Organiser un tournoi d’échecs pour un jubilé

Un tournoi d’échecs de jubilé se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un moment convivial. Commencez par fixer la date, le lieu et le format avant d’ouvrir les inscriptions : ces choix déterminent le nombre de tables, de pendules et de bénévoles nécessaires. Prévoyez ensuite le règlement, les rondes, les récompenses et l’accueil. La dernière semaine sert surtout à vérifier les participants, confirmer le traiteur et réunir le matériel de jeu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le format du tournoi
2 personnes
3
Fixer le montant des prix
2 personnes
4
Commander les prix et les coupes
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Rédiger le règlement du tournoi
2 personnes
12
Préparer le planning des matchs
2 personnes
13
Vérifier la liste des participants
2 personnes
14
Envoyer la confirmation aux participants
15
Confirmer la réservation du lieu
16
Réserver le catering
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Récupérer les prix
19
Faire les courses
2 personnes
20
Imprimer les feuilles de score
21
Créer des badges nominatifs
2 personnes
22
Créer la répartition des participants
2 personnes
23
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Préparer les échiquiers
3 personnes
28
Régler les horloges
3 personnes
29
Installer les numéros de compétition
2 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Mettre en place la table des prix
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Placer les panneaux d’information
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Monter le buffet
3 personnes
37
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

38
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
39
Accueillir les participants
2 personnes
40
Encaisser les frais d’inscription
41
Intégrer les dernières modifications
2 personnes
42
Ouverture et explication
2 personnes
43
Encadrer la première manche
3 personnes
44
Saisir les résultats du premier tour
2 personnes
45
Accompagner le deuxième tour
3 personnes
46
Saisir les résultats du deuxième tour
2 personnes
47
Servir les boissons de la pause
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Encadrer le troisième tour
3 personnes
50
Saisir les résultats du troisième tour
2 personnes
51
Servir le repas
4 personnes
52
Dégager les tables
3 personnes
53
Animer le quatrième tour
3 personnes
54
Saisir les résultats du quatrième tour
2 personnes
55
Animer la finale
3 personnes
56
Vérifier le score final
2 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Prendre une photo de groupe
2 personnes
59
Servir les dernières consommations
2 personnes

Suivi

60
Rassembler le matériel d'échecs
3 personnes
61
Démonter le mobilier
4 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Fermer le lieu
2 personnes
69
Vérifier les jeux d’échecs
2 personnes
70
Rapporter le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de buffetqté 3
Table des prix
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Échiquiersqté 35
Pièces d’échecsqté 35
Pendules d'échecsqté 35
Pièces d’échecs de rechangeqté 5
Réveils d'échecs de réserveqté 3
Panneau de démonstration
Matériel de démonstration
Feuilles de scoreqté 180
Stylosqté 80
Presse-papiersqté 10
Dossier du tournoi
Badges nominatifsqté 70
Cartes de numéros de tableqté 35
Prixqté 8
Gobeletsqté 3
Médaillesqté 20

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 5
Routeur wifi
Microphone
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Chargeursqté 4
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 4
plateauxqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Poubellesqté 6

Décoration

Bannière d’anniversaire
Nappesqté 14
Décoration d’échecsqté 10
Ballonsqté 60
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de tableqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Sacs poubelleqté 50
Essuie-toutqté 6
Papier toiletteqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’envoyer les invitations : indiquez le nombre de rondes, la cadence et la durée prévue afin que les participants sachent à quoi s’engager.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, préparer la répartition et envoyer une confirmation à chaque joueur.
Prévoyez une pendule et un échiquier de secours pour 10 tables de jeu. Ajoutez aussi des pièces de rechange : une pièce manquante peut interrompre une partie au mauvais moment.
Préparez le planning des matchs et les feuilles de score la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, avec au moins 10 % de marge par rapport au nombre de parties prévues.
Organisez l’espace en trois zones dès l’installation : inscription, tables de jeu et remise des prix. Ouvrez le lieu 90 minutes avant le début pour installer les tables, tester le Wi-Fi et vérifier le microphone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’échecs ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour un tournoi de jubilé avec inscriptions, récompenses et traiteur. Commencez 6 semaines à l’avance si vous attendez plus de 40 participants ou si le lieu doit être réservé.
Quand faut-il envoyer les invitations au tournoi d’échecs ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date du tournoi. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de finaliser les rondes et les badges nominatifs.
Combien d’échiquiers faut-il prévoir pour un tournoi ?: Prévoyez un échiquier par table de jeu, selon le nombre de parties simultanées. Ajoutez au minimum un échiquier complet de réserve et une pendule de secours pour éviter un arrêt en cas de problème.
Quand préparer le planning des matchs ?: Préparez une première version dès que les inscriptions sont ouvertes, puis finalisez-la 3 à 5 jours avant le tournoi. Vérifiez encore la liste des participants la veille et imprimez les feuilles de score après cette dernière vérification.

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