Organiser un spectacle de wakeboard sans rien laisser au hasard

Un spectacle de wakeboard se prépare d’abord sur l’eau, puis autour du public. Commencez par confirmer la date, le lieu et le programme avant d’inscrire les riders ou de réserver l’animateur. Prévoyez ensuite la sécurité, le son, l’éclairage, l’accueil, le stationnement et la restauration. Les oublis les plus fréquents concernent les numéros d’urgence, les rallonges, le transport du matériel et le refroidissement des boissons le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme du spectacle
2 personnes
3
Enregistrer les wakeboarders
4
Réserver un animateur
5
Composer la musique
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver le catering
10
Louer le son
11
Réserver l’éclairage
12
Vérifier le matériel de wakeboard
2 personnes
13
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
14
Rassembler les numéros d’urgence
15
Répartir les zones du public
2 personnes
16
Définir l’itinéraire de stationnement
17
Publier le programme
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Passer la commande traiteur
20
Planifier le transport du matériel
21
Vérifier les prévisions météo
22
Imprimer la liste des participants
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les wakeboards
2 personnes
26
Balisage de la zone publique
4 personnes
27
Marquer la zone du podium
2 personnes
28
Monter les tentes
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Recouvrir les câbles électriques
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Placer les panneaux d’information
2 personnes
39
Installer la table d'inscription
2 personnes
40
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
41
Vérifier les bouées de sauvetage
2 personnes
42
Donner le briefing du spectacle
4 personnes

Événement

43
Faire l'enregistrement des wakeboarders
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Présenter le programme
46
Lancer la musique
47
Encadrer le premier bloc du spectacle
4 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Guider le public
4 personnes
52
Surveiller la zone aquatique
3 personnes
53
Encadrer le deuxième bloc du show
4 personnes
54
Diffuser la musique de pause
55
Accompagner le troisième bloc du spectacle
4 personnes
56
Préparer le spectacle lumineux
2 personnes
57
Encadrer le spectacle du soir
5 personnes
58
Répondre aux questions du public
59
Annoncer la clôture
60
Servir le catering d’adieu
2 personnes
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

62
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
63
Démonter le catering
3 personnes
64
Collecter les déchets
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes
4 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Ranger le matériel de wakeboard
3 personnes
70
Ranger le matériel de sécurité
2 personnes
71
Retourner le matériel loué
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Effectuer la vérification finale du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Matériel de sport

Wakeboardsqté 8
Casques de wakeboardqté 10
Gilets de protectionqté 10
Combinaisons néoprèneqté 10
Cordes de wakeboardqté 8
Ailettes de rechangeqté 12
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 2
Talkies-walkies étanchesqté 6
Bouées de balisageqté 20
Pagaies de rechangeqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Épongesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez des horaires précis pour l’accueil, les démonstrations, les pauses et la clôture. Les riders doivent connaître leur ordre de passage au moins 7 jours avant le spectacle.
Traitez les inscriptions dès leur réception et demandez les besoins alimentaires au même moment. Passez la commande au traiteur au plus tard 5 jours avant, avec une liste imprimée des participants le jour J.
Écrivez le plan de sécurité avant de communiquer le programme. Réunissez les numéros d’urgence, répartissez les zones du public et vérifiez les wakeboards, casques, gilets, combinaisons et cordes avant l’arrivée des riders.
Testez le son et l’éclairage sur place au moins 3 heures avant le début. Vérifiez notamment les microphones sans fil, la table de mixage, les rallonges, les multiprises et les projecteurs, puis protégez les branchements contre l’humidité.
Consultez les prévisions météo à 72 heures, puis de nouveau le matin du spectacle. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture et confirmez le transport du matériel pour éviter qu’un équipement reste au dépôt.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de wakeboard ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour confirmer le lieu, recruter les riders, réserver l’animateur, le catering, le son et l’éclairage. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, la météo et les vérifications techniques.
Quand faut-il inscrire les wakeboarders ?: Ouvrez les inscriptions environ 4 semaines avant le spectacle et fixez une date limite 7 jours avant. Imprimez ensuite la liste des participants et transmettez l’ordre de passage à chaque rider.
Combien de temps avant faut-il installer le son et l’éclairage ?: L’installation doit commencer au moins 3 heures avant l’accueil du public. Faites un test complet avec la musique, les microphones, les rallonges et les projecteurs avant de laisser entrer les spectateurs.
Que faire si la météo est mauvaise le jour du spectacle ?: Vérifiez les prévisions 72 heures avant, puis le matin même et 3 heures avant le début. Décidez à l’avance qui peut suspendre les démonstrations et comment informer les riders, les bénévoles et le public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.