Comment organiser un swimrun sans rien laisser au hasard

Un swimrun alterne natation et course à pied : son organisation repose donc sur un parcours lisible, une sécurité solide et une logistique précise. Commencez par réserver la piscine, définir les sections et rédiger le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, affectez les bénévoles, vérifiez les données médicales et préparez les informations envoyées aux participants. Le jour J, prévoyez assez de temps pour baliser le parcours, installer le départ et tester les communications.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Réserver la piscine
5
Définir le parcours
3 personnes
6
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Répartir les groupes de départ
2 personnes
11
Envoyer les informations aux participants
12
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
13
Vérifier les données médicales
2 personnes
14
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
2 personnes
17
Trier les dossards
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
20
Remplir les glacières
2 personnes
21
Mettre en place le parcours
4 personnes
22
Monter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Installer les tentes de fête
4 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
29
Tester les moyens de communication
2 personnes
30
Vérifier l’itinéraire et les zones de sécurité
3 personnes

Événement

31
Accueillir les bénévoles
2 personnes
32
Briefer les bénévoles
3 personnes
33
Inscrire les participants
4 personnes
34
Distribuer les kits de départ
3 personnes
35
Indiquer les vestiaires
2 personnes
36
Faire le briefing de départ
2 personnes
37
Accompagner les nageurs au départ
3 personnes
38
Encadrer l’épreuve de natation
6 personnes
39
Tenir la zone de transition
4 personnes
40
Surveiller le parcours vélo et course à pied
8 personnes
41
Enregistrement des horaires
3 personnes
42
Accueillir les finisseurs
3 personnes
43
Remettre la médaille et le souvenir
3 personnes
44
Tenir les points d’eau
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
49
Vérifier les résultats
2 personnes
50
Préparer la remise des prix
2 personnes
51
Organiser la remise des prix
3 personnes
52
Informer les participants du départ

Suivi

53
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
54
Nettoyer le parcours
5 personnes
55
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
56
Démonter les tentes de fête
4 personnes
57
Faire la vaisselle
2 personnes
58
Vider les glacières
2 personnes
59
Nettoyer le lieu
4 personnes
60
Évacuer les déchets
2 personnes
61
Rassembler les objets trouvés
62
Rapporter le matériel
3 personnes
63
Retourner le matériel loué
2 personnes
64
Publier les résultats
65
Envoyer un message de remerciement aux participants
66
Vérifier les paiements en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 20

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Bonnets de bainqté 120
Médailles de finisherqté 120
Rubans de compétitionqté 20
Cônesqté 40
Panneaux de directionqté 20
Bouées de sauvetageqté 6
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Lunettes de natation de secoursqté 10
Serviettesqté 30
Tapis de yoga ou de sportqté 12
Prixqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Chargeurs de téléphoneqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 10
Distributeurs de boissons isothermesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Bannières fléchéesqté 10
Nappesqté 10

Conseils

Définissez le parcours avant de publier l’inscription. Notez séparément chaque section de natation et de course, les distances, les changements de direction et les points où un bénévole doit être présent.
Rédigez le plan de sécurité avec des rôles précis. Indiquez qui surveille chaque zone, comment les bénévoles communiquent par talkie-walkie et quelle procédure suivre en cas de malaise ou d’abandon.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et attribuer les numéros. Envoyez les consignes aux participants au moins 5 jours avant l’épreuve, avec les horaires, le parcours et les règles.
Contrôlez les informations médicales et les besoins alimentaires avant le jour de la course. Préparez une liste actualisée pour l’équipe d’inscription et ne vous fiez pas uniquement aux réponses reçues le matin même.
Prévoyez au moins 2 heures d’installation avant le premier départ. Balisez le parcours, placez les panneaux et les cônes, montez les zones de départ et d’arrivée, puis testez le mégaphone, le chronométrage et les talkies-walkies.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un swimrun ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour réserver la piscine, définir le parcours, rédiger le règlement et recruter les bénévoles. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les groupes de départ et les vérifications de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour un swimrun ?: Le nombre dépend du parcours, mais comptez au minimum 1 bénévole par point de changement ou zone à risque, plus une équipe pour l’inscription, l’arrivée et la sécurité. Faites un tableau des postes au moins 10 jours avant l’épreuve.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant le swimrun. Rappelez-les également le jour précédent si l’horaire, le lieu de rendez-vous ou les consignes de sécurité peuvent prêter à confusion.
Que faut-il vérifier le matin d’un swimrun ?: Vérifiez les dossards, les bonnets de bain, les listes d’inscription, le balisage, les chronomètres et les moyens de communication. Terminez ce contrôle au moins 45 minutes avant le premier départ.

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