Organiser un stage d’athlétisme sans rien laisser au hasard

Un stage d’athlétisme demande plus qu’un programme d’entraînement. Il faut coordonner les inscriptions, les autorisations, les groupes, les encadrants et le matériel avant l’arrivée des participants. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis avancez vers le contenu sportif, la logistique et l’accueil. Les informations d’urgence, la météo et la préparation des repas sont souvent réglées trop tard : intégrez-les dès le début du planning.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Recueillir les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence
7
Créer la répartition des participants
2 personnes
8
Répartir les formateurs et les encadrants
2 personnes
9
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
10
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Vérifier les prévisions météo
13
Envoyer les informations aux participants
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
3 personnes
16
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
17
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
18
Imprimer les dossards et les listes
19
Réapprovisionner le matériel de premiers secours
20
Trier le matériel par section
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Préparer les paniers-repas
3 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
28
Installer les épreuves d’athlétisme
4 personnes
29
Tester le son et le micro
2 personnes
30
Balisage vers les toilettes

Événement

31
Accueillir les participants
4 personnes
32
Enregistrer la présence
2 personnes
33
Distribuer les dossards
2 personnes
34
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
35
Animer l'échauffement
3 personnes
36
Encadrer l’entraînement de sprint
4 personnes
37
Encadrer l’épreuve de lancer
4 personnes
38
Animer l'épreuve de saut
4 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
41
Expliquer le relais
2 personnes
42
Encadrer le relais
5 personnes
43
Servir le déjeuner
4 personnes
44
Collecter la vaisselle
2 personnes
45
Animer les activités de pause
3 personnes
46
Disposer les éléments du concours
3 personnes
47
Encadrer les matchs
6 personnes
48
Enregistrer les résultats
2 personnes
49
Vérifier les points d’eau
2 personnes
50
Préparer les prix
2 personnes
51
Animer la remise des prix
3 personnes
52
Servir les en-cas du soir
3 personnes
53
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

54
Ranger le matériel sportif
4 personnes
55
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
56
Démonter les tentes de fête
4 personnes
57
Rassembler les déchets
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer le lieu
4 personnes
60
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
61
Rapporter le matériel
2 personnes
62
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
63
Trier les restes alimentaires
2 personnes
64
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 12
Blocs de départqté 8
Haiesqté 12
Cônesqté 40
Lignes de marquageqté 2
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 6
Lancesqté 6
Boules de lancerqté 6
Mедecine ballsqté 8
Cordes à sauterqté 20
Cerceaux d’entraînementqté 20
Ballons d’entraînementqté 12
Sifflets à mainqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Presse-papiersqté 6
Sets de stylosqté 6
Numéros de départqté 50
Prixqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Micro sans fil
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 6
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Flèches directionnellesqté 12
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Trousse de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour récupérer les inscriptions, les autorisations parentales, les besoins alimentaires et les coordonnées d’urgence.
Construisez les groupes avant de répartir les formateurs et les encadrants. Un responsable identifié par section facilite les déplacements entre les haies, les blocs de départ, les lancers et les ateliers d’entraînement.
Préparez le programme avant de sortir le matériel. Pour chaque épreuve, notez l’espace nécessaire, le nombre d’encadrants, le matériel à vérifier et le temps de transition entre deux ateliers.
Contrôlez la météo au moins 48 heures avant le stage, puis une dernière fois le matin même. Les tentes de réception, les tables, les chaises et les poubelles doivent être installées avant l’arrivée du premier groupe.
Triez le matériel par section et imprimez les dossards, les listes et les feuilles de suivi la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas ou paniers-repas avant le début des activités, plutôt que pendant une rotation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un stage d’athlétisme ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant le stage. Gardez ensuite au moins 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas finalisé leur inscription ou remis leur autorisation.
Quand préparer le programme d’entraînement ?: Finalisez le programme environ 10 jours avant le stage, après avoir défini les épreuves et le nombre prévisionnel de participants. Cela laisse encore une semaine pour répartir les encadrants et vérifier le matériel.
Combien de temps avant faut-il vérifier le matériel sportif ?: Faites un premier contrôle 5 à 7 jours avant, puis un contrôle rapide le jour précédent. Vérifiez notamment les chronomètres, sifflets, cônes, lignes de marquage, mètres rubans et équipements de premiers secours.
Quand préparer les repas et les boissons du stage ?: Préparez les paniers-repas et les en-cas le jour même, suffisamment tôt pour les stocker correctement. Mettez les boissons au frais au moins 2 heures avant la pause prévue et tenez compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.