Organiser un tournoi d’échecs sans perdre le fil
Commencez par choisir le format du tournoi, le nombre de participants et la durée de chaque partie. Ces décisions déterminent la salle, le nombre d’échiquiers, les pendules et l’organisation des inscriptions. Fixez ensuite le règlement, les prix et les horaires avant d’envoyer les invitations. Les problèmes apparaissent souvent au dernier moment : logiciel non testé, pendules déchargées, feuilles de score manquantes ou participants non confirmés.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Déterminer le format du tournoi
2 personnes
- 3
Fixer le montant des prix
2 personnes
- 4
Rédiger les invitations
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Envoyer le règlement du concours
- 10
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 11
Commander les prix
- 12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 14
Vérifier les jeux d’échecs
2 personnes
- 15
Tester les pendules d’échecs
2 personnes
- 16
Tester le logiciel du tournoi
- 17
Confirmer les participants
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Récupérer les prix
- 20
Imprimer les feuilles de score
- 21
Créer les badges des participants
2 personnes
- 22
Préparer le plan d'aménagement
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
3 personnes
- 24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Installer les tables
4 personnes
- 27
Installer les chaises
3 personnes
- 28
Préparer les échiquiers
3 personnes
- 29
Régler les horloges
2 personnes
- 30
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 31
Installer la table traiteur
2 personnes
- 32
Mettre en place la table des prix
Événement
- 33
Accueillir les participants
3 personnes
- 34
Enregistrer la présence
2 personnes
- 35
Expliquer le tournoi
- 36
Encadrer la première manche
2 personnes
- 37
Traiter les résultats
2 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Accompagner le deuxième tour
2 personnes
- 40
Encadrer le troisième tour
2 personnes
- 41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 42
Animer le quatrième tour
2 personnes
- 43
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
- 44
Animer le cinquième tour
2 personnes
- 45
Animer le sixième tour
2 personnes
- 46
Vérifier les scores finaux
2 personnes
- 47
Annonce des gagnants
- 48
Remettre les prix
2 personnes
- 49
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 50
Rassembler le matériel d'échecs
3 personnes
- 51
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 52
Faire la vaisselle
2 personnes
- 53
Rassembler les déchets
2 personnes
- 54
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 55
Refroidir le catering restant
- 56
Fermer le lieu
2 personnes
- 57
Publier les résultats
- 58
Envoyer un message de remerciement
- 59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de jeuqté 32
- Chaisesqté 70
- Table d'inscription
- Tables de cateringqté 3
- Table des prix
Matériel de sport
- Échiquiersqté 32
- Pièces d’échecsqté 32
- Pendules d'échecsqté 32
- Assiettes de réserveqté 2
- Horloges de secoursqté 2
Fournitures de bureau
- Feuilles de scoreqté 250
- Stylosqté 80
- Crayonsqté 40
- Étiquettes nominativesqté 80
- Marqueursqté 12
- Presse-papiersqté 6
- Blocs-notesqté 6
- Papier pour imprimanteqté 2
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Routeur WiFi
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Tasses à caféqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 6
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Pincesqté 4
- Verres doseursqté 2
Décoration
- Bannière du tournoi
- Nappesqté 6
- Assiettes rondesqté 32
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le format et le rythme des rondes avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez clairement le nombre de parties, la cadence, l’heure d’arrivée et l’heure prévisible de fin.
- Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi pour vérifier les doublons, les désistements et les besoins alimentaires. Envoyez le règlement à chaque participant avant la date limite de confirmation.
- Prévoyez une place et une fonction pour chaque zone : inscription, tables de jeu, catering et remise des prix. Une table d’inscription séparée évite de bloquer l’entrée quand plusieurs joueurs arrivent en même temps.
- Testez le logiciel du tournoi et toutes les pendules avant l’ouverture de la salle. Gardez des horloges de secours, du papier imprimé et des stylos disponibles : une panne ne doit pas interrompre une ronde.
- Préparez les badges, feuilles de score et listes de participants la veille. Le jour J, ouvrez la salle assez tôt pour mettre les boissons au frais, installer les tables et récupérer les prix avant l’arrivée des joueurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’échecs ?
- Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver la salle, choisir le format, ouvrir les inscriptions et commander les prix. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de finaliser les appariements et les quantités de catering.
- Quand faut-il confirmer les participants à un tournoi d’échecs ?
- Demandez une confirmation définitive 3 à 5 jours avant le tournoi. Vérifiez alors les désistements, les besoins alimentaires et la liste utilisée pour les badges, les appariements et les feuilles de score.
- Combien d’échiquiers faut-il prévoir ?
- Prévoyez un échiquier complet par partie simultanée, donc généralement un par table de jeu utilisée pendant une ronde. Ajoutez au moins 1 à 2 jeux de secours et deux horloges de secours pour remplacer rapidement un élément défectueux.
- Que préparer la veille d’un tournoi d’échecs ?
- Imprimez les feuilles de score, préparez les badges, vérifiez les listes et testez le logiciel ainsi que les pendules. Regroupez aussi les prix et le matériel d’écriture : le jour J doit servir à installer la salle et accueillir les joueurs, pas à imprimer les documents essentiels.
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