Organiser un spectacle de reptiles, étape par étape
Un spectacle de reptiles se prépare d’abord comme un événement réglementé, puis comme une journée d’accueil du public. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et les exigences de bien-être animal, puis confirmez les exposants et leurs besoins techniques. Les dernières semaines servent aux inscriptions, à l’information des participants et à la répartition des bénévoles. Le jour venu, la température, l’hygrométrie, les branchements et la circulation du public doivent être contrôlés avant l’arrivée des visiteurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Vérifier les exigences de bien-être animal
2 personnes
- 4
Contacter les exposants
2 personnes
- 5
Documenter les démonstrations
2 personnes
- 6
Faire les réservations
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Ouvrir les inscriptions en ligne
- 9
Installer la promotion
2 personnes
- 10
Envoyer les informations aux exposants
- 11
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Imprimer le programme
- 15
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 16
Vérifier la liste des animaux
2 personnes
- 17
Vérifier les plans de température
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Récupérer le matériel
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Inspecter le lieu
2 personnes
- 22
Installer les tables
4 personnes
- 23
Installer les chaises
3 personnes
- 24
Installer les terrariums
4 personnes
- 25
Aménager les terrariums
4 personnes
- 26
Installer les lampes chauffantes
3 personnes
- 27
Mesurer les températures
2 personnes
- 28
Laisser les animaux s’habituer calmement
3 personnes
- 29
Installer les panneaux d’information
2 personnes
- 30
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
- 31
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 32
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 35
Accueillir les exposants
3 personnes
- 36
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 37
Distribuer les bracelets d'entrée
2 personnes
- 38
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 39
Accompagner les visites guidées
3 personnes
- 40
Assurer la présentation des animaux
2 personnes
- 41
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
- 42
Répondre aux questions sur les terrariums
3 personnes
- 43
Surveiller les animaux
3 personnes
- 44
Encadrer le contact avec les animaux
2 personnes
- 45
Servir les boissons
2 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Réapprovisionner le café et le thé
- 49
Vider les poubelles
2 personnes
- 50
Vérifier les toilettes
- 51
Surveiller les temps de repos des animaux
2 personnes
- 52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 53
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 54
Remettre les animaux en place
4 personnes
- 55
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
- 56
Fermer les terrariums de façon sécurisée
3 personnes
- 57
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 58
Faire la vaisselle
2 personnes
- 59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 60
Retirer la décoration
2 personnes
- 61
Rassembler les déchets
3 personnes
- 62
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 63
Inventorier le matériel
2 personnes
- 64
Retourner les matériels
2 personnes
- 65
Ranger les aliments restants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Table d'inscription
- Chaises pliantes pour les exposantsqté 20
- Poteaux de file d’attenteqté 6
Équipement
- Terrariumsqté 18
- Caisses de transportqté 12
- Lampes chauffantesqté 18
- Lampes UVBqté 12
- Thermomètresqté 18
- Hygromètresqté 12
- Multiprisesqté 12
- Rallongesqté 10
- Goulottes de câblesqté 20
- Glacièresqté 4
- Terminal de paiement mobile
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Verres à théqté 50
Décoration
- Panneaux d’informationqté 24
- Affiches du programmeqté 8
- Panneaux d’orientationqté 12
- Nappesqté 12
- Badges nominatifsqté 40
- Brassards d’accèsqté 250
- Ruban de marquageqté 6
Matériel pour animaux
- Abrisqté 24
- Bacs à eauqté 24
- Gamellesqté 18
- Bacs de substratqté 12
- Serviettesqté 30
- Filets à reptilesqté 4
- Gants désinfectablesqté 100
- Lavabos pour les mainsqté 3
- Tapis désinfectantsqté 4
Sécurité
- Barrières de sécuritéqté 12
- Panneaux d’avertissementqté 12
- Extincteursqté 2
- Trousses de premiers secoursqté 2
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 30
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le spectacle. Demandez dès ce moment les règles applicables au transport, à la présentation et à la détention des animaux.
- Demandez aux exposants leur liste d’animaux, leurs besoins en température et leur matériel au plus tard 3 semaines avant l’événement. Une vérification finale la veille évite de découvrir un terrarium ou une lampe manquante à l’installation.
- Préparez un plan des tables, des terrariums et des files d’attente avant le jour J. Prévoyez une table d’inscription, des panneaux d’orientation et des câbles protégés pour que le public ne traverse pas les zones techniques.
- Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour connaître l’affluence et les besoins alimentaires. Imprimez le programme et les badges nominatifs au moins 2 jours avant, puis gardez une liste actualisée à l’accueil.
- Le matin, contrôlez les thermomètres, les hygromètres, les lampes chauffantes, les lampes UVB et les multiprises avant l’ouverture. Installez les terrariums et leur aménagement avant de placer les animaux, afin de disposer d’au moins 60 minutes pour corriger un problème.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de reptiles ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations et les exigences de bien-être animal, confirmer les exposants, ouvrir les inscriptions et organiser l’installation.
- Quand contacter les exposants pour un spectacle de reptiles ?
- Contactez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Demandez leur liste d’animaux, leurs besoins en température et en hygrométrie, ainsi que le matériel qu’ils apportent au moins 3 semaines avant l’événement.
- Que faut-il vérifier avant l’arrivée des visiteurs ?
- Terminez l’installation au moins 60 minutes avant l’ouverture. Vérifiez les terrariums, les lampes chauffantes et UVB, les thermomètres, les hygromètres, les branchements, les panneaux d’orientation et la table d’inscription.
- Quand ouvrir les inscriptions en ligne ?
- Ouvrez-les 3 à 4 semaines avant le spectacle, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Arrêtez la liste principale 2 jours avant pour imprimer les badges et préparer l’accueil.
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