Organiser un salon du mariage, étape par étape

Un salon du mariage se construit d’abord autour d’une date, d’un lieu adapté et d’un parcours clair pour les visiteurs. Ensuite, il faut coordonner les exposants, le défilé, les présentateurs, les prestataires techniques et la restauration. Commencez par verrouiller les engagements qui conditionnent tout le reste, puis diffusez les informations au même rythme. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les fichiers musicaux, les badges et les indications de parking.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les fournisseurs
2 personnes
3
Sélectionner les exposants
2 personnes
4
Inscrire les exposants
5
Élaborer le programme
2 personnes
6
Planifier le défilé de mode
2 personnes
7
Confirmer les présentateurs
8
Réserver le photographe
9
Réserver les musiciens
10
Concevoir les invitations
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Réserver le catering
2 personnes
15
Réserver le mobilier
16
Réserver la technique
17
Créer le plan
2 personnes
18
Attribuer les emplacements
2 personnes
19
Envoyer les infos de parking
20
Diffuser le déroulé
21
Préparer la signalétique
2 personnes
22
Créer des badges nominatifs
2 personnes
23
Trier les badges
24
Rassembler les présentations
25
Rassembler les fichiers musicaux
26
Tester la technique
2 personnes
27
Vérifier le menu traiteur
2 personnes
28
Vérifier la liste des courses
29
Faire les courses
2 personnes
30
Récupérer les produits frais
2 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Réception des livraisons
3 personnes
33
Décharger le matériel du stand
4 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Installer les parois des stands
3 personnes
37
Monter le podium de mode
4 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer l’éclairage
2 personnes
40
Raccorder la sonorisation
2 personnes
41
Configurer les présentations
2 personnes
42
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Mettre en place le point café
2 personnes
45
Installer la table d'inscription
2 personnes
46
Accueillir les exposants
3 personnes
47
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
48
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes
49
Briefer les collaborateurs
2 personnes
50
Enregistrer les invités
3 personnes
51
Distribuer le programme
2 personnes
52
Accueillir les invités
3 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
55
Présenter les fournisseurs
2 personnes
56
Animer le défilé de mode
4 personnes
57
Exécuter le programme musical
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Rassembler la vaisselle
2 personnes
61
Répondre aux questions des invités
2 personnes
62
Animer le moment photo
2 personnes
63
Mettre en place une action promotionnelle
2 personnes
64
Présenter le programme de la soirée
2 personnes
65
Distribuer les cadeaux d’adieu
2 personnes
66
Effectuer le check-out des invités
2 personnes
67
Démonter les stands des exposants
3 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Rassembler le mobilier
4 personnes

Suivi

70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Faire la vaisselle
2 personnes
73
Réfrigérer les restes
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Retourner le matériel des exposants
2 personnes
78
Rassembler les factures
79
Sauvegarder les photos en toute sécurité
80
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables de salonqté 20
Chaises pliantesqté 100
Canapés de salonqté 6
Fauteuils loungeqté 12
Tables hautesqté 10
Tabourets de barqté 20
Portants à vêtementsqté 8
Éléments de podiumqté 6
Pupitre de présentation

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120

Cuisine

Bacs à buffetqté 12
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d'eauqté 12
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisine et couteaux d’épluchageqté 6
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10

Décoration

Compositions floralesqté 12
Nappesqté 25
Housses de chaiseqté 100
Arches de ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de standqté 20
Badges nominatifsqté 100
Badges des exposantsqté 40
Brochures du programmeqté 120
Sacs cadeauxqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Balayette et pelleqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite 2 à 3 semaines pour sélectionner les participants, confirmer leur inscription et leur transmettre les informations pratiques.
Dessinez le plan avant d’attribuer les emplacements. Gardez des passages suffisamment larges entre les tables, les espaces lounge, les portants à vêtements et le podium pour éviter les bouchons pendant le défilé.
Traitez les inscriptions des visiteurs au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le salon. Ce délai laisse au traiteur le temps d’adapter les quantités et le service.
Finalisez le déroulé, les présentateurs et les fichiers musicaux au minimum 5 jours avant l’événement. Testez aussi les haut-parleurs et la technique avec les présentations réellement utilisées, pas avec des fichiers provisoires.
Préparez les badges nominatifs et le tri par ordre d’arrivée la veille. Envoyez les informations de parking et le plan aux exposants au moins 3 jours avant, car ces détails sont souvent cherchés trop tard.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du mariage ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, recruter les exposants et réserver le traiteur, le mobilier et la technique.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Essayez de finaliser les inscriptions 3 à 4 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les emplacements, de créer les badges et d’envoyer le plan définitif.
Quand envoyer les invitations à un salon du mariage ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement, puis prévoyez un rappel 7 jours avant. Les inscriptions recueillies pendant cette période permettent aussi d’anticiper les besoins alimentaires.
Quand préparer le programme et le défilé de mode ?: Fixez le programme au moins 10 jours avant et confirmez les présentateurs 5 jours avant. Les fichiers musicaux, les présentations et les essais de son doivent être prêts au plus tard la veille.

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