Organiser un tournoi d’échecs sans perdre le fil

Commencez par fixer le format du tournoi, le nombre de joueurs et la durée de chaque ronde avant de réserver la salle. Ces choix déterminent le nombre d’échiquiers, de pendules, de tables et le planning à imprimer. Ensuite, ouvrez les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et confirmez les participants assez tôt pour commander les prix et le traiteur. Le jour même, prévoyez une table d’inscription séparée, testez les pendules et installez les échiquiers avant l’arrivée des joueurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le format du tournoi
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les participants
2 personnes
8
Commander les prix
9
Passer la commande traiteur
10
Vérifier le matériel d’échecs
2 personnes
11
Tester les horloges
2 personnes
12
Établir le planning des matchs
2 personnes
13
Imprimer les feuilles de score
14
Créer les cartes de table
15
Créer les badges des participants
2 personnes
16
Emballer les prix et le matériel
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Rendre la salle propre et sûre
3 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer les échiquiers
3 personnes
23
Régler les pendules d’échecs
2 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
26
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

27
Enregistrer les participants
3 personnes
28
Distribuer les badges
2 personnes
29
Expliquer les règles du tournoi
30
Lancer le premier tour
2 personnes
31
Collecter les résultats
2 personnes
32
Publier les nouvelles paires
2 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Encadrer les rondes
3 personnes
36
Traiter les résultats
2 personnes
37
Servir le buffet
3 personnes
38
Débarrasser la vaisselle et les tables
3 personnes
39
Vérifier le score final
2 personnes
40
Remettre les prix
2 personnes
41
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

42
Rassembler le matériel d'échecs
4 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Enlever les déchets
2 personnes
46
Nettoyer la salle
3 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Portant à vêtements

Matériel de sport

Échiquiersqté 28
Pièces d’échecsqté 28
Pendules d'échecsqté 28
Échiquier de démonstration
Pièces d’échecs de rechangeqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Calculatrice

Bureau

Feuilles de scoreqté 150
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 10
Badges des participantsqté 60
Cartes de tableqté 28
Papier A4qté 2
Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 2

Décoration

Bannière du tournoi
Supports de classementsqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70

Cuisine

Machine à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Définissez le format avant d’envoyer les invitations : indiquez le nombre de rondes, la cadence et l’heure prévue de fin. Sans ces informations, les inscriptions restent difficiles à traiter et le planning change au dernier moment.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les joueurs, d’adapter le nombre de tables et de transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Comptez un échiquier, un jeu de pièces et une pendule par partie jouée en même temps, puis ajoutez au moins 2 jeux de pièces de rechange. Testez chaque pendule avant l’ouverture de la salle, pas pendant la première ronde.
Préparez les documents par table : feuilles de score, stylos et cartes de table. Imprimez aussi le planning des matchs et les supports de classement afin que les joueurs sachent immédiatement où s’asseoir et quoi faire.
Ouvrez la salle assez tôt pour installer les tables, les chaises, les échiquiers et la table d’inscription. Gardez les prix emballés, les badges triés et les boissons au frais avant l’arrivée des participants, car ces détails prennent facilement 30 minutes de plus que prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un tournoi d’échecs ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Réservez d’abord la salle, puis laissez au moins 7 jours pour les inscriptions et la confirmation des participants.
Combien d’échiquiers faut-il pour un tournoi d’échecs ?: Il faut un échiquier par partie jouée simultanément. Pour 32 joueurs répartis sur 16 parties, prévoyez 16 échiquiers, 16 pendules et au moins 2 jeux de pièces de rechange.
Quand faut-il fermer les inscriptions au tournoi ?: Fermez-les 7 jours avant l’événement si possible. Ce délai permet de finaliser le planning, les badges, les cartes de table, le traiteur et la commande des prix.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 60 minutes pour une petite salle et davantage si les tables, les chaises et le matériel ne sont pas déjà sur place. Installez les échiquiers et testez les pendules avant l’accueil des joueurs.

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