Zo organiseer je een jubileumschaaktoernooi
Begin met de datum en locatie, en bepaal daarna het toernooiformat, het aantal rondes en de beschikbare speeltijd. Leg vervolgens het prijzengeld, de prijzen en het reglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Open de inschrijving vroeg genoeg om deelnemers, dieetwensen en vrijwilligers te kunnen verwerken. In de laatste week controleer je het speelschema, de deelnemerslijst en alle schaakmaterialen; op de dag zelf richt je registratie, speelzaal, buffet en prijzentafel in die vaste volgorde in.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Toernooiformat bepalen
2 personen
- 3
Prijzengeld vaststellen
2 personen
- 4
Prijzen en bekers bestellen
- 5
Uitnodigingen opstellen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Toernooireglement opstellen
2 personen
- 12
Speelschema voorbereiden
2 personen
- 13
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 14
Bevestiging aan deelnemers sturen
- 15
Reservering locatie bevestigen
- 16
Catering reserveren
- 17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 18
Prijzen ophalen
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Scoreformulieren printen
- 21
Naamkaartjes maken
2 personen
- 22
Deelnemersindeling maken
2 personen
- 23
Prijzen en materialen klaarzetten
2 personen
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Tafels opstellen
4 personen
- 26
Stoelen plaatsen
3 personen
- 27
Schaakborden klaarleggen
3 personen
- 28
Klokken instellen
3 personen
- 29
Wedstrijdnummers plaatsen
2 personen
- 30
Registratietafel inrichten
2 personen
- 31
Prijzentafel inrichten
2 personen
- 32
Versiering ophangen
3 personen
- 33
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 34
Dranken koud zetten
2 personen
- 35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 36
Buffet opbouwen
3 personen
- 37
Geluid en microfoon testen
2 personen
Event
- 38
Registratiebalie bemannen
2 personen
- 39
Deelnemers welkom heten
2 personen
- 40
Inschrijfgeld innen
- 41
Laatste wijzigingen verwerken
2 personen
- 42
Opening en uitleg geven
2 personen
- 43
Eerste ronde begeleiden
3 personen
- 44
Uitslagen eerste ronde invoeren
2 personen
- 45
Tweede ronde begeleiden
3 personen
- 46
Uitslagen tweede ronde invoeren
2 personen
- 47
Pauzedrankjes serveren
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Derde ronde begeleiden
3 personen
- 50
Uitslagen derde ronde invoeren
2 personen
- 51
Maaltijd serveren
4 personen
- 52
Tafels afruimen
3 personen
- 53
Vierde ronde begeleiden
3 personen
- 54
Uitslagen vierde ronde invoeren
2 personen
- 55
Finaleronde begeleiden
3 personen
- 56
Eindstand controleren
2 personen
- 57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 58
Groepsfoto maken
2 personen
- 59
Laatste consumpties serveren
2 personen
Nazorg
- 60
Schaakmateriaal verzamelen
3 personen
- 61
Meubilair afbreken
4 personen
- 62
Afval verzamelen
3 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Locatie schoonmaken
4 personen
- 65
Versiering verwijderen
2 personen
- 66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 67
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 68
Locatie afsluiten
2 personen
- 69
Schaaksets controleren
2 personen
- 70
Materiaal terugbrengen
2 personen
- 71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 72
Uitslagen publiceren
- 73
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 70
- Registratietafel
- Buffettafelaantal 3
- Prijzentafel
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Schaakbordenaantal 35
- Schaakstukkenaantal 35
- Schaakklokkenaantal 35
- Reserve schaakstukkenaantal 5
- Reserve schaakklokkenaantal 3
- Demonstratiebord
- Demonstratiestukken
- Scoreformulierenaantal 180
- Schrijfpennenaantal 80
- Klembordenaantal 10
- Toernooimap
- Naamkaartjesaantal 70
- Tafelnummerkaartenaantal 35
- Prijzenaantal 8
- Bekersaantal 3
- Medaillesaantal 20
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 5
- Wifi-router
- Microfoon
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaard
- Opladersaantal 4
- Powerbanksaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbestekaantal 8
- Kannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- dienbladenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Flessenopenersaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Decoratie
- Jubileumbanner
- Tafelkledenaantal 14
- Schaakdecoratieaantal 10
- Ballonnenaantal 60
- Ballonnenlintaantal 2
- Plakbandaantal 4
- Touwaantal 2
- Schaaraantal 4
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 4
- Tafellampenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalzakkenaantal 50
- Papieren handdoekenaantal 6
- Toiletpapieraantal 24
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de registratie minstens 30 minuten vóór de eerste partij. Maak naamkaartjes en tafelnummerkaarten vooraf, zodat je niet aan de ingang nog deelnemers hoeft te zoeken of indelen.
- Maak het speelschema pas definitief nadat de inschrijving is gesloten. Controleer de deelnemerslijst op dubbele aanmeldingen en stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen vóór het toernooi.
- Leg per speelplek een schaakbord, schaakstukken, schaakklok, scoreformulier, pen en klembord klaar. Houd daarnaast reserve schaakstukken en reserve schaakklokken apart bij de wedstrijdleiding.
- Test laptop, printer, microfoon, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de zaal opengaat. Een demonstratiebord zonder passende demonstratiestukken of een lege printer zorgt direct voor vertraging.
- Regel prijzen, bekers en medailles uiterlijk 1 week vooraf en controleer ze bij ontvangst. Zet de prijzentafel apart van het buffet, zodat prijzen niet zoekraken tijdens de pauze en de uitreiking vlot verloopt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumschaaktoernooi organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en format. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 weken vooraf en sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor het toernooi, zodat je het schema en de indeling kunt maken.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een schaaktoernooi?
- Plan minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, borden, klokken, scoreformulieren en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor de ontvangst van deelnemers en de laatste controle vóór de eerste partij.
- Wanneer maak je het speelschema voor een schaaktoernooi?
- Maak een voorlopig format vroeg, maar werk het speelschema pas definitief uit nadat de inschrijving is gesloten. Doe dat 7 tot 10 dagen vooraf en controleer de indeling nog één keer op de ochtend zelf.
- Hoeveel schaakmateriaal heb je nodig per deelnemer?
- Voor iedere actieve partij heb je 1 schaakbord, 1 complete set schaakstukken, 1 schaakklok en scoreformulieren met schrijfpennen nodig. Houd minimaal 1 reservebord, 1 reserve set stukken en 1 reserveklok achter de hand per 20 speelplekken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.