Organiser un tournoi d’écran sans perdre le fil

Un tournoi d’écran se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, format et règlement doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, il faut gérer les participants, les besoins alimentaires, les arbitres et le planning des matchs. Le jour J, l’installation des pistes, du pointage et du bureau d’inscription doit suivre un ordre précis. Ce plan vous aide à éviter les oublis qui ralentissent les premières rencontres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Définir le format du tournoi
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les arbitres
10
Clôturer la liste des participants
11
Établir le planning des matchs
2 personnes
12
Répartir les poules
2 personnes
13
Attribuer les numéros de départ
14
Commander les prix et médailles
15
Envoyer les informations aux participants
16
Vérifier le matériel sportif
3 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Préparer le matériel d’impression
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Marquer le sol et les pistes
4 personnes
21
Dérouler les pistes de protection
6 personnes
22
Brancher l’équipement de pointage
4 personnes
23
Installer les tables de compétition
3 personnes
24
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
25
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
26
Installer les prix et la signalisation
2 personnes
27
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
28
Briefer les arbitres
3 personnes

Événement

29
Accueillir les participants
4 personnes
30
Enregistrer la présence
2 personnes
31
Effectuer le contrôle du matériel
3 personnes
32
Ouvrir le tournoi
33
Encadrer les matchs de poule
8 personnes
34
Traiter les scores de la compétition
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
37
Publier les classements intermédiaires
38
Servir les en-cas de pause
3 personnes
39
Animer la finale
8 personnes
40
Rassembler les feuilles de match
2 personnes
41
Annoncer la finale
42
Remettre les prix
3 personnes
43
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

44
Collecter les déchets
3 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Éteindre le système de pointage
2 personnes
47
Emballer le matériel de sport
4 personnes
48
Remettre les pistes en état
6 personnes
49
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
50
Nettoyer le lieu
4 personnes
51
Retourner le matériel loué
2 personnes
52
Publier les résultats
53
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Pistes de protectionqté 6
Enrouleurs de pisteqté 6
Épées électriquesqté 12
Fleuret électriqueqté 12
Sabres électriquesqté 12
Masques d’escrimeqté 24
Gilets de sécuritéqté 24
Gants d’escrimeqté 24
Armes de réserveqté 12
Cordons de corps de réserveqté 12
Câbles de rechangeqté 12
Machines de scoreqté 6
Sifflets d’arbitreqté 8
Numéros de départqté 60
Cônesqté 24
Trousse de premiers secours

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleur
Microphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 3

Décoration

Bannière du tournoi
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Médaillesqté 12
Trophées pour les gagnantsqté 3
Courses

Conseils

Fixez le format avant d’envoyer les invitations : nombre de poules, système d’élimination, durée des matchs et critères de départage doivent figurer dans le règlement.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir les poules et le planning. Prévoyez au moins quelques jours pour vérifier les doublons, les désistements et les besoins alimentaires.
Confirmez les arbitres avant de publier les horaires. Pour chaque piste, prévoyez aussi un sifflet, une machine de score fonctionnelle et du matériel de réserve.
Testez le pointage avant l’arrivée des participants : branchez l’ordinateur, les machines, les rallonges et les multiprises, puis vérifiez chaque câble de remplacement.
Installez d’abord les pistes de protection et le marquage au sol, puis les tables de compétition et le bureau d’inscription. Gardez les armes, masques, gants et cordons de réserve accessibles, pas dans des cartons fermés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’écran ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, lancer les inscriptions, confirmer les arbitres, commander les médailles et finaliser le planning.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi d’écran ?: Clôturez-les au moins 5 à 7 jours avant la compétition. Vous pourrez ainsi répartir les poules, attribuer les numéros de départ et envoyer les horaires définitifs.
Combien de pistes faut-il prévoir pour un tournoi d’écran ?: Le nombre dépend du format et du nombre de participants, mais comptez une piste par match simultané, plus une piste ou du matériel de réserve si l’espace le permet. Vérifiez aussi que chaque piste dispose d’une alimentation et d’un système de pointage testés.
Que faut-il vérifier le matin du tournoi d’écran ?: Arrivez au moins 2 heures avant l’accueil. Marquez le sol, déroulez les pistes de protection, branchez le pointage, installez les tables et testez les armes électriques, les câbles et les machines de score avant le premier match.

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