Organiser un tournoi de bridge sans rien laisser au hasard

Un tournoi de bridge se prépare dans un ordre précis : choisir le lieu et le format, fixer le nombre de tables, puis gérer les inscriptions et les matchs. Le responsable du match doit disposer assez tôt du planning, du système de scores et des feuilles nécessaires. Prévoyez aussi les réserves, le repas et l’installation de la salle : ce sont les points souvent réglés trop tard. Ce plan vous accompagne de la première décision à la remise des trophées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le format du tournoi
2 personnes
3
Désigner le responsable du match
4
Établir le budget
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Déterminer les prix et les frais d’inscription
2 personnes
8
Réserver le catering
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Contacter les couples de réserve
13
Établir le planning des matchs
2 personnes
14
Configurer le traitement des scores
2 personnes
15
Commander les prix
16
Vérifier les cartes à jouer
2 personnes
17
Composer des kits Bridges
2 personnes
18
Imprimer les numéros de table
19
Imprimer les feuilles de score
20
Envoyer les indications d'accès
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Préparer les prix et le matériel
2 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier la salle
2 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Installer les tables de bridge
3 personnes
29
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Accueillir les participants
3 personnes
35
Encaisser les frais d’inscription
2 personnes
36
Donner les consignes de départ
37
Encadrer les tours du tournoi
2 personnes
38
Vérifier les scores
2 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
43
Calculer les résultats
2 personnes
44
Remettre les prix
2 personnes
45
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

46
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
47
Démonter les tables de bridge
3 personnes
48
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
49
Faire la vaisselle
2 personnes
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Nettoyer la salle
3 personnes
52
Vérifier le matériel
2 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
54
Publier les résultats
55
Remercier les participants
56
Conserver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bridgeqté 6
Tables pour buffetqté 2
Chaisesqté 52
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 52
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Petits bolsqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 6

Équipement

Bridgematesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Cartes à jouerqté 24
Panneaux de menuqté 24
Bacs de mise aux enchèresqté 24
Tapis de bridgeqté 6
Étuis à cartesqté 6

Papeterie

Feuilles de scoreqté 150
Stylosqté 60
Numéros de tableqté 6
Programmesqté 60
Badges nominatifsqté 60

Décoration

Trophéesqté 3
Certificats de prixqté 3
Décoration de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le format et la capacité de la salle. Comptez les tables de bridge, les chaises et les passages avant d’ouvrir les inscriptions ; gardez quelques couples de réserve pour compenser les désistements.
Fixez une date limite d’inscription et de paiement au moins 7 jours avant le tournoi. Vous pourrez alors confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et réserver le catering sur une base fiable.
Ne laissez pas le traitement des scores au jour J. Testez les Bridgemates, l’ordinateur et l’imprimante quelques jours avant, puis prévoyez les feuilles de score et des stylos en secours.
Préparez un kit par table : cartes, étui, tapis, bac d’enchères, numéro de table et feuilles de score. Faites cette vérification la veille afin de repérer les jeux ou accessoires manquants.
Ouvrez la salle au moins 90 minutes avant l’arrivée des joueurs. Installez les tables, les numéros, le café et les panneaux de menu, puis vérifiez les rallonges et multiprises avant le premier match.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de bridge ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le format, d’ouvrir les inscriptions, de commander les prix et de confirmer le catering au moins 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de bridge ?: Clôturez-les 7 jours avant le tournoi, ou plus tôt si le lieu et le repas ont une capacité limitée. Vous aurez ainsi le temps d’établir le planning et de contacter les couples de réserve.
Quel matériel faut-il prévoir pour chaque table de bridge ?: Préparez quatre chaises et un ensemble complet de jeu par table : cartes, étui, tapis, bac d’enchères, numéro de table et feuilles de score. Ajoutez des stylos de rechange et vérifiez les Bridgemates avant l’ouverture.
À quelle heure ouvrir la salle le jour du tournoi ?: Ouvrez-la 90 minutes avant l’accueil des joueurs. Ce créneau permet de vérifier la disposition des tables, le matériel de score, le café, les indications et les prix.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.