Organiser un tournoi de bloc sans rien laisser au hasard

Un tournoi de bloc repose sur trois éléments à verrouiller dans le bon ordre : le format, la salle et le parcours. Commence par fixer la date et le nombre de participants, puis rédige un règlement compréhensible avant d’ouvrir les inscriptions. Les points souvent oubliés arrivent ensuite : besoins alimentaires, répartition des bénévoles, consignes du jury et impression des cartes de score. Prévois aussi une vraie phase de vérification la veille, notamment pour les prises, les tapis, la sonorisation et les récompenses.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Définir le format du concours
2 personnes
3
Réserver une salle d'escalade de bloc
4
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
5
Définir les catégories de prix
2 personnes
6
Créer le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Envoyer la confirmation aux participants
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Désigner les membres du jury
2 personnes
14
Envoyer les consignes du jury
15
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
16
Sélectionner les problèmes de bloc
3 personnes
17
Planifier la construction du parcours
2 personnes
18
Commander les prix
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Imprimer la liste des participants
21
Imprimer les cartes de score
22
Imprimer les cartes d'itinéraire
23
Préparer les dossards
2 personnes
24
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Vérifier les murs d’escalade de bloc
3 personnes
28
Fixer les poignées desserrées
2 personnes
29
Signaler les problèmes du concours
3 personnes
30
Vérifier les tapis de chute
2 personnes
31
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Installer les tables du jury
2 personnes
33
Aménager la zone des participants
3 personnes
34
Monter la table de catering
2 personnes
35
Mettre en place la table des prix
2 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Vérifier l'éclairage
2 personnes
38
Préparer les feuilles de score
2 personnes

Événement

39
Distribuer les dossards
3 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Expliquer les règles du match
2 personnes
42
Animer l'échauffement
2 personnes
43
Distribuer les cartes de score
3 personnes
44
Encadrer le tour de qualification
6 personnes
45
Vérifier les scores
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Informer les participants
2 personnes
50
Annoncer les finalistes
2 personnes
51
Installer la finale
4 personnes
52
Encadrer la finale
6 personnes
53
Traiter les scores finaux
3 personnes
54
Préparer la remise des prix
3 personnes
55
Annonce des gagnants
2 personnes
56
Remettre les médailles
3 personnes
57
Prendre une photo de groupe
2 personnes
58
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

59
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Trier les déchets
3 personnes
63
Nettoyer les sols
3 personnes
64
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
65
Archiver les feuilles de score
66
Publier les résultats
67
Envoyer un message de remerciement
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Évacuer les emballages vides
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Finaliser la salle d’escalade de bloc
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Brosses à blocqté 12
Sacs de magnésiumqté 8
Magnésium liquideqté 6
Numéros de départqté 80
Fiches de scoreqté 160
Cartes d’itinéraireqté 120
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Mètre rubanqté 2
Prises d’escalade de rechangeqté 20
Clés Allenqté 4
Tournevisqté 4
Tapis de chuteqté 12
Trousse de premiers secours
Packs de froidqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Tabletteqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 10
Carafeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 20
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Thermomètres de réfrigérateurqté 2

Décoration

Fanions de fêteqté 4
Ballonsqté 60
Banderole de départ
Panneau de table des prix
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe d’abord la capacité de la salle et le format du concours : ces deux décisions déterminent le nombre de catégories, de problèmes de bloc et de bénévoles nécessaires.
Ouvre les inscriptions avec une date limite précise, puis envoie une confirmation à chaque participant. Relance les personnes dont le dossier ou le paiement est incomplet au moins 7 jours avant le tournoi.
Prépare le parcours suffisamment tôt pour pouvoir le tester. Vérifie chaque problème de bloc, les prises de rechange, les clés Allen, les tournevis et le ruban de balisage avant l’arrivée des concurrents.
Donne au jury des consignes écrites et un exemple de fiche de score. Une réunion de 30 minutes avant l’ouverture évite les interprétations différentes du règlement.
Imprime les listes de participants, les dossards, les cartes de score et les cartes d’itinéraire au plus tard la veille. Garde des exemplaires vierges, une imprimante et des batteries externes pour les corrections de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de bloc ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les 2 premières semaines servent à réserver la salle et définir le format, puis il reste généralement 4 à 6 semaines pour les inscriptions, le parcours, le jury et la logistique.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de bloc ?: Compte environ 1 bénévole pour 15 à 20 participants, puis ajoute au moins 2 personnes pour l’accueil et la coordination. Pour 60 grimpeurs, prévois donc 3 à 4 bénévoles opérationnels, plus les membres du jury.
Quand faut-il préparer les problèmes de bloc ?: Commence la sélection 3 à 4 semaines avant le tournoi et planifie la construction du parcours au plus tard 7 jours avant. Réserve ensuite une demi-journée pour tester les blocs et corriger ceux qui sont trop faciles ou dangereux.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de bloc ?: Contrôle les inscriptions, les dossards, les fiches de score, les récompenses, les tapis de chute et la trousse de premiers secours. Teste aussi le microphone, la sonorisation, l’imprimante et les rallonges au moins 2 heures avant l’ouverture.

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