Cómo organizar un torneo de boulder paso a paso

Organizar un torneo de boulder empieza mucho antes de colocar los dorsales. Primero necesitas cerrar la fecha, reservar la sala y decidir el formato, las categorías y las reglas. Después se coordinan las inscripciones, los jueces, los voluntarios y el trazado de los problemas. La última semana sirve para confirmar participantes, imprimir tarjetas y revisar que el material, los premios y la logística estén listos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del torneo
2 personas
2
Definir el formato de la competición
2 personas
3
Reservar la sala de boulder
4
Redactar las reglas de la competición
2 personas
5
Definir categorías de premios
2 personas
6
Crear el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar anuncio en redes sociales
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Enviar confirmación a los participantes
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Designar a los miembros del jurado
2 personas
14
Enviar las instrucciones al jurado
15
Crear el horario de voluntarios
2 personas
16
Seleccionar los problemas de boulder
3 personas
17
Planificar el trazado del recorrido
2 personas
18
Encargar premios
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Imprimir la lista de participantes
21
Imprimir las tarjetas de puntuación
22
Imprimir mapas de ruta
23
Preparar los dorsales
2 personas
24
Comprobar premios y medallas
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Comprobar los muros de boulder
3 personas
28
Asegurar los tiradores sueltos
2 personas
29
Marcar los problemas de la competición
3 personas
30
Comprobar los colchones de caída
2 personas
31
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
32
Montar las mesas del jurado
2 personas
33
Montar la zona de participantes
3 personas
34
Montar la mesa de catering
2 personas
35
Montar la mesa de premios
2 personas
36
Probar el sistema de sonido
2 personas
37
Comprobar la iluminación
2 personas
38
Colocar las tarjetas de puntuación
2 personas

Evento

39
Repartir dorsales
3 personas
40
Registrar a los participantes
3 personas
41
Explicar las reglas del concurso
2 personas
42
Guiar el calentamiento
2 personas
43
Repartir tarjetas de puntuación
3 personas
44
Coordinar la ronda de clasificación
6 personas
45
Comprobar puntuaciones
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer snacks
2 personas
48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
49
Informar a los participantes
2 personas
50
Anunciar a los finalistas
2 personas
51
Preparar la final
4 personas
52
Coordinar la final
6 personas
53
Procesar las puntuaciones finales
3 personas
54
Preparar la entrega de premios
3 personas
55
Anunciar a los ganadores
2 personas
56
Entregar las medallas
3 personas
57
Hacer una foto de grupo
2 personas
58
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

59
Recoger el material de competición
4 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Recoger el catering
3 personas
62
Clasificar residuos
3 personas
63
Limpiar los suelos
3 personas
64
Limpiar los sanitarios
2 personas
65
Archivar las hojas de puntuación
66
Publicar los resultados
67
Enviar mensaje de agradecimiento
68
Registrar los objetos perdidos
69
Desechar los envases vacíos
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Entregar la sala de boulder
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 24
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Papeleracant. 6

Material deportivo

Cepillos para bouldercant. 12
Bolsas de magnesiocant. 8
Magnesio líquidocant. 6
Dorsalescant. 80
Tarjetas de puntuacióncant. 160
Tarjetas de rutacant. 120
Conoscant. 20
Cinta de señalizacióncant. 4
Cinta métricacant. 2
Garras de escalada de repuestocant. 20
Llaves Allencant. 4
Destornilladorescant. 4
Colchonetas de caídacant. 12
Botiquín de primeros auxilios
Cold packscant. 8

Equipo

Portátil
Tabletacant. 2
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externas recargablescant. 4
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 40
Bandejas de servircant. 10
Jarracant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Termómetros de neveracant. 2

Decoración

Banderines festivoscant. 4
Globoscant. 60
Pancarta de salida
Cartel de mesa de premios
Tarjetas de nombrecant. 80

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Linternas a pilascant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato antes de abrir las inscripciones: especifica categorías, sistema de puntuación, número de problemas y duración de cada fase. Si cambias las reglas después, tendrás que reenviar la información a todos los participantes.
Reserva la sala con margen y confirma por escrito el horario de montaje, competición y desmontaje. El día del torneo, calcula al menos 60 minutos para colocar señalización, mesas, dorsales, tarjetas de puntuación y material de registro.
No dejes jueces y voluntarios para el final. Recluta los puestos con al menos 3 semanas de antelación y envía las instrucciones junto con un horario claro; así cada turno tiene una persona responsable y una hora de relevo.
Planifica el recorrido con una revisión de seguridad antes de imprimir las tarjetas. Comprueba especialmente las colchonetas de caída, la cinta de señalización, las presas de repuesto y las herramientas necesarias para corregir un problema el mismo día.
Haz una prueba completa del registro una semana antes: portátil o tableta, impresora, dorsales, lista de participantes y tarjetas. Lleva también copias impresas, baterías externas y alargadores; una incidencia técnica no debería detener las puntuaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de boulder?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva la sala y define el formato al principio; deja las confirmaciones finales, las compras y las impresiones para la última semana.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de un torneo de boulder?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes de la competición. Ese plazo permite imprimir la lista, preparar los dorsales y tarjetas de puntuación, confirmar preferencias dietéticas y ajustar los turnos de voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un torneo de boulder?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada 15-20 participantes durante el registro y la puntuación, además de los jueces designados. Añade al menos 2 personas de reserva para cubrir descansos o ausencias.
¿Cuánto tiempo debe durar un torneo de boulder?: Para una competición de una sola fase, reserva normalmente entre 3 y 4 horas, más 60 minutos de montaje. Añade tiempo para la entrega de premios y evita programar el registro justo al inicio: abrirlo 30-45 minutos antes reduce las colas.

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