Organiser un service sous tente sans rien laisser au dernier moment

Un service sous tente se prépare dans un ordre précis : d’abord le terrain, les autorisations et la réservation du matériel, puis les inscriptions et les intervenants. La dernière semaine sert surtout à confirmer les effectifs, les besoins alimentaires, les bénévoles et les achats. Le jour même, prévoyez assez de temps pour le montage, l’électricité, l’éclairage et les essais de son avant l’arrivée du public. Ce plan vous accompagne jusqu’au café, aux sandwiches et à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la tente et les chaises
2
Coordonner les autorisations et le terrain
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir les inscriptions
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Imprimer le programme et les chants
2 personnes
8
Confirmer les intervenants et les musiciens
9
Répartir les bénévoles
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Récupérer le pain frais et les pâtisseries
2 personnes
13
Contrôler le site
2 personnes
14
Faire installer la tente
4 personnes
15
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
16
Installer l'éclairage
2 personnes
17
Installer les chaises
4 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
20
Tester le son
2 personnes
21
Suspendre la décoration
3 personnes
22
Préparer le café et le thé
3 personnes
23
Préparer les sandwiches et les garnitures
5 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

26
Accueillir les visiteurs
4 personnes
27
Distribuer le programme
2 personnes
28
Accompagner le service sous tente
4 personnes
29
Surveiller le niveau sonore pendant le service
30
Servir le café et le thé
4 personnes
31
Servir les sandwiches et les pâtisseries
5 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Vider les poubelles
2 personnes
34
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

35
Éteindre l’équipement
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle
4 personnes
37
Ranger la tente et le site
6 personnes
38
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
39
Faire la vaisselle
4 personnes
40
Nettoyer les toilettes
2 personnes
41
Évacuer les déchets
2 personnes
42
Retourner les matériels
3 personnes
43
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Chaises pliantesqté 120
Tables pliantesqté 12
Éléments de scèneqté 4
Lutrin
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannières ecclésiastiquesqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneaux de directionqté 8

Cuisine

Thermos à caféqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2

Inscription

Panneaux d’inscriptionqté 4
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réservez la tente, les chaises et les tables au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Faites confirmer par écrit les dimensions disponibles, l’horaire d’installation et les conditions d’accès au terrain.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant le service. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les achats de pain, pâtisseries et garnitures.
Préparez le programme, les chants et les informations d’accueil 3 à 5 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, notamment pour les intervenants et les personnes qui s’inscrivent sur place.
Bloquez au moins 4 heures pour l’installation de la tente, des tables, de la scène, de l’éclairage et des chaises. Testez les microphones, le mixeur audio et l’ordinateur avant de brancher les décorations ou de disposer les boissons.
Organisez les bénévoles par postes plutôt qu’avec une seule liste générale : accueil, son, cuisine, service et rangement. Prévoyez 2 personnes à la table d’inscription pendant les 30 premières minutes et gardez le café dans des thermos jusqu’au moment du service.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver une tente pour un service ?: Réservez-la idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de régler les autorisations, de vérifier le terrain et de coordonner les chaises, les tables et l’installation.
Combien de temps faut-il pour installer un service sous tente ?: Comptez au moins 4 heures pour le montage complet et les vérifications. Ajoutez 30 à 45 minutes avant l’ouverture pour tester le son, contrôler l’éclairage et préparer la table d’inscription.
Quand fermer les inscriptions à un service sous tente ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors calculer les quantités, recueillir les besoins alimentaires et confirmer le nombre de places assises.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un service sous tente ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le son, 2 pour les boissons et la nourriture, et 2 pour l’installation et le rangement. Pour un groupe plus nombreux, ajoutez 1 personne par poste plutôt que de surcharger les mêmes bénévoles.

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