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Checklist pour organiser un tournoi d’échecs

Un tournoi d’échecs demande plus qu’une salle et des échiquiers. Il faut fixer le format, gérer les inscriptions, préparer les rondes, vérifier les pendules et prévoir un espace clair pour l’accueil, les parties et les prix. Cette checklist de 59 tâches et 48 fournitures suit l’ordre utile, de la réservation du lieu jusqu’à l’ouverture des portes. Vous éviterez ainsi les oublis fréquents : feuilles de score manquantes, logiciel non testé ou matériel de secours absent.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Déterminer le format du tournoi

    2 personnes

  • Fixer le montant des prix

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

  • Envoyer les invitations

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer le règlement du concours

  • Vérifier la liste des participants

    2 personnes

  • Commander les prix

  • Calculer les quantités de catering

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Vérifier les jeux d’échecs

    2 personnes

  • Tester les pendules d’échecs

    2 personnes

  • Tester le logiciel du tournoi

  • Confirmer les participants

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer les prix

  • Imprimer les feuilles de score

  • Créer les badges des participants

    2 personnes

  • Préparer le plan d'aménagement

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Préparer les échiquiers

    3 personnes

  • Régler les horloges

    2 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    2 personnes

  • Mettre en place la table des prix

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Expliquer le tournoi

  • Encadrer la première manche

    2 personnes

  • Traiter les résultats

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Accompagner le deuxième tour

    2 personnes

  • Encadrer le troisième tour

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Animer le quatrième tour

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet de pause

    2 personnes

  • Animer le cinquième tour

    2 personnes

  • Animer le sixième tour

    2 personnes

  • Vérifier les scores finaux

    2 personnes

  • Annonce des gagnants

  • Remettre les prix

    2 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel d'échecs

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Refroidir le catering restant

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Publier les résultats

  • Envoyer un message de remerciement

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de jeuqté 32
  • Chaisesqté 70
  • Table d'inscription
  • Tables de cateringqté 3
  • Table des prix

Matériel de sport

  • Échiquiersqté 32
  • Pièces d’échecsqté 32
  • Pendules d'échecsqté 32
  • Assiettes de réserveqté 2
  • Horloges de secoursqté 2

Fournitures de bureau

  • Feuilles de scoreqté 250
  • Stylosqté 80
  • Crayonsqté 40
  • Étiquettes nominativesqté 80
  • Marqueursqté 12
  • Presse-papiersqté 6
  • Blocs-notesqté 6
  • Papier pour imprimanteqté 2
  • Ruban adhésifqté 4
  • Ciseauxqté 3

Équipement

  • Ordinateur portable
  • Imprimante
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Routeur WiFi

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 80
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Tasses à caféqté 40
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Louchesqté 6

Cuisine

  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Couteaux de cuisineqté 3
  • Pincesqté 4
  • Verres doseursqté 2

Décoration

  • Bannière du tournoi
  • Nappesqté 6
  • Assiettes rondesqté 32

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le format du tournoi avant d’ouvrir les inscriptions : nombre de rondes, cadence, horaires et capacité de la salle doivent être cohérents. Gardez une marge pour l’accueil et les éventuels retards.
  • Testez le logiciel du tournoi et toutes les pendules au plus tard la veille. Prévoyez des horloges de secours et vérifiez chaque échiquier, chaque jeu de pièces et les câbles nécessaires.
  • Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le tournoi afin de contrôler la liste des participants, préparer les badges et imprimer les feuilles de score. Envoyez aussi le règlement avant le jour J.
  • Calculez le catering à partir du nombre confirmé de joueurs et ajoutez une petite réserve. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avec l’inscription, pas au moment de l’accueil.
  • Préparez le plan de salle avant l’ouverture : tables de jeu, sièges, table d’inscription, espace catering et table des prix doivent être identifiables. Ouvrez le lieu assez tôt pour mettre les boissons au frais et installer le matériel sans interrompre les parties.

Questions fréquentes

Comment organiser un tournoi d’échecs ?
Commencez par réserver le lieu et déterminer le format du tournoi. Ouvrez ensuite les inscriptions, envoyez le règlement, confirmez les participants, puis préparez le matériel, la salle, les feuilles de score et les prix dans les jours précédant l’événement.
Combien de temps faut-il pour préparer un tournoi d’échecs ?
Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver la salle, lancer les invitations et commander les prix. Gardez les 2 derniers jours pour confirmer les participants, imprimer les documents, tester le logiciel et vérifier les pendules.
Quel matériel prévoir pour un tournoi d’échecs ?
Prévoyez un échiquier, un jeu de pièces et une pendule par table de jeu, plus des horloges de secours. Ajoutez les feuilles de score, des stylos, les badges, un ordinateur portable, une imprimante, des rallonges et un routeur WiFi si le logiciel du tournoi en dépend.
Combien de feuilles de score imprimer pour un tournoi d’échecs ?
Imprimez au minimum une feuille par joueur et par ronde, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve. Par exemple, pour 40 joueurs et 5 rondes, préparez au moins 220 feuilles de score.

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