Cómo organizar un torneo de ajedrez de aniversario

Empieza por fijar la fecha, el lugar y el formato: esas tres decisiones determinan el número de partidas, las mesas y la duración del torneo. Después abre las inscripciones, redacta un reglamento breve y prepara el programa de partidos con tiempo. La semana anterior conviene cerrar la lista de participantes, las preferencias dietéticas y los voluntarios. El día del aniversario, el registro, los relojes, las hojas de puntuación y los premios deben estar listos antes de recibir al primer jugador.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir el formato del torneo
2 personas
3
Fijar el premio en metálico
2 personas
4
Encargar premios y copas
5
Redactar invitaciones
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Redactar el reglamento del torneo
2 personas
12
Preparar el programa de partidos
2 personas
13
Comprobar la lista de participantes
2 personas
14
Enviar confirmación a los participantes
15
Confirmar la reserva del recinto
16
Reservar el catering
17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
18
Recoger los premios
19
Hacer la compra
2 personas
20
Imprimir formularios de puntuación
21
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
22
Hacer la distribución de participantes
2 personas
23
Preparar premios y materiales
2 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Preparar los tableros de ajedrez
3 personas
28
Ajustar los relojes
3 personas
29
Colocar los números de competición
2 personas
30
Montar la mesa de registro
2 personas
31
Montar la mesa de premios
2 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Colocar los paneles informativos
2 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Montar el buffet
3 personas
37
Probar el sonido y el micrófono
2 personas

Evento

38
Atender la mesa de registro
2 personas
39
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
40
Cobrar la cuota de inscripción
41
Procesar los últimos cambios
2 personas
42
Dar la bienvenida y explicar
2 personas
43
Guiar la primera ronda
3 personas
44
Introducir los resultados de la primera ronda
2 personas
45
Guiar la segunda ronda
3 personas
46
Introducir los resultados de la segunda ronda
2 personas
47
Servir bebidas del descanso
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Acompañar la tercera ronda
3 personas
50
Introducir los resultados de la tercera ronda
2 personas
51
Servir la comida
4 personas
52
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
53
Dirigir la cuarta ronda
3 personas
54
Introducir los resultados de la cuarta ronda
2 personas
55
Guiar la ronda final
3 personas
56
Comprobar la clasificación final
2 personas
57
Gestionar la entrega de premios
3 personas
58
Hacer una foto de grupo
2 personas
59
Servir las últimas bebidas
2 personas

Seguimiento

60
Reunir material de ajedrez
3 personas
61
Desmontar el mobiliario
4 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Retirar la decoración
2 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Recoger objetos perdidos
68
Cerrar el recinto
2 personas
69
Comprobar los juegos de ajedrez
2 personas
70
Devolver el material
2 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Publicar los resultados
73
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 70
Mesa de registro
Mesa del bufécant. 3
Mesa de premios
Percheroscant. 2

Material deportivo

Tableros de ajedrezcant. 35
Piezas de ajedrezcant. 35
Relojes de ajedrezcant. 35
Piezas de ajedrez de repuestocant. 5
Relojes de ajedrez de repuestocant. 3
Panel de demostración
Piezas de demostración
Hojas de puntuacióncant. 180
Bolígrafoscant. 80
Portapapelescant. 10
Carpeta del torneo
Tarjetas de nombrecant. 70
Tarjetas con números de mesacant. 35
Premioscant. 8
Vasoscant. 3
Medallascant. 20

Equipo

Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 5
Router wifi
Micrófono
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cargadorescant. 4
Baterías externascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 70
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 10
Cubiertos de serviciocant. 8
Jarrascant. 6
Termoscant. 4
bandejascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzas de servircant. 6
Abrebotellascant. 3
Papeleracant. 6

Decoración

Banner de aniversario
Mantelescant. 14
Decoración de ajedrezcant. 10
Globoscant. 60
Cinta para globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 4
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de mesacant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Bolsas de basuracant. 50
Toallas de papelcant. 6
Papel higiénicocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Define el formato y el ritmo de juego antes de abrir las inscripciones. Indica cuántas rondas habrá, cuánto durará cada partida y a qué hora deben llegar los participantes; sin esos datos no puedes preparar un programa fiable.
Cierra las inscripciones al menos 5 días antes del torneo. Así puedes comprobar nombres, asignar mesas, preparar tarjetas y enviar una confirmación con el horario y las reglas.
Prepara una mesa de registro separada de la zona de juego. Ten allí la lista de participantes, tarjetas con nombres, bolígrafos, portapapeles y hojas de puntuación para que las llegadas no interrumpan las partidas.
Calcula el material por mesa y añade repuestos. Además de un tablero, piezas y reloj por partida, deja al menos 2 juegos de piezas y 2 relojes de ajedrez de reserva para sustituir fallos rápidamente.
Haz una prueba técnica entre 60 y 90 minutos antes de abrir el recinto. Comprueba el portátil, la impresora, el wifi, los alargadores, los altavoces y el micrófono antes de montar la mesa de premios y el bufé.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de ajedrez de aniversario?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el recinto, definir el formato y encargar premios o copas. Cierra participantes, catering y programa de partidas durante la última semana.
¿Cuánto tiempo dura un torneo de ajedrez?: Reserva entre 3 y 5 horas para un torneo de varias rondas, incluyendo registro, explicaciones y entrega de premios. Añade unos 15 minutos de margen por ronda para recoger resultados y reorganizar las mesas.
¿Cuántos tableros y relojes necesito para el torneo?: Necesitas un tablero y un reloj por partida simultánea. Para 24 jugadores en 12 mesas, prepara 12 tableros y 12 relojes, además de al menos 2 tableros y 2 relojes de repuesto.
¿Cuándo debo enviar la confirmación a los participantes?: Envíala entre 3 y 5 días antes del torneo, cuando la lista y el programa de partidas estén comprobados. Incluye la hora de llegada, el lugar, el formato, las reglas y un contacto para incidencias.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.