Swimrun organisieren: Von der Strecke bis zum Zieleinlauf
Ein Swimrun braucht mehr als eine schöne Strecke: Wechsel zwischen Wasser und Lauf, Sicherheit und klare Abläufe müssen zusammenpassen. Beginne mit Schwimmbad, Parcours und Wettkampfreglement, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen medizinische Angaben, Startgruppen, Helferbriefing und die Materialplanung. Am Veranstaltungstag entscheidet eine gut markierte Route mit Funkgeräten, Rettungsringen und klarer Start- und Zielzone darüber, ob alles ruhig läuft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Anmeldeformular öffnen
- 3
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
- 4
Schwimmbad reservieren
- 5
Parcours festlegen
3 Personen
- 6
Sicherheitsplan erstellen
3 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Startgruppen einteilen
2 Personen
- 11
Teilnehmerinformationen versenden
- 12
Startnummern zuweisen
2 Personen
- 13
Medizinische Daten prüfen
2 Personen
- 14
Freiwilligenbriefing erstellen
2 Personen
- 15
Einkaufsliste prüfen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Startnummern sortieren
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 19
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 21
Parcours aufbauen
4 Personen
- 22
Start- und Zielzone aufbauen
4 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 25
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
2 Personen
- 29
Kommunikationsmittel testen
2 Personen
- 30
Route und Sicherheitszonen prüfen
3 Personen
Event
- 31
Freiwillige empfangen
2 Personen
- 32
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 33
Teilnehmer anmelden
4 Personen
- 34
Startpakete verteilen
3 Personen
- 35
Umkleidekabinen zuweisen
2 Personen
- 36
Startbriefing geben
2 Personen
- 37
Schwimmer zum Start begleiten
3 Personen
- 38
Schwimmabschnitt begleiten
6 Personen
- 39
Wechselzone besetzen
4 Personen
- 40
Rad- und Fußweg sichern
8 Personen
- 41
Zeiten erfassen
3 Personen
- 42
Finisher in Empfang nehmen
3 Personen
- 43
Medaille und Erinnerung überreichen
3 Personen
- 44
Wasserstellen besetzen
4 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Abfallstationen leeren
2 Personen
- 49
Ergebnisse prüfen
2 Personen
- 50
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
- 51
Preisverleihung abhalten
3 Personen
- 52
Teilnehmer über die Abreise informieren
Nachbereitung
- 53
Spielmaterial zusammenstellen
4 Personen
- 54
Strecke aufräumen
5 Personen
- 55
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
- 56
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 58
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 59
Location reinigen
4 Personen
- 60
Abfall entsorgen
2 Personen
- 61
Fundsachen sammeln
- 62
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 63
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 64
Ergebnisse veröffentlichen
- 65
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 66
Offene Zahlungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- AnmeldetischeAnz. 3
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 30
- BarhockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
- AbsperrgitterAnz. 20
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 120
- StartnummernbänderAnz. 120
- BadekappenAnz. 120
- FinishermedaillenAnz. 120
- WettkampfbänderAnz. 20
- KegelAnz. 40
- WegweiserAnz. 20
- RettungsringeAnz. 6
- StoppuhrenAnz. 6
- KlemmbretterAnz. 8
- Ersatz-SchwimmbrillenAnz. 10
- HandtücherAnz. 30
- Yoga- oder SportmattenAnz. 12
- PreiseAnz. 12
Ausstattung
- FunkgeräteAnz. 10
- Megafon
- Laptop
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- TelefonladegeräteAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
Catering
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkannenAnz. 10
- Isolierte GetränkespenderAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- HandfegerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- Start- und ZielbannerAnz. 2
- PfeilbannerAnz. 10
- TischdeckenAnz. 10
Tipps
- Reserviere das Schwimmbad und lege den gesamten Parcours fest, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe dabei jede Schwimmstrecke, Ausstiegstelle und Laufpassage vor Ort und plane eine eindeutig markierte Ausweichroute.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Reglement, Sicherheitsplan und medizinische Abfragen fertig sind. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Swimrun, damit Fragen zu Startgruppen und Ausrüstung nicht am Anmeldetisch landen.
- Plane die Startgruppen nach Strecke, Leistungsniveau und Sicherheitskapazität. Ein Abstand von 5 bis 10 Minuten zwischen den Gruppen reduziert Gedränge an Ein- und Ausstiegen und erleichtert den Helfern die Übersicht.
- Briefe die Helfer spätestens am Vortag und teile Funkgeräte, Megafon und Klemmbretter festen Personen zu. Lege außerdem fest, wer bei einem Zwischenfall stoppt, Hilfe holt und die Wettkampfleitung informiert.
- Stelle Startnummern, Badekappen, Wettkampfbänder und Ersatz-Schwimmbrillen am Vorabend nach Startgruppe zusammen. Fülle Kühlboxen erst kurz vor dem Aufbau und kontrolliere mindestens 2 Stunden vor dem Start, ob Wegweiser, Absperrgitter und Rettungsringe an ihrem Platz sind.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Swimrun organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Schwimmbad, Strecke, Sicherheitsplan, Anmeldung und Helfer ohne Zeitdruck koordinieren.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Swimrun?
- Plane mindestens eine eingewiesene Person an jeder kritischen Schwimmstelle sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel und Strecke ein. Bei mehreren Startgruppen sollte die Sicherheitsbesetzung unabhängig vom Teilnehmerfeld jederzeit stehen.
- Wie viel Abstand sollte zwischen den Swimrun-Startgruppen liegen?
- Plane normalerweise 5 bis 10 Minuten zwischen den Gruppen ein. Bei engen Einstiegen, kurzen Schwimmabschnitten oder vielen Teilnehmern sind 10 bis 15 Minuten sicherer.
- Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?
- Schicke Reglement, Startzeit, Startgruppe, medizinische Hinweise und Treffpunkt spätestens 7 Tage vor dem Wettkampf. Eine kurze Erinnerung mit Wetter- und Anreisehinweisen folgt idealerweise 24 bis 48 Stunden vorher.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!