Organiser un salon du livre, étape par étape

Un salon du livre se prépare d’abord avec une date, une salle adaptée et des conditions de participation claires. Ensuite, il faut recruter les vendeurs, suivre les inscriptions et attribuer les tables avant de communiquer le plan définitif. Les détails opérationnels arrivent ensuite : paiements, restauration, signalétique, badges et répartition des bénévoles. La dernière vérification porte sur les stocks, les boissons, les branchements et le chemin de sécurité.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la salle
2
Fixer la date et les horaires d'ouverture
3
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
4
Contacter les vendeurs de livres
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l’annonce en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Tenir à jour la liste des exposants
9
Attribuer les tables aux exposants
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver le catering
12
Définir les moyens de paiement
13
Créer le programme et le plan
2 personnes
14
Concevoir la signalétique
15
Envoyer la promotion aux médias locaux
16
Envoyer les informations aux exposants
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier l’accès et le chemin de sécurité
2 personnes
19
Vérifier la liste des stocks
20
Vérifier la liste des courses
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier les boissons et le refroidissement
23
Préparer le matériel d’impression
2 personnes
24
Créer les badges exposants
25
Trier les étiquettes-prix et les labels
2 personnes
26
Tester la caisse et le matériel de paiement
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer les bibliothèques et les étagères
3 personnes
29
Marquer les stands par exposant
2 personnes
30
Installer les nappes et les tapis de protection
3 personnes
31
Brancher l’éclairage
2 personnes
32
Recouvrir les points d'alimentation électrique en toute sécurité
2 personnes
33
Installer l'entrée et le comptoir d'information
2 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Installer la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
41
Aménager les tables de livres
10 personnes
42
Préparer la monnaie pour la caisse
2 personnes
43
Ouvrir les portes
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Tenir le point d'information
2 personnes
47
Animer la présentation du livre
2 personnes
48
Animer l’entretien avec l’auteur
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Dégager les allées
2 personnes
55
Mettre les livres abîmés à part
56
Enregistrer les objets trouvés
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

59
Emballer les livres et le matériel
6 personnes
60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Démonter le coin café
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Ranger les rayonnages et l'éclairage
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer la salle
4 personnes
67
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
68
Compter et ranger le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Informer les exposants des objets oubliés
71
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 70
Bibliothèquesqté 10
Présentoirsqté 12
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 24
Tapis de protectionqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Lecteurs de codes-barresqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Poteaux de balisageqté 8
Microphone à main
Écran de présentation

Éclairage

Lampadairesqté 8
Lampes de bureauqté 12

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges des exposantsqté 30
Porte-badgesqté 30
Numéros de tableqté 24
Panneaux de menuqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Carafesqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et les horaires avant de contacter les vendeurs. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour recevoir les inscriptions, relancer les participants et finaliser le plan des tables.
Fixez une date limite d’inscription et mettez à jour la liste des exposants chaque semaine. Sans ce suivi, les besoins en tables, chaises, badges et branchements changent jusqu’au dernier moment.
Envoyez aux exposants un dossier unique avec les horaires d’installation, leur emplacement, les moyens de paiement acceptés et les besoins alimentaires. Faites-le au moins 7 jours avant l’ouverture.
Testez les terminaux de paiement, les ordinateurs, les imprimantes et les lecteurs de codes-barres la veille. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises sur place, plutôt que de découvrir un manque le matin même.
Faites une visite complète de la salle avant l’ouverture : accès, chemin de sécurité, panneaux indicateurs, éclairage et circulation entre les tables. Gardez une marge d’au moins 60 minutes pour corriger l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du livre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, contacter les vendeurs, traiter les inscriptions, envoyer les informations et organiser le catering sans précipitation.
Quand faut-il attribuer les tables aux exposants ?: Attribuez les tables lorsque les inscriptions sont suffisamment stabilisées, généralement 10 à 14 jours avant le salon. Envoyez ensuite le plan et les consignes définitives au moins 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il envoyer les invitations et l’annonce du salon du livre ?: Lancez l’annonce en ligne et les invitations dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant. Relancez les médias locaux et les participants environ 7 jours avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon du livre ?: Contrôlez les stocks, les courses, les boissons, le refroidissement, les impressions, les badges, les branchements et les appareils de paiement. Réservez au moins 60 minutes le jour même pour la mise en place et le dernier contrôle de sécurité.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.