Cómo organizar un espectáculo de wakeboard paso a paso

Un espectáculo de wakeboard necesita dos planes coordinados: el deportivo y el de atención al público. Empieza cerrando la fecha y la ubicación, y después ordena el programa, los participantes, la seguridad y la logística. El sonido, la iluminación, el catering y las zonas de público suelen llegar tarde si no tienen una fecha límite propia. Esta guía te ayuda a avanzar desde la primera reserva hasta la preparación de las tablas y bebidas el día del espectáculo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Elaborar el programa del espectáculo
2 personas
3
Asignar wakeboarders
4
Confirmar al presentador
5
Seleccionar la música
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reservar el catering
10
Alquilar sonido
11
Reservar la iluminación
12
Comprobar el material de wakeboard
2 personas
13
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
14
Recopilar números de emergencia
15
Distribuir las zonas de público
2 personas
16
Definir la ruta de aparcamiento
17
Publicar el programa
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Realizar el pedido de catering
20
Planificar el transporte del material
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Imprimir la lista de participantes
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar wakeboards
2 personas
26
Delimitar el área del público
4 personas
27
Marcar la zona del escenario
2 personas
28
Montar tiendas
4 personas
29
Montar mesas
3 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Montar el sistema de sonido
3 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Cubrir los cables eléctricos
2 personas
35
Montar el buffet de catering
3 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Colocar los paneles informativos
2 personas
39
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
40
Preparar el material de seguridad
2 personas
41
Comprobar los salvavidas
2 personas
42
Dar la briefing del espectáculo
4 personas

Evento

43
Hacer check-in a los wakeboarders
2 personas
44
Recibir a los visitantes
4 personas
45
Presentar el programa
46
Poner la música en marcha
47
Acompañar el primer bloque del espectáculo
4 personas
48
Servir las bebidas
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Guiar al público
4 personas
52
Vigilar la zona de agua
3 personas
53
Acompañar el segundo bloque del espectáculo
4 personas
54
Poner música de pausa
55
Guiar el tercer bloque del espectáculo
4 personas
56
Preparar el espectáculo de luces
2 personas
57
Guiar el espectáculo nocturno
5 personas
58
Responder preguntas del público
59
Anunciar el cierre
60
Servir el catering de despedida
2 personas
61
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

62
Apagar el sistema de sonido
2 personas
63
Desmontar el catering
3 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Desmontar las tiendas
4 personas
68
Limpiar el recinto
4 personas
69
Empacar el equipo de wakeboard
3 personas
70
Guardar el material de seguridad
2 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Guardar el stock restante
2 personas
73
Realizar la revisión final del terreno
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de inscripción
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 12
Pinzas y cucharonescant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4

Material deportivo

Wakeboardscant. 8
Cascos de wakeboardcant. 10
Chalecos reflectantescant. 10
Trajes de neoprenocant. 10
Cuerdas de wakeboardcant. 8
Aletas de repuestocant. 12
Boyas de rescatecant. 4
Cuerdas de lanzamientocant. 2
Walkie-talkies impermeablescant. 6
Boyas de amarrecant. 20
Paddles de repuestocant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Señales direccionalescant. 8
Pósteres del programacant. 12
Paneles informativoscant. 6
Tarjetas de nombrecant. 40

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Esponjascant. 10
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, la ubicación y el programa. Define cuánto dura cada bloque, quién participa y cuándo habla el presentador; publica el horario cuando las inscripciones estén confirmadas.
Prepara la seguridad antes de enviar las invitaciones. Reúne los números de emergencia, asigna responsables y separa las zonas de público de la ruta de aparcamiento y del área de actividad.
Reserva sonido e iluminación con antelación y comprueba la instalación antes del evento. Haz una prueba con los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los cables y las regletas, no solo con el reproductor de música.
Cierra el catering según las inscripciones y las preferencias dietéticas recopiladas. Encarga la comida con margen, calcula las bebidas para toda la asistencia y enfríalas antes de abrir el acceso; las neveras portátiles suelen olvidarse hasta el último momento.
Haz una revisión del material deportivo y del transporte al menos un día antes. Cuenta wakeboards, cascos, chalecos, trajes, cuerdas y aletas de repuesto, y deja preparados los elementos que se usarán en la primera actuación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de wakeboard?: Empieza al menos 6 semanas antes para cerrar fecha, ubicación, programa, participantes, sonido, iluminación y catering. Deja la semana final para confirmar el pronóstico, publicar el programa y revisar el material.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y el catering?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del espectáculo. Así puedes confirmar el número de asistentes, recoger las preferencias dietéticas y realizar el pedido de catering con cantidades realistas.
¿Qué hay que comprobar del material de wakeboard antes del evento?: Haz una revisión completa 24 horas antes y cuenta cada tabla, casco, chaleco, traje, cuerda y aleta de repuesto. Comprueba también el transporte y prepara las wakeboards antes de que llegue el público.
¿Cuándo se debe probar el sonido y la iluminación?: Realiza una prueba completa como mínimo 2 horas antes del inicio, con micrófonos, mesa de mezclas, reproductor, cables, iluminación y tomas de corriente. Si el montaje se hace por primera vez, programa una comprobación técnica el día anterior.

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