Balais de curlingqté 32
Patinsqté 40
Chaussures de curlingqté 40
Chasubles d’équipeqté 32
Disques de marquageqté 24
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Marqueurs pour le tableau de scoreqté 12
Sifflets de compétitionqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Chargeurs mobilesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Louchesqté 6
Pinces de cuisineqté 4
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Panneaux de dossardqté 16
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Pancarte de scène

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez la piste avant d’annoncer la date : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir un créneau, confirmer les horaires et organiser le catering autour de la compétition.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous aurez alors le temps de répartir les équipes, confirmer les participants et imprimer les badges, cartes d’équipe et feuilles de score.
Écrivez les règles sur une page avant l’envoi des invitations : format des matchs, durée des manches, système de classement et procédure en cas d’égalité. Les arbitres pourront ainsi appliquer les mêmes consignes à chaque équipe.
N’attendez pas le matin du tournoi pour vérifier les pierres, balais, chaussures, patins, chasubles, chronomètres et panneaux de score. Faites un contrôle complet la veille et chargez l’ordinateur, le microphone et les appareils nécessaires.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas plusieurs heures avant l’arrivée des joueurs. Gardez une liste séparée des besoins alimentaires recueillis à l’inscription afin de transmettre les quantités exactes au catering.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de curling ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la piste, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions, commander les prix et confirmer les arbitres.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de curling ?: Fermez-les 10 à 14 jours avant la compétition. Il restera assez de temps pour traiter les inscriptions, répartir les équipes, confirmer les participants et imprimer les documents.
Combien de temps prévoir pour le programme d’un tournoi de curling ?: Prévoyez environ 30 minutes pour l’accueil et les consignes, puis bloquez des créneaux de 60 à 90 minutes par match selon le format choisi. Ajoutez au moins 15 minutes entre deux rotations pour les changements et la mise à jour des scores.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Contrôlez le matériel la veille et préparez les cartes d’équipe, les feuilles de score et les récompenses à ce moment-là. Refroidissez les boissons et disposez les en-cas 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants.

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