Eine Polizeimesse strukturiert organisieren
Bei einer Polizeimesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Zuerst stehen Termin, Ort und Aussteller fest, danach folgen Anmeldung, Standaufteilung und Programm. Plane Catering, Technik und Beschilderung nicht erst kurz vor dem Aufbau: Ernährungswünsche, Stromanschlüsse und Parkwege verursachen sonst die häufigsten Nacharbeiten. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen klaren Ablauf für Einlass, Registrierung, Aufbau und die Kontrolle von Boden und Eingängen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Standaufteilung festlegen
2 Personen
- 9
Lageplan erstellen
- 10
Programm erstellen
2 Personen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Catering bestellen
- 13
Getränke bestellen
- 14
Werbematerial verteilen
2 Personen
- 15
Besucherliste prüfen
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Informationen für Aussteller senden
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Materialien prüfen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Catering vorbereiten
3 Personen
- 22
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Boden und Eingänge kontrollieren
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 26
Standwände aufstellen
4 Personen
- 27
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 28
Standmaterialien bereitstellen
4 Personen
- 29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 30
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 32
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 35
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 36
Technik testen
2 Personen
- 37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Event
- 38
Aussteller empfangen
3 Personen
- 39
Besucher registrieren
3 Personen
- 40
Programm verteilen
2 Personen
- 41
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 43
Snacks servieren
3 Personen
- 44
Demonstrationsbereich freihalten
2 Personen
- 45
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 46
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Buffet auffüllen
2 Personen
- 49
Geschirr abholen
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten kontrollieren
- 52
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 53
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 54
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 55
Standbetreiber auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Kasse und Registrierung schließen
2 Personen
- 57
Speisen und Getränke sicher lagern
2 Personen
- 58
Dekoration entfernen
3 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Tische und Stühle einsammeln
5 Personen
- 61
Standwände abbauen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Bestände zählen
- 67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
- 69
Verlorene Gegenstände erfassen
- 70
Dankesnachricht versenden
- 71
Fotos und Dokumente archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 110
- Registrierungstheke
- BarhockerAnz. 8
- StandwändeAnz. 18
- KleiderständerAnz. 4
- KlappischeAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- TabletsAnz. 3
- DruckerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- BildschirmeAnz. 4
- Projektor
- Projektionsleinwand
- MikrofoneAnz. 2
- LaptoplautsprecherAnz. 2
- PowerbanksAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 6
- BatterienAnz. 24
- KabeltrommelnAnz. 3
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
Dekoration
- PolizeifahnenAnz. 6
- Niederländische FlaggenAnz. 4
- TischdeckenAnz. 24
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpenAnz. 2
- PflanzenAnz. 8
- Dekorative AbsperrbänderAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- LichtstativeAnz. 4
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 30
- AbfallbehälterAnz. 12
- AschenbecherAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Beschilderung
- StandnummernAnz. 24
- ProgrammhefteAnz. 250
- PläneAnz. 250
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- ArmbänderAnz. 250
- WegweiserAnz. 20
- InfotafelnAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 6
- StifteAnz. 40
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 20
- KlebebandAnz. 8
- SchereAnz. 6
- KabelbinderAnz. 200
- SeilAnz. 4
- LaminierhüllenAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 12
- ProspekthalterAnz. 24
- AnmeldeformulareAnz. 300
- FeedbackkartenAnz. 250
- Polizeimesse-BannerAnz. 2
- UmkleideraumschildAnz. 2
- ToilettenschilderAnz. 6
Sicherheit
- AbsperrpfostenAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 6
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 6
- Erste-Hilfe-TaschenAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
Tipps
- Lege die Standaufteilung erst fest, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Erstelle anschließend einen Lageplan mit Standnummern, Registrierungstheke, Sitzplätzen und den benötigten Stromwegen.
- Schicke Ausstellern die wichtigsten Informationen spätestens 7 Tage vor der Messe: Aufbauzeit, Zufahrt, Parkmöglichkeiten, Standfläche, Programm und Ansprechpartner vor Ort.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und gib die endgültige Personenzahl mindestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung an das Catering weiter.
- Prüfe die Technik am Vortag statt erst beim Einlass. Teste Laptop, Tablets, Drucker, Bildschirme, Projektor, Mikrofone und Lautsprecher gemeinsam und lege Ersatzbatterien sowie Powerbanks bereit.
- Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Route-, Park- und Eingangsschilder vor dem Öffnen auf. Plane für Registrierung, Namensschilder und die erste Orientierung mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn ein.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Polizeimesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und der Einladung der Standbetreiber. Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und schließe die Ausstellerplanung idealerweise 2 bis 3 Wochen vor der Messe ab.
- Wann sollte man die Aussteller einer Polizeimesse einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 8 Wochen vor dem Termin. Eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen gibt dir anschließend genug Zeit, Anmeldungen zu prüfen, Ernährungswünsche zu erfassen und den Lageplan zu erstellen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Polizeimesse?
- Plane für Mobiliar, Standwände, Registrierung, Technik und Beschilderung mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Öffne die Location mindestens 30 Minuten vor dem Einlass für die letzte Kontrolle von Boden, Eingängen und Stromversorgung.
- Wann muss man Catering und Getränke für eine Polizeimesse bestellen?
- Bestelle Catering und Getränke spätestens 5 bis 7 Tage vor der Messe, sobald die Teilnehmerzahl belastbar ist. Für Sonderwünsche oder größere Mengen solltest du zusätzlich 1 bis 2 Wochen Vorlauf einplanen.
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