Organiser un stand de police sans rien oublier

Un stand de police se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, inviter les exposants, recueillir leurs besoins, puis construire le plan des stands. Les dernières heures servent surtout à installer le mobilier, vérifier les équipements et préparer l’accueil. Prévoyez aussi les badges, les panneaux d’orientation, les boissons et le service traiteur : ce sont souvent ces détails qui retardent l’ouverture. Ce guide vous aide à répartir les préparatifs jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Enregistrer les exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Définir l'aménagement des stands
2 personnes
9
Créer le plan
10
Élaborer le programme
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Commander le catering
13
Commander des boissons
14
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
15
Vérifier la liste des participants
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Envoyer les informations aux exposants
18
Faire les courses
2 personnes
19
Vérifier le matériel
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer le service traiteur
3 personnes
22
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier le sol et les entrées
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
6 personnes
26
Installer les cloisons du stand
4 personnes
27
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
28
Préparer le matériel du stand
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Installer la décoration
2 personnes
32
Vérifier l'éclairage
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Mettre le buffet en place
3 personnes
35
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
36
Tester la technique
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réserver l’espace de démonstration
2 personnes
45
Installer le matériel de présentation
2 personnes
46
Animer les présentations
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Récupérer la vaisselle
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
53
Soutenir les exposants
2 personnes
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

56
Fermer la caisse et les inscriptions
2 personnes
57
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Rassembler les tables et les chaises
5 personnes
61
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Compter le stock
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Stocker le matériel restant
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Envoyer un message de remerciement
71
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 110
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Panneaux de standqté 18
Portants à vêtementsqté 4
Tables pliantesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Écransqté 4
Projecteur
Écran de projection
Microphonesqté 2
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Pilesqté 24
Rallonges à enrouleurqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Bannières de la policeqté 6
Drapeaux néerlandaisqté 4
Nappesqté 24
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Plantesqté 8
Rubans de balisage décoratifsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 30
Poubellesqté 12
Cendriersqté 4

Catering

Courses

Signalétique

Numéros de standqté 24
Brochures du programmeqté 250
Plansqté 250
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Braceletsqté 250
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Stylosqté 40
Marqueursqté 20
Blocs-notesqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Serre-câblesqté 200
Cordeqté 4
Pochettes à plastifierqté 100
Presse-papiersqté 12
Présentoirs à brochuresqté 24
Formulaires d'inscriptionqté 300
Cartes de feedbackqté 250
Bannière du salon de la policeqté 2
Panneau de vestiaireqté 2
Panneaux de toilettesqté 6

Sécurité

Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 6
Sacs de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Demandez ensuite à chaque exposant ses besoins en alimentation, en branchements et en espace afin d’éviter de refaire le plan des stands.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les informations reçues et produire la liste des participants. Préparez les badges nominatifs après cette vérification, pas à partir d’une liste provisoire.
Dessinez le plan des stands avant de réserver ou d’installer les tables, chaises, comptoirs et portants. Gardez des passages dégagés et repérez les besoins en rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur.
Envoyez aux exposants les informations pratiques avant l’événement : horaires, accès, stationnement, emplacement et matériel fourni. Les panneaux d’itinéraire et de stationnement doivent être prêts avant l’ouverture du lieu.
La veille, vérifiez les écrans, le projecteur, les microphones, les haut-parleurs, les ordinateurs et les tablettes. Refroidissez les boissons et regroupez la vaisselle, les thermos et les machines à café pour ne pas chercher ces éléments pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un stand de police ?: Ouvrez le formulaire après confirmation de la date et du lieu, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Fixez une date limite au moins 7 jours avant l’ouverture pour pouvoir traiter les inscriptions et finaliser le plan.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez les consignes pratiques dès que leur emplacement est confirmé, puis un rappel 3 à 5 jours avant l’événement. Indiquez les horaires, l’accès, le stationnement, le matériel prévu et les éventuels besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public pour ouvrir le lieu, vérifier le sol et les entrées, installer les tables et les chaises, puis contrôler les branchements. Ajoutez 30 minutes si le matériel audiovisuel doit être testé.
Quand commander le traiteur et les boissons ?: Passez la commande au moins 7 jours avant le stand, après avoir estimé le nombre de participants et recueilli les besoins alimentaires. Refroidissez les boissons la veille et préparez le service traiteur avant l’accueil des exposants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.